Suatu faktur, atau biasa disebut faktur penjualan, merupakan dokumen yang dikeluarkan penyedia produk atau jasa kepada pembeli. Faktur menyatakan kewajiban bagi pembeli untuk membayar. Dalam kata lain, faktur merupakan verifikasi tertulis dari suatu perjanjian antara penjual dan pembeli atas suatu produk atau jasa.Di sisi lain, baik pembeli dan penjual juga mendapat kwitansi dari transaksi yang dilakukan. Dua jenis bukti jual beli ini sama-sama berlaku saat melakukan transaksi, dan sering menimbulkan kebingungan. Meski terlihat punya arti sama, sejatinya dua istilah ini punya maksud berbeda.Perbedaan mendasar ada pada kapan dan bagaimana pembeli ditagih. Faktur penjualan memungkinkan tagihan dibayar untuk beberapa waktu, sedang kwitansi harus dibayar saat itu juga. Karena faktur lebih serba guna dibanding kwitansi, faktur kemudian dibagi dalam beberapa jenis.
Jenis Faktur Penjualan
#1. Faktur standar
Merupakan jenis faktur yang banyak digunakan, dan merupakan faktur sederhana karena mudah dibuat baik dalam format cetak atau digital. Jenis faktur standar dipakai secara luas dalam urusan tagih menagih dan cukup fleksibel diterapkan untuk berbagai keperluan transaksi.Secara umum, faktur standar harus memuat beberapa informasi seperti nomor referensi, tanggal kirim dan tanggal jatuh tempo, nama penjual beserta informasi kontaknya, daftar produk yang ditransaksikan, harga, cara pembayaran, juga opsi pembayaran lain jika ada.
#2. Faktur otomatis
Jenis faktur ini umumnya diterapkan untuk berlangganan secara periodik, bisa mingguan atau bulanan. Faktur semacam ini secara otomatis akan mengirim tagihan langsung ke pengguna atau pembeli sesuai kesepakatan di awal. Detil seperti informasi nama pembeli dan penjual, produk atau jasa yang dibeli, semua sudah disepakati di awal.Faktur selanjutnya otomatis akan terkirim sesuai tanggal tagihan yang dibebankan. Karena fungsinya yang demikian, jenis faktur otomatis kerap digunakan oleh perusahaan yang memiliki pelanggan tetap secara bulanan. Misalnya langganan telepon, internet, TV, termasuk anggota kelompok tertentu.
#3. Faktur komersil internasional
Barang impor butuh faktur khusus yang disetujui bea cukai yang memuat pajak dan dana wajib. Meski jenis faktur komersil ini format isinya hampir serupa dengan jenis lain, tapi ada beberapa tambahan informasi penting seperti jumlah pengapalan, berat atau volume, bentuk kemasan, deskripsi barang, nilai barang, syarat pengiriman, asuransi, juga tambahan biaya lain.Jenis faktur internasional umumnya digunakan untuk keperluan jual beli barang dari satu negara ke negara lain. Toko online skala global adalah pengguna pasti dari faktur semacam ini. Meski demikian, tak ada format pasti untuk faktur internasional karena tiap negara punya aturan berbeda soal ini.
#4. Faktur pro forma
Tagihan untuk pembayaran sebelum jasa atau barang jadi secara umum disebut faktur pro forma. Dalam kata lain, faktur pro forma digunakan untuk kepentingan pemesanan produk yang belum jadi. Format faktur pro forma secara umum hampir sama tapi dengan tambahan informasi produk pesanan, berat, ongkos kirim, juga syarat pembayaran lain jika ada. Perbedaan utama antara faktur pro forma dengan yang lain yaitu ada pada taksiran harga awal dari suatu barang atau jasa yang diharapkan alih-alih membayar tagihan barang yang sudah jadi. Secara khusus, faktur pro forma sering dimanfaatkan para pengrajin yang produknya harus dipesan lebih dulu.
Perbedaan Faktur dan Kwitansi
#1. Informasi
Jika mengamati lebih dalam, informasi yang ditampilan dalam faktur umumnya lebih detil daripada yang ada pada kwitansi. Dalam faktur terdapat nama vendor, deskripsi detil tentang produk atau servis, tanggal, jumlah tagihan, nomor identitas pajak vendor, termasuk tanda tangan dari manajer yang menyetujui transaksi ini.Di sisi lainnya, kwitansi secara umum hanya memuat informasi singkat tentang deskripsi barang yang dibeli, tanggal, jumlah pembayaran, dan nama vendor. Karena hanya menapilkan informasi singkat, kwitansi kini sudah mulai ditinggalkan karena tak menyediakan detil yang memadai.
#2. Metode pembayaran
Kwitansi penjualan memudahkan proses melacak transaksi yang dilakukan konsumen karena hanya menggunakan satu metode pembayaran. Sedang faktur berada di sisi yang lain, konsumen bisa memakai berbagai kombinasi metode pembayaran saat bertransaksi atas suatu barang.Metode pembayaran dalam faktur yang biasa dipakai yaitu tunai, check, atau berupa charge. Tiap metode pembayaran ini bisa disesuaikan dengan kondisi barang yang ditransaksikan, yang mana kwitansi penjualan tak akan berfungsi banyak selain sebagai bukti jual beli saja.
#3. Transaksi
Dalam suatu waktu, konsumen bisa membayar atas produk yang dibeli secara tunai atau kredit. Dengan faktur, catatan konsumen yang memiliki tanggungan karena tak bisa membayar tunai dalam sekali waktu, dapat dibedakan dengan konsumen lain dan dilaporkan secara individu.Artinya, faktur lebih bisa diandalkan dalam hal catatan konsumen dibanding kwitansi. Dalam hal ini faktur lebih tepat digunakan untuk pembayaran jangka panjang. Meski demikian, kwitansi unggul dalam hal transaksi jangka pendek untuk membayar satu produk atau jasa yang terjadi dalam satu transaksi.
#4. Metode penghitungan
Perusahaan secara umum memakai dua jenis perhitungan dalam operasionalnya, yaitu penghitungan berbasis tunai, dan penghitungan berbasis akuntansi. Dua jenis metode ini sama-sama bisa digunakan sebagai bukti resmi saat perusahaan masih beroperasi.Meski demikian, penghitungan berbasis akuntansi juga bisa menerima faktur secara tunai, dan punya kemampuan untuk menyimpan transaksi. Sebaliknya, perusahaan dengan penghitungan berbasis tunai tak bisa menerima faktur dalam bentuk tunai.
#5. Penerapannya
Pemakaian faktur dalam kegiatan bisnis butuh estimasi atau purchase order yang dibuat untuk konsumen dan selanjutnya secara otomatis bisa diubah langsung menjadi faktur. Estimasi juga purchase order tak bisa dirubah ke kwitansi, tak juga kwitansi bisa diubah ke faktur penjualan atau pembelian.Faktur secara umum diterapkan perusahaan besar macam kontraktor, konsultan, dan firma hukum. Kwitansi tepat untuk situasi yang membutuhkan pembayaran harus segera terjadi di waktu produk atau jasa diberikan. Salon, toko, atau restoran, merupakan contoh jenis bisnis yang memakai kwitansi alih-alih faktur jika melihat situasi ini.
#6. Proses
Kwitansi hanya perlu dua langkah verifikasi untuk melihat catatan pembayaran, yaitu dengan melihat informasi penjualan, dan uang yang didapat dari proses jual beli dari saat itu juga. Untuk faktur butuh tiga proses, yaitu membuat faktur, menerima pembayaran, kemudian membuat deposit.Faktur layaknya alat serbaguna karena menyimpan banyak informasi dan bisa dijadikan semacam laporan atas jasa atau produk yang dijual. Meski demikian, baik faktur dan kwitansi keduanya bisa dijadikan bahan bukti laporan untuk perpajakan yang terpisah dari produk atau jasa yang dijual.
