Perusahaan yang sudah menjalankan bisnisnya biasanya sudah memiliki sistem pembayaran dan penagihan kepada pelanggan dengan sistematis. Tapi, bagaimana dengan Anda yang baru saja memulai bisnis dan masih mendalami instrumen-instrumen apa saja yang dibutuhkan. Bukan hanya bingung dengan perangkat yang diperlukan bisa jadi Anda kurang familiar dengan istilah-istilah yang digunakan Karena cukup asing dan jarang digunakan. Oleh karena itu, pada artikel ini Ukirama akan mencoba untuk berbagi tentang purchase quotation dan cara yang sederhana untuk membuat purchase quotation sendiri. 

Apa Itu Purchase Quotation?

Secara bahasa purchase quotation didefinisikan sebagai surat penawaran. Purchase quotation adalah surat yang diberikan kepada pelanggan untuk memesan sejumlah produk. Purchase quotation ini biasanya sudah berisi informasi tentang:

• Identitas perusahaan 

Identitas perusahaan adalah informasi mendasar yang ada di dokumen purchase quotation. Biasanya identitas perusahaan terdiri dari nama, alamat, nomor telepon sampai jumlah penjualan perusahaan. 

• Nomor dan Kode Barang 

Sesuai dengan pesanan, dokumen ini juga harus dilengkapi dengan informasi nomor dank ode barang yang diminta. 

• Jumlah permintaan barang 

Selain informasi mendasar, dalam dokumen purchase quotation juga perusahaan harus memberikan informasi jumlah barang yang diminta.

• Tambahan diskon  dan Pajak

Ditambah perusahaan juga perlu menginformasikan jumlah diskon yang diperoleh dari sejumlah pembelian dan pajak yang perlu dikeluarkan dari transaksi tersebut.

• Metode pembayaran 

Hal terpenting lainnya adalah metode pembayaran yang digunakan. Apakah menggunakan metode-metode seperti RTGS atau metode lainnya. 

• Nomor rekening perusahaan

Hal lainnya yang tidak kalah penting adalah nomor rekening yang digunakan oleh perusahaan, sehingga pelanggan yang membeli dapat langsung melakukan pembayaran ke rekening tujuan. 

Fungsi Purchase Quotation?

Secara sederhana fungsi dari purchase quotation ini adalah menentukan harga terbaik yang ditawarkan oleh penjual dan permintaan yang diperoleh dari pembeli. Isi dari PQ ini mencakup harga, jumlah, diskon dan pajak. 

Perbedaan Purchase Quotation dengan PO dan Invoice

Setelah Anda mengetahui apa itu Purchase Quotation selanjutnya akan kita lihat beberapa perbedaan dari dokumen seperti PQ, PO dan invoice. Karena seringkali, ketiga jenis instrumen ini dianggap sama. Padahal jika dilihat secara mendetail terdapat perbedaan-perbedaan antara PQ, PO dan Invoice. Asumsi bahwa ketiga dokumen tersebut adalah sama merupakan asumsi yang kurang tepat, karena sebenarnya ketiga dokumen tersebut memiliki fungsinya masing-masing dan saling melengkapi dari satu tahap transaksi ke tahap transaksi yang selanjutnya. 

Purchase Quotation Vs Purchase Order 

Purchase Quotation dan Purchase order bekerja kurang lebih sama. Hal yang membedakan adalah siapa yang menerbitkan dokumen keuangan tersebut. Jika dokumen diterbitkan oleh pelanggan maka dinamai dengan purchase order atau yang lebih dikenal dengan PO. Sedangkan, jika diterbitkan oleh perusahaan dinamai dengan Purchase Quotation. Fungsi dari kedua dokumen tersebut adalah sebagai bukti komitmen masing-masing pihak. Jika dimasa yang akan datang salah satu pihak baik penjual atau pembeli melakukan perubahan padahal barang sudah diantar atau akan segera diterima. Maka, dokumen purchasing quotation dan purchase order bisa menjadi bukti. 

Purchase Quotation Vs Invoice 

Kedua adalah dokumen purchase quotation dan invoice. Secara eksplisit keduanya memiliki perbedaan. Tapi seringkali istilah kedua dokumen ini digunakan secara bergantian. Padahal secara fungsi keduanya sudah sangat berbeda. Dimana, invoice berfungsi untuk melakukan penagihan pembayaran dari penjual kepada pelanggan sesuai dengan PO. Jika kedua dokumen ini dilampirkan dalam proses transaksi maka akan ada ikatan perjanjian yang kuat untuk tidak saling melanggar satu sama lain. Sebagai contoh salah satu pihak tidak diizinkan untuk mengubah besaran harga yang sudah disepakati, walaupun selama transaksi ada perubahan harga. Dalam kondisi tersebut harga yang harus dibayarkan adalah tetap sesuai dengan yang tertera dalam invoice dan Purchase Quotation. 

Kenali Siklus Dokumen di Perusahaan Anda 

Perlu Anda ketahui bahwa instrumen-instrumen yang disebutkan di atas beserta diferensiasinya sebenarnya tidak saling mensubstitusi melainkan saling komplementer. Jika sifat dari masing-masing dokumen substitusi maka ketika salah satu dokumen tidak ada maka bisa digantikan oleh dokumen lainnya. Sedangkan, sifat komplementer artinya sifat dari dokumen adalah saling melengkapi. Sehingga, ketika satu dokumen tidak ada maka tidak dapat digantikan oleh dokumen lainnya karena memiliki fungsi yang berbeda. Anda dapat melihat diagram yang ada di bawah,

Pada gambar di atas dapat tergambar masing-masing dokumen memiliki perannya masing masing. Transaksi awal yang terjadi dalam jual beli adalah pelanggan akan meminta penawaran kepada supplier. Kemudian supplier akan menerbitkan surat penawaran (Quotation). Setelah pelanggan memutuskan dan menyepakati besaran, jumlah, harga dan metode pembayaran yang digunakan barulah pelanggan dapat menerbitkan surat pemesanan. Dalam surat pemesanan berisi informasi mengenai identitas, harga yang disepakati, jumlah kuantitas barang yang dipesan dan metode pembayaran yang dipilih. Baru setelah surat pemesanan masuk dan pesanan dibuat oleh supplier, pelanggan dapat menerima  surat penagihan untuk melunasi pesanan yang sudah diserahkan kepada supplier.  

Cara Mudah Membuat Purchase Quotation 

Rama Jl. Pegangsaan satu dua dan tiga Email: [email protected]					Customer
					Root
No	Deskripsi Produk	Jumlah Pemesanan	Harga Per unit	Besaran Diskon	Jumlah total
1	Sedotan	1 Pcs	Rp 9.000	%	9000
				Subtotal	9000
				Total	9000
				Harga yang diterima	9000

Contoh pada gambar di atas memperlihatkan bagian-bagian dari dokumen purchasing quotation. Pada bagian atas terdapat identitas dari supplier yaitu nama perusahaan, alamat dan alamat email. Sedangkan pada sisi kiri terdapat informasi siapa pelanggan yang menerima penawaran dari perusahaan. Pada bagian inti dokumen ini harus mencakup informasi mengenai jenis barang yang ditawarkan. Kemudian, harga penawaran sesuai dengan jumlah minimum atau maksimum atau kombinasi beberapa. Setelah itu informasi harga per unit. Kemudian, besaran diskon dan jumlah total. Itu dia beberapa informasi yang dapat kami bagikan kepada Anda. Pastikan bahwa semua komponen sudah tetap dan memiliki harga yang realistis. Semoga artikel ini dapat membantu untuk meningkatkan bisnis Anda.