Mengenal Apa itu Kaizen

Kaizen adalah sebuah filosofi kerja yang berasal dari Jepang dan mulai dikembangkan pada 1950. Para pekerja di negara tersebut serta pekerjaan di negara lain tentunya familiar dengan istilah ini. pada saat perusahaan ingin menerapkan Kaizen, maka perusahaan tersebut memerlukan alat yang dinamakan PDCA atau Plan, Do, Check, and Act. Ini merupakan sebuah alat yang digunakan sebagai kendali operasional serta untuk melakukan berbagai proses perbaikan secara berkelanjutan.

Pengertian Kaizen

Kaizen merupakan filosofi kerja dari Negeri Sakura. “Kai” memiliki arti perbaikan, sementara “Zen” mempunyai arti bagus. Penggabungan dari kedua kata tersebut menghasilkan arti yaitu perbaikan yang bagus dan dilakukan secara terus-menerus. Dengan kata lain, Kaizen merupakan istilah yang berkaitan dengan sebuah perbaikan yang menitik beratkan pada pengembangan serta peningkatan secara berkelanjutan.Hal tersebut bisa dimulai ketika muncul sebuah kesalahan dan selanjutnya akan dilakukan perbaikan. Dalam konteks ini, perusahaan harus melakukan analisis mengenai apa yang sekiranya penyebab dari masalah tersebut dan bagaimana cara memperbaikinya. Perusahaan beserta timnya akan merumuskan kebijakan untuk membuat perusahaan menuju arah yang lebih baik. Tentu saja melalui kebijakan ini para karyawan memiliki kewajiban untuk mematuhinya. Kemudian hasil dari kebijakan tersebut perlu dilakukan evaluasi setelah itu melihat hasilnya. Dengan begitu, proses Kaizen ini akan terus berlangsung alias kontinyu.

Bagaimana dengan Isitlah Kaizen di dalam Perusahaan?

Di dalam penerapannya, Kaizen akan melibatkan semua karyawan tanpa terkecuali. Semua karyawan tersebut mulai dari level yang rendah sampai dengan level tertinggi. Mereka harus memiliki komitmen agar terus meningkatkan kualitas layanan dan produknya. Ketika Kaizen ini hendak diterapkan di perusahaan, ada empat poin yang harus menjadi perhatian perusahaan tersebut.

1. Standarisasi Teknik dan Metode Kerja

Perusahaan perlu menghadirkan sebuah teknik serta metode kerja yang baku. Tujuannya agar karyawan tersebut mempunyai pedoman dalam menjalankan apa yang menjadi tugas serta tanggung jawabnya. Melalui standarisasi ini, perusahaan bisa lebih mudah di dalam memprediksi kapan pekerjaan tersebut bisa diselesaikan. 

2. Standarisasi Siklus Waktu atau Cyrcle Time

Untuk poin yang kedua ini berkaitan dengan penentuan waktu di dalam membuat produk atau menyelesaikan sebuah pekerjaan. Untuk waktu siklus kerjanya ini harus sama dengan atau kurang dari waktu siklus yang ada. Tujuannya agar kecepatan produksi bisa meningkat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan.Ketika siklus waktu lebih besar dari yang sudah ditentukan, maka nanti beban kerja pun perlu didistribusikan kembali. Tujuannya agar beban bekerja tersebut tidak memberatkan satu pihak.

3. Standarisasi Alur Kerja

Selain kedua standarisasi di atas, perusahaan juga harus memperhatikan seperti apa standarisasi alur kerja yang akan diberlakukan. Tujuannya agar bisa menjaga siklus waktu itu sendiri. Alur kerja tersebut juga harus jelas sehingga tidak membuat para karyawan bingung seperti apa alur kerja yang benar dan sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Maka dari itu, berkaitan dengan hal ini perlu adanya sosialisasi untuk membuat karyawan memiliki pikiran yang sama tentang alur kerja yang berlaku di perusahaan.

4. Standarisasi Produk di dalam Proses

Pada suatu proses produksi perusahaan terkadang memerlukan jumlah paling sedikit untuk bisa lanjut ke proses berikutnya. Misalnya, produksi pada bahan baku memerlukan waktu pemanasan atau pendinginan yang lama. Hal ini membuat unit atau komponen yang perlu disimpan dalam jumlah yang besar bisa lanjut ke proses berikutnya.Maka dari itu, perlu adanya standarisasi kuantitas agar proses yang berlangsung tidak menghasilkan pemborosan. Kamu juga harus menyadari bahwa Kaizen merupakan sebuah penyempurnaan yang bersifat berkesinambungan. Dengan begitu, keempat standarisasi yang sudah kami jelaskan di atas akan terus dilakukan evaluasi sehingga memungkinkan akan menghasilkan peningkatan pada standarisasi tersebut.

Manfaat Adanya Kaizen dalam Suatu Perusahaan

Beberapa manfaat yang bisa kita ambil dengan adanya Kaizen yang diterapkan dalam perusahaan antara lain:

1. Menghindari Pemborosan

Adanya perbaikan yang dilakukan secara terus menerus mampu mengurangi pemborosan baik berkenaan dengan biaya maupun waktu yang mana kedua hal ini kerap menjadi masalah bagi perusahaan. Dengan menerapkan Kaizen, perusahaan beserta karyawannya terus berkembang tanpa melakukan hal-hal yang tidak perlu.

2. Beradaptasi dengan Cepat

Perusahaan, terutama yang bergerak di bidang startup memerlukan pengembangan bisnis. Bahkan terkadang perlu mengubah model bisnisnya dalam waktu cepat dengan menyesuaikan kondisi yang ada. Ketika perusahaan tersebut menanamkan Kaizen, maka perusahaan beserta karyawannya bisa beradaptasi dan mampu menyelesaikan apa yang dinamakan hubungan bisnis.

3. Menghasilkan Produk Tepat Waktu

Manfaat yang ketiga adalah Kaizen membantu perusahaan dalam menghasilkan produk sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. dengan begitu, aktivitas perusahaan menjadi lebih efektif karena mampu menghasilkan produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 

4. Produk Selesai Lebih Cepat

Di dalam penerapan Kaizen, pengiriman bahan baku yang berasal dari supplier atau pemasok menuju perusahaan maupun pengiriman produk jadi dari perusahaan ke pelanggan bisa selesai dalam waktu yang lebih cepat. Hal ini membuat kegiatan perusahaan bisa lebih efisien karena perusahaan tidak harus buru-buru dalam mengerjakan produknya yang malah hal ini berpotensi menghasilkan produk yang kurang berkualitas.Ketika produk sudah sesuai dengan persyaratan minimal, maka barang tersebut sudah bisa dikirim dan selanjutnya bisa diperbaiki secara bertahap. Contohnya tentang produk digital. Di saat yang bersamaan, selain bertujuan memenuhi persyaratan minimum agar bisa diaktivasi, produk fisik membutuhkan strategi yang cenderung agak berbeda.

5. Mengatur Aliran Produksi

Pengaturan aliran produksi harus berdasarkan pada lima hal atau budaya kerja 5S yaitu:

• Seiri atau Urutkan (Brief), objek tidak harus segera dihapus
• Seiton atau Penataan (Neat), menata barang secara rapi
• Seiso atau Bersih, membersihkan barang secara terus-menerus
• Seiketsu atau Rawat, menyimpan benda maupun barang sesuai dengan standar yang baik
• Shitsuke atau Rajin, peningkatan harus dilakukan secara terus-menerus mulai dari pelatihan serta disiplin ilmu

6. Membentuk Karyawan Responsif

Manfaat selanjutnya adalah Kaizen mampu membuat karyawan lebih responsif. Semua karyawan juga dapat menguasai setiap bidangnya dengan baik dan profesional. Setiap karyawan akan berfokus tentang bagaimana cara memperbaiki diri atau dinamakan Jidoka di mana semua karyawan memiliki tanggung jawab untuk bisa mencapai produk secara baik serta mencegah adanya kesalahan.