Memahami Definisi Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR) dalam Akuntansi

Dalam sebuah perusahaan, di dalam menjalankan usaha bisnisnya – baik itu perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan manufaktur – pasti dikenal dengan yang namanya proses produksi. Selain proses produksi yang menjadi faktor penentu berjalan atau tidaknya suatu usaha bisnis pada sebuah perusahaan, salah satu faktor lain yang tidak boleh terlupakan adalah istilah aktivitas jual-beli dan juga istilah utang-piutang yang selalu ada di dalam catatan akuntansi pada sebuah perusahaan. Pada suatu usaha bisnis, utang-piutang merupakan hal yang biasa diterapkan oleh sebuah perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan serta menimbulkan adanya aliran kas (Cash Flow) di dalam catatan keuangannya.Dalam dunia akuntansi, istilah utang-piutang dikenal juga dengan nama Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR). Lantas apa definisi dari Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR) itu sendiri? Berikut adalah penjelasan mengenai apa yang dimaksud dengan Account Payable (AP) dan juga Account Receivable (AR).

Account Payable (AP)

Account Payable (AP) atau yang biasa disebut juga dengan istilah hutang dagang merupakan jumlah utang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang berasal dari pembelian barang atau jasa dari supplier atau vendor yang dilakukan secara kredit. Dengan kata lain, Account Payable (AP) juga dapat diartikan sebagai kewajiban pembayaran dari sebuah perusahaan kepada pihak lain (supplier maupun vendor) yang harus segera dipenuhi dalam jangka waktu yang telah ditentukan oleh pihak lain yang diajak bekerjasama oleh perusahaan tersebut. Kewajiban pembayaran itu sendiri terjadi karena perusahaan membeli secara kredit barang dagangan atau jasa dari pihak lain tersebut untuk kemudian dijual kembali kepada para konsumen. Account Payable (AP) mengacu pada jumlah yang terutang karena biasanya pembelian dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi dan juga perusahaan yang bergerak di bidang industri atau manufaktur atas pembelian bahan baku. Account Payable (AP) terjadi dikarenakan pembelian barang dagangan atau bahan baku dilakukan secara kredit oleh sebuah perusahaan. Selain terjadi karena pembelian secara kredit, Account Payable (AP) juga dapat terjadi karena pembelian dilakukan dengan menggunakan sistem uang muka atau down payment atau bisa juga karena pembayaran dilakukan sebelum barang diterima / CBD (cash before delivery) oleh pihak pemesan. Dalam dunia bisnis maupun investasi, Account Payable (AP) atau hutang dagang dapat disebut sebagai liabilitas dalam sebuah perusahaan. Account Payable (AP) tidak dicatat pada saat barang dagangan dipesan, melainkan dicatat pada saat kepemilikan atas barang dagangan yang telah dipesan tersebut telah beralih tangan kepada si pemesan atau barang dagangan sudah diterima oleh pihak pembeli tanpa adanya retur atas barang tersebut. Apabila pada saat di dalam melakukan pembelian secara tunai, perusahaan mendapatkan potongan pembelian maka Account Payable (AP) harus dilaporkan sebesar jumlah hutang dagang setelah dikurangi oleh potongan tunai yang ada. Pada umumnya, Account Payable (AP) termasuk dalam akun hasil pembelian dalam catatan akuntansi. 

Account Receivable (AR)

Account Receivable (AR) atau yang biasa dikenal juga dengan istilah piutang usaha merupakan jumlah hak atas uang yang diterima oleh perusahaan yang berasal dari barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan itu sendiri telah terjual kepada para customer atau para pembeli. Account Receivable (AR) dapat pula diartikan sebagai sebuah catatan transaksi dari pihak lain (para konsumen atau pembeli) yang menjadi acuan kita untuk menerima uang dari mereka. Catatan transaksi yang ada merupakan penagihan kepada konsumen yang telah berhutang kepada pihak perusahaan atau pihak penjual. Para konsumen atau pembeli bisa dari berbagai sektor mulai dari perorangan, organisasi, maupun perusahaan lain. Dalam dunia bisnis maupun investasi, Account Receivable (AR) atau piutang usaha dapat disebut sebagai aset dalam sebuah perusahaan. Account Receivable (AR) tidak dicatat saat perintah penjualan baru saja dibuat, melainkan Account Receivable (AR) dicatat pada saat konsumen atau pihak pembeli telah membeli barang dagangan yang diperjual-belikan dengan sistem cicilan (kredit) atau membayar langsung semuanya di muka. Namun, jika pembayaran dari konsumen atau pihak pembeli dilakukan setelah barang dagangan mereka terima, maka Account Receivable (AR) akan dicatat pada saat perusahaan atau pihak penjual telah mengeluarkan invoice kepada pihak pembeli. Banyak perusahaan pada sekarang ini yang di dalam penjualan barang dagangannya menerapkan sistem pembayaran secara kredit bagi para konsumen. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat menjual lebih banyak barang dagangan atau jasa yang diperjualbelikan sehingga stok barang dagangan akan lebih cepat habis dan tidak meninggalkan sisa satupun yang nantinya dapat membuat rugi sebuah perusahaan. Account Receivable (AR) atau piutang usaha memiliki 3 ciri-ciri utama yaitu sebagai berikut:

1. Nilai Jatuh Tempo

Nilai jatuh tempo merupakan jumlah nilai transaksi utama yang ditambah dengan bunga. Pembayaran yang berjatuh tempo dalam kurun waktu tertentu menimbulkan yang namanya istilah bunga.

2. Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo merupakan hari pembayaran dimana pihak penjual (perusahaan) harus menagih tagihan yang wajib dibayar oleh pihak lain (konsumen atau pihak pembeli). Jika terdapat keterlambatan dalam pembayaran, maka biasanya setiap perusahaan atau pihak penjual akan menerapkan sistem denda kepada pihak konsumen sehingga jumlah tagihan yang harus dibayar akan jauh lebih besar ketimbang dengan jumlah tagihan pada saat jatuh tempo. 

3. Umur Jatuh Tempo

Umur jatuh tempo dalam Account Receivable (AR) atau penagihan piutang dibagi menjadi 2 yaitu bulanan dan juga harian. Piutang yang menggunakan sistem perhitungan bulanan, waktu jatuh tempo penagihan akan sama dengan tanggal terjadinya piutang di bulan-bulan berikutnya. Misalnya, penagihan dilakukan pada tanggal 5 Maret maka piutang berikutnya akan terjadi pada tanggal 5 April dan untuk selanjutnya akan ditagih di tanggal-tanggal yang sama pada bulan-bulan berikutnya. Demikian penjelasan mengenai Account Payable (AP) dan juga Account Receivable (AR) dalam akuntansi. Semoga penjelasan di atas dapat memberikan pengetahuan lebih dan bermanfaat bagi Anda semua yang baru ingin menjalankan sebuah bisnis atau perusahaan sehingga nantinya tidak terjadi kendala dalam urusan hutang-piutang dengan pihak yang diajak untuk bekerja sama.