Kita pasti menyadari bahwa sekarang ini ada begitu banyak usaha baru yang bermunculan. Usaha-usaha seperti kedai kopi, restoran, dan minimarket bermunculan dimana-mana. Dalam menjalankan usaha tersebut, ada begitu banyak hal yang harus diatur dengan baik. Misalnya, menu-menu yang ditawarkan harus sesuai dengan selera pelanggan. Informasi seperti ini tentunya dapat diketahui dengan melihat menu makanan dan minuman yang ditawarkan oleh usaha sejenis. Selain itu, service yang diberikan oleh staf operasional, misalnya dalam hal kecepatan dan keramahan, harus diberikan dengan sebaik mungkin kepada setiap pelanggan yang datang.Tidak hanya kedua contoh diatas, pemilik usaha juga harus mampu mengatur persediaan barang dagang maupun barang baku dengan baik. Mengapa hal ini penting? Karena dengan memiliki pencatatan barang dagang dan barang baku dengan baik, pemilik usaha dapat melakukan pembelanjaan kebutuhannya dengan efisien. Pembelian barang dagang atau barang baku secara berlebihan dan tidak sesuai dengan kebutuhan harus dihindari karena bisa menyebabkan penumpukan barang yang justru akan menimbulkan biaya tambahan.Sebagai contoh, pemilik atau pengelola suatu restoran pasti melakukan pencatatan berapa banyak bahan baku yang diperlukan misalnya dalam satu minggu. Bisa dibayangkan jika kemudian terjadi kesalahan dalam mencatat persediaan bahan baku, seperti sayur atau ikan, yang harus dalam kondisi segar dalam penggunaannya. Jika terjadi kesalahan pencatatan sehingga terjadi defisit bahan baku, maka restoran tersebut tidak bisa menyediakan menu makanan secara optimal. Sebaliknya jika terjadi kelebihan bahan baku padahal tidak tersedia tempat penyimpanan yang memadai, maka kerusakan bahan baku bisa terjadi.
Pencatatan Barang Perpetual
Perusahaan dapat melakukan pencatatan persediaan bahan baku dan barang dagang dengan beberapa cara. Kali ini, kita akan membahas pencatatan barang perpetual (perpetual inventory control). Seperti namanya, perpetual artinya terus-menerus. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa metode pencatatan perpetual berarti metode pencatatan transaksi secara terus-menerus. Penggunaan metode pencatatan ini akan menunjukkan pemasukan dan pengeluaran persediaan barang serta retur (pengembalian) barang yang dilakukan oleh suatu perusahaan.Ada beberapa kelebihan dari metode pencatatan perpetual. Pertama, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan penyusunan neraca dan laporan laba rugi karena metode pencatatan perpetual dilakukan secara berkala dalam bentuk jurnal umum. Kedua, perusahaan akan lebih mudah untuk mengetahui jumlah persediaan. Dengan demikian, tidak diperlukan penghitungan persediaan secara fisik (stock opname) pada persediaan yang tersedia. Tidak perlu juga meragukan keakuratan pencatatan.Supaya lebih mudah memahami metode pencatatan perpetual, berikut ini contoh transaksi dan jurnal pencatatan perpetual di PT Maju Bersama:2 Juli. Membeli barang dagang senilai Rp 3.000.000 dari PT Jaya Abadi dengan syarat 2/10 n/30 dengan beban angkut senilai Rp 200.000.5 Juli. Membeli barang dagang senilai Rp 5.000.000 dari PT Jaya Abadi dengan syarat 2/15 n/30.6 Juli. Mengembalikan barang dagang yang rusak senilai Rp 500.000 ke PT Jaya Abadi.10 Juli. Menjual barang dagang senilai Rp 6.000.000 (harga pokok Rp 4.500.000) ke PT Suka Makmur dengan syarat pembayaran 2/10 n/30 dengan beban angkut senilai Rp 200.000.11 Juli. Membeli barang dagang senilai Rp 5.000.000 dari PT Jaya Abadi dengan syarat 2/10 n/30 dengan beban angkut senilai Rp 500.000.13 Juli. Pengembalian barang dagang yang rusak senilai Rp 1.000.000 (harga pokok Rp 700.000) dari PT Suka Makmur.14 Juli. Menerima pelunasan faktur tanggal 10 Juli 2019 dari PT Suka Makmur.15 Juli. Melakukan pembayaran hutang kepada PT Jaya Abadi atas faktur tanggal 2 Juli lalu.20 Juli. Menjual barang dagang senilai Rp 5.000.000 (harga pokok Rp 4.000.000) ke PT Sentosa Bersama dengan syarat pembayaran 2/10 n/30 dengan beban angkut senilai Rp 200.000.28 Juli. Pengembalian barang dagang yang rusak senilai Rp 1.500.000 (harga pokok Rp 900.000) dari PT Sentosa Bersama.
Jurnal Pencatatan Perpetual
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debet | Kredit |
| 2 | Persediaan barang dagang | 1-1500 | 3.000.000 | |
| Beban angkut pembelian | 5-1200 | 200.000 | |
| Utang dagang | 2-1100 | | 3.200.000 |
| 5 | Persediaan barang dagang | 1-1500 | 5.000.000 | |
| Utang dagang | 2-1100 | | 5.000.000 |
| 6 | Utang dagang | 2-1100 | 500.000 | |
| Persediaan barang dagang | 1-1500 | | 500.000 |
| 10 | Piutang dagang | 1-1200 | 6.000.000 | |
| Beban angkut penjualan | 9-1400 | 200.000 | |
| Penjualan | 4-1100 | | 6.200.000 |
| Harga pokok penjualan | 5-1100 | 4.500.000 | |
| Persediaan barang dagang | 1-1500 | | 4.500.000 |
| 11 | Persediaan barang dagang | 1-1500 | 5.000.000 | |
| Beban angkut pembelian | 5-1200 | 500.000 | |
| Utang dagang | 2-1100 | | 5.500.000 |
| 13 | Retur penjualan | 4-1200 | 1.000.000 | |
| Piutang dagang | 1-1200 | | 1.000.000 |
| Persediaan barang dagang | 1-1500 | 700.000 | |
| Harga pokok penjualan | 5-1100 | | 700.000 |
| 14 | Kas | 1-1100 | 4.900.000 | |
| Potongan penjualan | 4-1300 | 100.000 | |
| Piutang dagang | 1-1200 | | 5.000.000 |
| 15 | Utang dagang | 2-1100 | 3.200.000 | |
| Kas | 1-1100 | | 3.136.000 |
| Potongan pembelian | 5-1300 | | 64.000 |
| 20 | Piutang dagang | 1-1200 | 5.000.000 | |
| Beban angkut penjualan | 9-1400 | 200.000 | |
| Penjualan | 4-1100 | | 5.200.000 |
| Harga pokok penjualan | 5-1100 | 4.000.000 | |
| Persediaan barang dagang | 1-1500 | | 4.000.000 |
| 28 | Retur penjualan | 4-1200 | 1.500.000 | |
| Piutang dagang | 1-1200 | | 1.500.000 |
| Persediaan barang dagang | 1-1500 | 900.000 | |
| Harga pokok penjualan | 5-1100 | | 900.000 |
FIFO (First In First Out)
Setelah kita mempelajari bagaimana melakukan pencatatan barang perpetual, yang digunakan tidak hanya untuk pencatatan barang dagang tetapi juga bahan baku, kita juga perlu mempelajari metode pengaturan atau pengeluaran persediaan barang yang tepat. Ada beberapa sistem yang sering kita dengar, yaitu FIFO, LIFO, FEFO, dan AVCO. Kali ini, kita akan membahas mengenai sistem manajemen persediaan FIFO.Sama persis dengan namanya, First In First Out (FIFO) berarti barang yang pertama kali datang adalah barang yang pertama kali dikeluarkan. Sistem ini biasanya diberlakukan untuk barang-barang yang kualitas nya tergantung pada waktu simpan. Semakin lama disimpan, kualitas barang tersebut akan semakin turun. Contoh barang yang dapat diberlakukan sistem FIFO adalah telur, beras, dan bahan makanan lainnya. Barang dagangan seperti mie instan atau makanan ringan yang memiliki tanggal kadaluarsa. Sama seperti sistem lainnya, penerapan sistem FIFO dapat diaplikasikan dengan metode pencatatan barang perpetual.Mari kita mempelajari contoh soal berikut untuk menghitung nilai persediaan Toko Maju Bersama dan harga pokok penjualan selama bulan Maret dengan metode FIFO perpetual.1 Maret. Persediaan awal 68 unit. Harga Rp 15.000 per unit.5 Maret. Pembelian 140 unit. Harga Rp 15.500 per unit.9 Maret. Penjualan 94 unit. Harga Rp 19.000 per unit.11 Maret. Pembelian 40 unit. Harga Rp 16.000 per unit.16 Maret. Pembelian 78 unit. Harga Rp 16.500 per unit.20 Maret. Penjualan 116 unit. Harga Rp 19.500 per unit.29 Maret. Penjualan 62 unit. Harga Rp 21.000 per unit.
Pembukuan dengan Metode FIFO Perpetual
| Tanggal | Pembelian | Penjualan | Balance |
| Unit | Harga/Unit | Total | Unit | Harga/Unit | Total | Unit | Harga/Unit | Total |
| 1 | | | | | | | 68 | 15.000 | 1.020.000 |
| 5 | 140 | 15.500 | 2.170.000 | | | | 68 | 15.000 | 1.020.000 |
| | | | | | | 140 | 15.500 | 2.170.000 |
| 9 | | | | 68 | 15.000 | 1.020.000 | | | |
| | | | 26 | 15.500 | 403.000 | | | |
| 11 | 40 | 16.000 | 640.000 | | | | 114 | 15.500 | 1.767.000 |
| | | | | | | 40 | 16.000 | 640.000 |
| 16 | 78 | 16.500 | 1.287.000 | | | | 114 | 15.500 | 1.767.000 |
| | | | | | | 40 | 16.000 | 640.000 |
| | | | | | | 78 | 16.500 | 1.287.000 |
| 20 | | | | 114 | 15.500 | 1.767.000 | 38 | 16.000 | 608.000 |
| | | | 2 | 16.000 | 32.000 | 78 | 16.500 | 1.287.000 |
| 29 | | | | 38 | 16.000 | 608.000 | 54 | 16.500 | 891.000 |
| | | | 24 | 16.500 | 396.000 | | | |
