Mengenal Proforma Invoice Dan Bedanya Dengan Invoice Biasa

Apakah Anda seorang penjual? Jika iya, pernahkah Anda mendapatkan satu calon pembeli yang tiba-tiba membatalkan pembeliannya di tengah jalan? Barang yang akan dibeli sudah akan dikirim, namun melalui sambungan telepon, sang pembeli mengatakan batal karena berbagai alasan. Atau, pernahkah Anda menemui pembeli yang tidak kunjung membayar dan ketika ditagih, sulitnya minta ampun? Dengan berkilah tidak ada dokumen resmi atas tagihan dan tanggal jatuh tempo yang formal? Yang karena ketiadaan dokumen itulah, pembeli terus menerus mengulur waktu dengan tidak membayar. Mungkin juga suatu ketika ada pembeli yang meminta barangnya diganti ketika barang dalam proses pengiriman. Entah itu ditambah jumlahnya, dikurangi atau diganti jenis barangnya padahal Anda sudah mencetak invoice tagihan dan tidak mudah untuk mengganti invoice tersebut sedangkan pembeli bukan orang yang sabar. Jika Anda pernah melalui satu atau ketiga masalah itu, barangkali inilah saatnya Anda membutuhkan proforma invoice dalam setiap transaksi bisnis Anda. Karena, masalah-masalah yang terjabarkan tadi, tidak hanya Anda alami sebagai penjual, tapi juga ketika Anda menjadi pembeli. Tidak menutup peluang, bahwa ketika Anda bertindak sebagai pembeli ke pemasok Anda, Anda juga menginginkan proses cepat dalam penggantian barang ataupun surat tagihan formal yang fleksibel. Proforma invoice akan menjadi solusi Anda. Apa itu proforma invoice dan bagaimana perbedaannya dengan invoice biasanya? Mari kita uraikan satu per satu. 

Pengertian Proforma Invoice

Kalau menilik kamus besar bahasa indonesia, ‘proforma’ sendiri diartikan sebagai mengikuti aturan resmi untuk pantas-pantas aja atau sekedar basa-basi awal. Sehingga kemudian bisa dianggap sebagai formalitas, yang dalam KBBI juga bermakna sama yaitu sekedar mengikuti tata cara atau basa-basi. Sedangkan invoice memiliki pemaknaan sebagai dokumen resmi yang memberikan detail daftar barang, jumlah dan harga yang harus dibayar yang mana dokumen ini bersifat tagihan pembayaran. Bagaimana jika digabung pemaknaannya? Proforma invoice adalah dokumen invoice yang diterbitkan di awal sebelum invoice sesungguhnya (invoice biasa). Sesuai arti katanya, maka proforma invoice ini dibuat untuk pantas-pantas atau formalitas, yakni sebagai kesepakatan resmi pembeli dan penjual atas suatu barang sebelum barangnya dikirim. 

Perbedaan dengan Invoice Biasa

Untuk menajamkan pemahaman kita bersama mengenai proforma invoice ini, sangat penting untuk membahas perbedaannya dengan invoice biasa. Untuk itu, berikut ini dijabarkan variabel yang dapat membantu kita mengenal perbedaan proforma invoice dengan invoice biasa. Mari kita simak. 

• Perbedaan dari segi fungsi 

Hal yang paling membedakan adalah fungsi atau kegunaannya. Meski namanya hampir sama, tapi keberadaan proforma ini berbeda dengan invoice biasa. Seperti kita ketahui, invoice biasa dibuat untuk menyatakan tagihan final atas barang dan/atau jasa yang sudah dibeli pelanggan. Invoice sangat penting untuk kontrol keuangan dan akuntansi perusahaan. Karena jumlah pembayaran yang tertera dalam invoice menjadi rujukan resmi untuk pencatatan akuntansi. Sementara proforma invoice ada dengan tujuan memastikan barang/jasa yang dibeli sudah benar sebelum dikirim, dan sebagai dokumen pengingat saja agar pembeli segera membayar barang/jasa.  

• Perbedaan dalam hal waktu penerbitan invoice 

Invoice biasa diterbitkan ketika barang/ jasa sudah dikirimkan semuanya. Sudah tidak ada proses bertahap pengiriman lagi. Sedangkan proforma invoice dibuat sebelum barang/ jasa dikirimkan pada pembeli. 

• Dilihat dari sifat dokumen 

Inilah variabel yang paling mencolok untuk membedakan proforma dengan invoice biasa, yaitu pada sifat dokumennya.  Kalau invoice biasa, dokumennya bersifat tetap dan permanen. Dokumen invoice sudah bersifat akhir, sehingga tidak memungkinkan atau sulit untuk diganti. Kalau pun butuh diganti, harus membuat invoice baru yang berbeda. Sedangkan proforma invoice ini, memiliki keunggulan yakni sementara sehingga fleksibel untuk revisi selama proses pengiriman barang sebelum terbit invoice akhir. Dengan sifat sementaranya ini, proforma invoice dapat diganti isinya tanpa membuat proforma invoice baru. Inilah yang sangat memudahkan penjual dan pembeli untuk kontrol barang/ jasa yang dibeli dan dikirimkan. 

Kegunaan Proforma Invoice

• Mengingatkan pembeli untuk segera membayar 

Proforma invoice dicetak dan diberikan pada pembeli sebelum barangnya dikirimkan. Dokumen resmi ini selain berisi detail barang, jumlah dan harganya, juga mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran harus dilunasi. Sehingga dengan dokumen ini, penjual memiliki bukti resmi untuk mengingatkan pembelinya agar segera melunasi sebelum jatuh tempo akhir. Pihak pembeli juga teringatkan dengan keterangan waktu pembayaran yang diberikan. 

• Memastikan dan meminta konfirmasi kepada pembeli terkait barang dan/atau jasa yang dibeli 

Proforma dikirimkan pada pembeli agar pembeli memastikan lagi apakah barang yang akan dikirim sudah sesuai dengan permintaannya. Ketika pembeli memberikan kepastian, itu sama dengan pembeli telah memberikan konfirmasi juga bahwa barang tersebut benar dan pasti dibayar. 

• Mempermudah revisi terkait perubahan produk ataupun jumlah produk yang dibeli 

Mengingat keberadaannya yang bersifat sementara dan fleksibel, proforma bisa diubah isinya sesuai kesepakatan pembeli dan penjual. Ini mempercepat dan mempermudah proses transaksi dan pengiriman. Dan inilah juga yang menjadi nilai tambah atas keberadaan proforma dalam transaksi penjualan. 

• Menjadi rujukan yang diakui dan formal, untuk pencatatan di buku keuangan

Menjadi rujukan, tapi tidak menjadi dokumen resmi untuk buku keuangan. Invoice biasa tetap memiliki keabsahan yang lebih tinggi dalam pencatatan akuntansi perusahaan. 

• Memberi kemudahan dan jaminan pada pembeli bahwa mereka akan mendapatkan barang dan/jasa yang sesuai 

Karena proforma invoice diberikan sebelum barang dikirim, pembeli bisa mengecek lebih dulu barangnya. Dan setelah barang sampai, pembeli bisa mengeceknya lagi apakah sesuai dengan proforma invoice yang disepakati atau tidak. Jika tidak, pembeli bisa mengajukan keluhan dan meminta barang/jasa sesuai dengan proforma invoicenya. Jadi, proforma invoice ini juga bertindak sebagai jaminan yang diberikan penjual bahwa barang/jasa yang dikirimkan pasti sesuai dengan permintaan dan perjanjian awal.

Isi Proforma Invoice

Lantas apa saja isi dan unsur yang ada dalam proforma invoice itu?

• Identitas penjual barang : meliputi nama perusahaan/ perseorangan yang menyediakan barangnya, alamat perusahaannya, nomor yang bisa dihubungi. 
• Tanggal proforma invoice dan deadline pembayaran barang 
• Deskripsi lengkap produk yang meliputi: nama produknya, jumlah produknya, harga produknya dan estimasi total pembayaran termasuk perhitungan pajak dan biaya pengiriman.