Pengolahan pasti ada kaitannya dengan sistem karena akan mempermudah pengolahannya sehingga kerja manusia menjadi lebih ringan. Termasuk di dalamnya pengelolaan dana kecil juga menggunakan sistem, yakni sistem dana fluktuasi dan sistem dana tetap. Meskipun terkadang ada yang menganggap dua jenis dana ini sama. Namun pada kenyataannya ada beberapa hal yang membedakan keduanya.Berikut ini kami akan menjelaskan kepada anda tentang perbedaan dana tetap dan dana fluktuasi dalam sistem pencatatan kas kecil. Akan tetapi, sebelum itu kita harus mengetahui terlebih dahulu tentang apa itu dana tetap dan dana fluktuasi.Sistem Dana Tetap atau Imprest Fund SystemSistem dana tetap adalah sebuah sistem yang menyisihkan kas kecil dengan jumlah yang tetap dan tidak akan berubah untuk setiap periode pengisiannya. Perubahan ini hanya akan terjadi pada saat perusahaan memang menghendaki adanya perubahan jumlah dana tersebut yang tentunya melakukan beberapa pertimbangan sebelumnya.Salah satunya adalah perusahaan merasa bahwa dana kas kecil yang selama ini sudah disisihkan masih belum mampu memenuhi semua keperluan perusahaan yang bersifat operasional kecil. Hal ini membuat perusahaan mengeluarkan keputusan bahwa jumlah dana tersebut harus dikurangi.Ketika perusahaan sudah benar-benar melakukan perubahan terhadap jumlah dana kas kecil, maka perusahaan selanjutnya wajib melaksanakan pencatatan penyesuaian pengurangan nilai tersebut. Hal ini juga berlaku ketika perusahaan juga hendak menaikkan jumlah dana pada kas kecil dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Ada hal penting yang harus anda ingat. Pencatatan pengeluaran untuk kas kecil tidak langsung disaat pada saat ada pengeluaran. Namun harus dicatat ketika ada pengisian kembali.

Ada beberapa prosedur yang harus diperhatikan ketika menggunakan sistem dana tetap:

• Pemegang dana kas kecil akan diberikan sejumlah uang untuk bisa menutupi pengeluaran paling tidak selama 1 periode (minggu atau bulan).
• Di akhir periode, jumlah uang kecil yang sudah dibelanjakan harus diisi kembali sehingga jumlah saldo pada kas kecil tersebut kembali sama. Ketika nanti dibelanjakan kembali, mkaa pemegang dana tersebut juga harus melakukan pengisian lagi, dan seterusnya.
• Tidak boleh ada penambahan saldo ketika memasuki pertengahan periode.

Lalu apa saja kelebihan dan kelemahan menggunakan sistem dana tetap? Berikut ini jawabannya:

1. Kelebihan sistem dana tetap

• Mudah untuk mengetahui berapa jumlah pengeluaran untuk per akun pada setiap periode sehingga bisa digunakan sebagai alat kontrol di dalam penggunaan dana.
• Pengelola atau pimpinan kas kecil bisa lebih hati-hati di dalam menggunakan dana tersebut karena dana hanya akan ditambah ketika sudah berakhir periodenya.
• Memudahkan bendahara ketika hendak memperkirakan berapa jumlah dan pada setiap unit usaha untuk setiap periode dikarenakan jumlah dana pada periode awal akan selalu sama.

2. Kelemahan sistem dana tetap

• Saldo kecil cenderung susah diketahui karena saldo baru hanya bisa dilihat ketika sudah proses pengisian.
• Jika ternyata ada kekurangan dana sebelum berakhirnya periode, maka akan menyebabkan masalah dikarenakan tidak akan ada penambahan di tengah periode.

Sistem Dana Fluktuasi atau Fluctuation Fund System

Sistem ini adalah sebuah sistem yang menetapkan nilai kas kecil dengan berdasarkan kebutuhan operasional. Maksudnya, saldo kas kecil tidak bersifat tetap melainkan fluktuatif sesuai jumlah transaksi pada kas kecil. Jumlah saldo akan terus berubah-ubah di setiap periode dengan menyesuaikan kebutuhan operasional.Di dalam sistem ini, pada saat terjadinya perubahaan pada dana kas kecil maka harus segera dicatat, baik yang termasuk pengurangan maupun penambahan. Artinya, buku kas kecil tersebut berfungsi sebagai buku jurnal serta menjadi dasar ketika ingin memasukkan ke buku bekas.Sama halnya dengan sistem dana tetap, sistem dana fluktuasi juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangannya yang akan kami jelaskan di bawah ini:

1. Kelebihan sistem dana fluktuasi

• Pengeluaran akan langsung dicatat sehingga saldonya bisa langsung diketahui kapans aja.
• Jika di tengah periode tiba-tiba terjadi kekurangan dana, maka dana bisa langsung segera ditambahkan tanpa menunggu akhir periode.
• Akuntan bisa dimudahkan karena dana akan langsung segera dibukukan ketika terjadi transaksi kecil.

2. Kelemahan sistem dana fluktuasi

• Untuk pengolahan dana masih kurang efisien dikarenakan berpotensi terjadi pemborosan. Dengan dana yang bisa langsung ditambah bisa membuat kasir kas kurang hati-hati dalam pengolahan dana.

Perbedaan Dana Tetap dan Dana Fluktuasi

Setelah mengetahui pengertian dan kelebihan serta kekurangan dari masing-masing sistem. Di bawah ini ada beberapa perbedaan dari sistem dana tetap dan juga fluktuasi yang berkaitan dengan pencatatan kas kecil:

1. Penentuan dana di awal periode

Untuk penentuan dana pada sistem dana akan selalu sama pada setiap periodenya. Tidak akan ada perubahan kecuali perusahaan memang menghendaki demikian. Sementara untuk dana fluktuasi jumlah saldo bisa langsung diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. 

2. Pembelanjaan

Ketika berlangsung atau selesai transaksi pengeluaran, untuk dana tetap tidak akan dicatat atau dibukukan sampai nanti memasuki awal periode ketika dana diisi kembali. Kasir kas hanya akan membuat bukti adanya transaksi yang digunakan sebagai bukti pengeluaran.Di sisi lain, sistem dana fluktuasi akan langsung dilakukan pembukuan atau pencatatan ketika terjadi pengeluaran. Kasir akan langsung membukukan setiap transaksi yang dilakukan tanpa harus menunggu akhir atau awal periode.

3. Pengisian kembali

Perbedaan yang ketiga antara dana tetap dan dana fluktuasi juga berkaitan dengan prosedur atau tata cara pengisian kembali. Untuk dana tetap, pengisian dana harus menyesuaikan dengan kesepakatan atau aturan awal perusahaan. Sementara pada sistem dana fluktuasi pengisian kembali akan langsung dilakukan dengan melihat kebutuhan operasional.Kemudian, pada saat terjadi kekurangan dana maka perusahaan yang menggunakan sistem dana tetap tidak bisa melakukan apapun sampai menunggu akhir atau awal periode untuk melakukan pengisian dana. Sementara sistem dana fluktuasi bisa langsung menyuntikkan dana sesuai dengan kebutuhan operasional.Jadi, kedua sistem tersebut memiliki beberapa perbedaan, baik dalam pengisian, pembelanjaan, dan juga penentuan jumlah saldo. Demikian informasi yang bisa kami berikan mengenai pengertian serta apa saja perbedaan dana tetap dan dana fluktuasi dalam sistem pencatatan kas kecil.