Memahami Perencanaan: Tujuan, Karakteristik, dan Jenisnya

Dalam melakukan atau menjalankan sesuatu, perencanaan tidak pernah lepas dari langkah utama yang harus dilakukan agar rencana atau kegiatan yang kita lakukan bisa berjalan dengan baik dan sesuai target yang ingin dicapai. Oleh karenanya, melakukan perencanaan selalu menjadi bagian terpenting sebelum melakukan suatu aktivitas atau kegiatan terutama yang berkaitan dengan bisnis.Bagi sebagian orang, mungkin memahami dari dasar tentang pengertian perencanaan merupakan hal yang tidak perlu dilakukan. Namun, sama seperti banyak hal, orang-orang yang memiliki dasar yang kuat mengenai suatu keahlian bisa menjadi lebih sukses dari mereka yang kurang bersabar dan langsung melompat kebagian praktiknya.Pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang pengertian dari perencanaan, karakteristiknya, tujuan dari pembuatan serta jenis-jenisnya. Disini, kita tidak hanya akan membahas mengenai pengertian perencanaan secara umum tetapi juga membahas pendapat para ahli tentang apa yang dimaksud dengan perencanaan atau yang juga sering disebut dengan planning.

Definisi Perencanaan Secara Umum

Perencanaan atau planning secara umum memiliki pengertian sebagai sebuah upaya untuk menentukan berbagai macam hal untuk mencapai target yang ingin dicapai di masa depan. Perencanaan (planning) juga memungkinkan kita untuk menentukan beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai target atau tujuan yang telah ditetapkan tersebut.Selain itu, perencanaan juga bisa didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara yang telah diatur sedemikian rupa untuk mencapai tujuan atau target tertentu yang dimiliki dalam periode waktu tertentu. Untuk memastikan tujuan yang diinginkan tercapai, terdapat beberapa kegiatan atau aktivitas yang harus dilakukan dalam proses perencanaan guna menguji beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, melakukan analisis atas faktor-faktor yang dapat menyebabkan ketidakpastian, menilai kapasitas, menentukan tujuan atau target yang ingin dicapai serta menentukan langkah-langkah selanjutnya yang perlu diambil dan diterapkan untuk melakukan pencapaian tersebut.Singkatnya, perencanaan (planning) merupakan sebuah proses yang dilakukan dalam berpikir secara logis dan mengambil keputusan yang dilakukan secara rasional sebelum menjalankan langkah selanjutnya. Perencanaan dibutuhkan guna membantu pihak-pihak terkait untuk mengukur kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi di masa depan dan membantu untuk membuat keputusan cara seperti apa yang baik untuk dilakukan untuk mengatasi kemungkinan-kemungkinan tersebut.Para ahli pun berpendapat bahwa perencanaan memiliki pengertian sebagai salah satu fungsi terpenting yang dimiliki oleh manajemen, dimana perencanaan (planning) memiliki beberapa kegiatan untuk menjelaskan tujuan suatu organisasi, menciptakan strategi yang tepat berdasarkan tujuan tersebut, dan akhirnya mengembangkannya.Sehingga, perencanaan (planning) merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum melakukan suatu aktivitas atau kegiatan atau program tertentu yang dilakukan oleh organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.

Perencanaan Menurut Para Ahli

Untuk melengkapi pengetahuan dasar yang kita miliki tentang pengertian perencanaan, memahami pengertian perencanaan (planning) menurut para ahli tentunya tidak dapat dilewatkan begitu saja. Pengertian perencanaan menurut beberapa ahli diantaranya:Barbara BeckerBecker berpendapat bahwa perencanaan memiliki definisi sebagai sebuah cara yang dianggap rasional yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan masa depan yang lebih baik.George SteinerSteiner beropini bahwa perencanaan memiliki pengertian sebagai sebuah proses yang ada ketika memulai berbagai tujuan yang ingin dicapai, batasan-batasan strategi yang harus dilakukan, kebijakan serta rencana yang dibuat dengan sedetail mungkin untuk mencapai tujuan atau target organisasi dalam menerapkan keputusannya dan evaluasi kinerja serta feedback untuk melakukan rencana yang baru.Erly SuandyPerencanaan menurut Suandy adalah sebuah proses untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi serta memberikan informasi mengenai taktik, strategi, dan operasi secara lebih jelas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut secara keseluruhan.John DouglasPengertian perencanaan menurut Douglas adalah suatu proses yang dilakukan secara terus-menerus dalam menentukan tujuan dan membuat saran, melakukan kajian serta menerapkan dan melakukan evaluasi atasnya atau memantau perkembangannya.Jacqueline AlderSedangkan perencanaan menurut Alder adalah suatu proses untuk menentukan apa saja yang menjadi keinginan utama suatu organisasi untuk dicapai di masa depan dan menentukan langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk dapat mencapai tujuan tersebut.

Karakteristik Perencanaan

Perencanaan (planning) memiliki beberapa karakteristik yang perlu diketahui, diantaranya:1. Fungsi ManajerialPerencanaan (planning) memiliki fungsi manajerial yang paling penting guna memberikan dasar-dasar yang digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada manajemen, yaitu pengorganisasian, pengendalian, kepegawaian, dan pengarahan. Hal ini dikarenakan di dalam perencanaan, fungsi-fungsi di dalam manajemen tersebut berada di dalam ruang lingkup rencana yang dibuat oleh organisasi.2. Berorientasi pada TujuanOrientasi utama suatu perencanaan adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan atau organisasi. Dalam perencanaan tidak hanya dijelaskan secara detail mengenai tujuan tersebut, tetapi juga mencari cara alternatif yang mungkin akan diperlukan, dan memutuskan tindakan apa saja yang perlu diambil yang dirasa tepat guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.3. PervasifYang dimaksud dengan pervasif adalah perencanaan yang dibuat harus selalu dapat merangkul semua level organisasi meskipun lingkungan yang dicakupnya beragam baik dari sisi departemen maupun tingkatan jabatan.4. Proses BerkelanjutanRencana yang akan dilakukan dibuat dalam periode waktu yang telah ditentukan, contohnya seperti satu tahun, satu kuartal, satu bulan, dan lain sebagainya. Apabila telah mencapai akhir periode waktu yang ditentukan, maka dibutuhkan evaluasi dari rencana yang telah dilakukan dan membuat rencana baru berdasarkan berbagai faktor yang mungkin akan mempengaruhinya baik pada saat ini maupun di masa depan ketika rencana baru tersebut akan dilakukan.Oleh karenanya, perencanaan (planning) merupakan proses yang dilakukan secara terus menerus.5. Proses IntelektualMenurut karakteristik ini, perencanaan merupakan sebuah proses yang dilakukan dengan melibatkan cara berpikir yang rasional, menerapkan logika-logika, memperkirakan, dan membayangkan hal-hal yang berkaitan dengan inovatif dan lebih cerdas.6. FuturistikTujuan dari dibuatnya perencanaan adalah agar kita dapat ‘melihat’ meskipun sedikit ke masa depan. Hal ini berkaitan dengan memprediksi dan menganalisis masa depan agar perusahaan atau organisasi mendapat gambaran kemungkinan-kemungkinan yang dapat terjadi di masa depan dan dapat mengatasinya dengan cara yang lebih efektif serta efisien.7. Pengambilan KeputusanPerencanaan membantu manajemen dalam mengambil tindakan yang tepat dan terbaik dari berbagai cara alternatif yang ada dengan menimbang kelebihan serta keuntungannya dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Tujuan Perencanaan

Dibuatnya perencanaan (planning) memiliki beberapa tujuan, yaitu:

• Untuk melakukan antisipasi serta beradaptasi terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di masa depan.
• Untuk memberikan arahan kepada pihak-pihak yang terlibat di dalamnya dan melaksanakannya agar kegiatan dan upaya yang dilakukan searah dengan rencana yang telah dibuat tersebut.
• Untuk meminimalisir atau menghindari adanya pemborosan dan tumpang tindih dalam melakukan aktivitas atau pekerjaan untuk mencapai tujuan.
• Menentukan standar yang dapat dijadikan acuan dalam bekerja atau beraktivitas sehingga mempermudah perusahaan atau organisasi dalam melakukan pengawasan.

Jenis Perencanaan

Adapun jenis-jenis dari perencanaan yang perlu Anda ketahui dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:1. Berdasarkan Tingkatan

• Master Plan atau Rencana Utama: Merupakan perencanaan yang dibuat dengan berorientasi pada kebijakan perusahaan atau organisasi yang mencakup tujuan yang ingin dicapai dalam periode waktu tertentu serta ruang lingkup perencanaan yang lebih luas.
• Operational Planning atau Rencana Operasional: Merupakan perencanaan yang berorientasi pada petunjuk atau pedoman-pedoman tertentu sebagai dasar dalam program atau kegiatan yang dilakukan perusahaan.
• Day-to-Day Planning ata Rencana Harian: Merupakan perencanaan yang mencakup kegiatan atau aktivitas yang bersifat rutin.

2. Berdasarkan Jangka Waktu

• Long-term Planning atau Rencana Jangka Panjang: Merupakan perencanaan yang masa berlakunya memiliki periode yang panjang, seperti 10-25 tahun.
• Medium Range Planning atau Rencana Jangka Menengah: Merupakan perencanaan yang masa berlakunya sekitar 4-5 tahun.
• Short-term Planning atau Rencana Jangka Pendek: Merupakan perencanaan yang masa berlakunya selama 1 tahun.

3. Berdasarkan Ruang Lingkup

• Strategic Planning atau Rencana Strategis: Merupakan perencanaan yang mencakup penjelasan atas kebijakan-kebijakan yang diambil dan masa berlaku serta kegiatan pelaksanaannya pun dalam periode waktu yang lama. Pada umumnya, rencana strategis sulit untuk diubah.
• Tactical Planning atau Rencana Taktis: Merupakan perencanaan yang mencakup kebijakan yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu pendek, dan kegiatannya lebih mudah untuk disesuaikan atau diubah selama tujuan akan dicapai masih tetap sama.
• Integrated Planning atau Rencana Terintegrasi: Merupakan bentuk perencanaan yang mencakup penjelasan yang bersifat menyeluruh atas kebijakan yang akan dilaksanakan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.