Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu perusahaan, pasti sering ditemukan adanya kebutuhan-kebutuhan yang meskipun jumlahnya relatif kecil, kebutuhan ini rutin ditemukan sehari-hari. Contohnya, pembelian alat tulis dan pembelian konsumsi untuk para karyawan yang bekerja lembur. Nilai dari pengeluaran-pengeluaran tersebut tentunya tidak besar. Akan sangat tidak efektif jika kebutuhan dengan nilai kecil dibayarkan dengan menggunakan cek. Oleh karena itulah perusahaan memiliki sejumlah uang yang disebut dengan kas kecil atau petty cash fund. Kas kecil adalah sejumlah dana yang sudah disiapkan oleh suatu perusahaan yang penggunaannya ditujukan untuk jenis-jenis pengeluaran yang rutin dan berjumlah kecil. Besaran kas kecil yang dimiliki oleh setiap perusahaan tidak sama karena estimasi kebutuhan yang harus dipenuhi pun pasti berbeda. Pada saat membentuk kas kecil, perusahaan akan menentukan nilai kas kecil berdasarkan estimasi pembayaran yang akan dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu. Perusahaan kemudian akan mencairkan dana dari bank untuk mengisi kas kecil.Walaupun jumlahnya kecil, tetap diperlukan pengelola atau penanggung jawab atas kas kecil. Pengelola kas kecil bertanggung jawab tidak hanya untuk penggunaan dana perusahaan tersebut, tetapi juga dalam penyimpanan dan pencatatan. Pencatatan harus dilakukan sebagai bukti biaya yang dikeluarkan adalah untuk kebutuhan perusahaan. Pencatatan ini juga nantinya akan diperlukan pada saat akan dilakukan pengisian kembali dana kas kecil.Berdasarkan penjelasan mengenai kas kecil, maka dapat disimpulkan bahwa kas kecil memiliki beberapa tujuan:
- Memenuhi kebutuhan operasional yang nilainya kecil namun harus segera dipenuhi
- Mencegah proses pengeluaran dana yang tidak efektif (pengajuan dan pencairan dana yang membutuhkan waktu cukup lama) hanya untuk kebutuhan yang relatif tidak besar
- Menghindari pengeluaran uang pribadi oleh karyawan
Apakah kas kecil wajib dimiliki oleh suatu perusahaan? Tentu saja tidak. Pembentukan kas kecil bersifat opsional, yang berarti disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Yang terpenting, jika perusahaan memutuskan pembentukan kas kecil, maka harus dipastikan pencatatan dilakukan dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan.Pencatatan kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu metode imprest dan metode fluktuasi. Berikut ini penjelasan mengenai masing-masing metode:
Metode Imprest (Imprest Fund Method)
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, suatu perusahaan akan menentukan dana kas kecilnya yang kemudian dana akan dicairkan dari bank untuk mengisi kas kecil. Kas kecil kemudian akan digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran. Setelah periode tertentu, dana kas kecil akan semakin sedikit sehingga perlu untuk dilakukan penambahan dana kembali. Jumlah dana yang ditambahkan adalah senilai pengeluaran-pengeluaran yang sudah dibayarkan. Dengan demikian, jumlah dana kas kecil akan selalu tetap. Inilah yang disebut dengan metode imprest atau imprest fund method / dana tetap.Hal yang perlu diingat jika melakukan pencatatan dengan metode imprest adalah untuk mengumpulkan seluruh bukti pembayaran dari seluruh pengeluaran yang telah dilakukan. Hal ini penting karena pada metode imprest, penggunaan kas kecil tidak dicatat setiap terdapat pengeluaran. Pencatatan dilakukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil dan harus disertai dengan bukti pembayaran.Metode imprest memiliki beberapa kelebihan, yaitu efisien dalam hal waktu karena pencatatan pengeluaran hanya perlu dilakukan pada saat pengisian dana. Selain itu pengeluaran juga bisa diketahui secara lebih terperinci dikarenakan adanya bukti pembayaran yang lengkap. Walaupun demikian, tidak dipungkiri bahwa metode ini juga memiliki kekurangan. Dikarenakan pencatatan pengeluaran hanya dilakukan satu kali pada saat pengisian dana kas kecil, maka saldo kas kecil tidak selalu terupdate.
Metode Fluktuasi (Fluctuating Fund Method)
Pencairan dana kas kecil yang penghitungannya menggunakan metode fluktuasi sama dengan yang diaplikasikan pada metode imprest. Perbedaan terletak pada saldo kas kecil. Saldo kas kecil pada metode imprest akan selalu tetap, sedangkan pada metode fluktuasi akan berubah-ubah atau berfluktuasi sesuai dengan nilai uang yang diisikan kembali ke dalam kas kecil. Hal ini berarti nilai uang yang diisikan kembali tidak harus sama dengan biaya yang sudah dikeluarkan, tetapi bisa lebih besar maupun lebih kecil.Pencatatan pengeluaran pun berbeda dimana pada metode fluktuasi, pencatatan langsung dilakukan setiap kali ada pengeluaran. Setiap pengeluaran langsung dicatat di dalam buku kas kecil dalam bentuk jurnal formal. Buku ini yang kemudian menjadi dasar pencatatan buku besar yang merupakan buku utama dalam pencatatan seluruh transaksi keuangan.Sama seperti metode imprest, metode fluktuasi juga memiliki beberapa kelebihan, seperti nilai saldo yang selalu terupdate. Kondisi ini tentunya sangat bermanfaat karena dengan mengetahui kondisi saldo, penanggung jawab kas kecil bisa langsung melakukan pengisian kembali pada saat diketahui saldo sudah menipis. Dengan demikian, pengisian dana dapat dilakukan dengan segera tanpa harus menghitung total pengeluaran terlebih dahulu.Metode ini pun memiliki kelemahan. Dikarenakan pencatatan pengeluaran dilakukan setiap kali ada pengeluaran, maka tidak bisa dilakukan pencatatan berdasarkan jenis atau kelompok pengeluaran. Perusahaan pun tidak bisa segera mengetahui jenis pengeluaran yang mana saja yang membutuhkan dana terbesar.
Penghitungan Kas Kecil Dengan Metode Imprest dan Fluktuasi
Berikut ini contoh penghitungan kas kecil dengan menggunakan metode imprest dan metode fluktuasi.PT. Sejahtera Makmur adalah sebuah perusahaan yang menyediakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran rutin yang berjumlah kecil. Berikut ini adalah seluruh transaksi yang dilakukan pada bulan Desember 2018:5 Desember: penyerahan cek senilai Rp 2.000.000,00 untuk pembentukan kas kecil8 Desember: pembayaran biaya kirim dokumen senilai Rp 100.000,0015 Desember: pembelian alat tulis kantor senilai Rp 175.000,0021 Desember: pembelian konsumsi untuk karyawan yang bekerja lembur senilai RP 200.000,0028 Desember: pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan kas kecil dan pengisian kembaliMetode Imprest
Pembentukan Dana Kas Kecil| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 5/12/2018 | Dana Kas Kecil | Rp 2.000.000,00 | |
| Kas | Rp 2.000.000,00 |
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 28/12/2018 | Biaya kirim dokumen | Rp 100.000,00 | |
| Alat tulis kantor | Rp 175.000,00 | ||
| Konsumsi | Rp 200.000,00 | ||
| Kas | Rp 475.000,00 |
Pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah pengeluaran, yaitu Rp 475.000,00 sehingga saldo kas kecil kembali menjadi Rp 2.000.000,00.
Metode Fluktuasi
Pembentukan Dana Kas Kecil| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 5/12/2018 | Dana Kas Kecil | Rp 2.000.000,00 | |
| Kas | Rp 2.000.000,00 |
Pembayaran Biaya Kirim Dokumen
| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 8/12/2018 | Biaya kirim dokumen | Rp 100.000,00 | |
| Kas kecil | Rp 100.000,00 |
Pembelian Alat Tulis Kantor
| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 15/12/2018 | Alat Tulis Kantor | Rp 175.000,00 | |
| Kas kecil | Rp 175.000,00 |
Pembelian Konsumsi
| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 21/12/2018 | Alat Tulis Kantor | Rp 200.000,00 | |
| Kas kecil | Rp 200.000,00 |
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
| Tanggal | Perkiraan | Debit | Kredit |
| 28/12/2018 | Kas Kecil | Rp 650.000,00 | |
| Kas | Rp 650.000,00 |
Total biaya pengeluaran adalah Rp 475.000,00. Namun, angka tersebut tidak harus dijadikan dasar pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Jika penanggung jawab kas kecil mengajukan untuk melakukan pengisian senilai Rp 650.000,00, maka saldo kas kecil menjadi Rp 2.175.000,00. Maka saldo setelah pengisian berbeda dengan saldo pada saat pembentukan dana kas kecil (Rp 2.000.000,00).
Tanya Expert Kami
