Perbedaan dan Persamaan Purchase Order dan Invoice

Perusahaan dagang di dalam menjalankan bisnis usahanya, pasti familiar dengan yang namanya purchase order (PO) dan invoice. Purchase order dan invoice merupakan hal yang penting di dalam terjadinya transaksi jual beli dalam suatu perusahaan dagang. Lalu apa yang dimaksud dengan purchase order dan invoice? Apakah purchase order dan invoice merupakan hal yang sama atau berbeda dalam segi penggunaannya?Purchase order atau yang biasa sering disebut dengan PO merupakan dokumen pemesanan barang dagang yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual atau supplier dan dokumen tersebut berisi konfirmasi resmi dari pihak penjual atas pemesanan barang yang dilakukan. PO umumnya berisi tentang nama barang dagang yang hendak dipesan, jumlah barang, warna barang dagang, harga yang telah disepakati bersama, dan lain sebagainya.Purchase order akan menjadi dokumen kontrak yang terikat secara hukum antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual) jika kedua belah pihak tersebut telah menyetujui isi dari purchase order tersebut. Purchase order berguna dalam membantu memperjelas pesanan pembelian dari pihak pembeli kepada pihak penjual sehingga tidak terjadi kesalahan pesanan saat barang yang dipesan tiba.Invoice atau yang dapat disebut juga faktur merupakan dokumen yang berisi rangkuman atas pesanan barang dagang yang telah dipesan dan dibeli oleh pembeli dan dokumen tersebut akan dikirimkan dari penjual atau supplier kepada pembeli. Invoice sendiri berguna sebagai bukti pemesanan saat akan menagih pembayaran kepada pembeli. Invoice terikat secara hukum dan dengan adanya suatu invoice maka hal itu menunjukkan adanya hutang yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual.Pada umumnya, invoice akan dikirimkan kepada pembeli saat barang pesanan sudah selesai dikirimkan ke pembeli oleh supplier dan saat mendekati tanggal jatuh tempo pembayaran. Adapula, pengiriman invoice dilakukan pada saat purchase order sudah disetujui oleh kedua belah pihak dan pembayaran telah dilakukan oleh pembeli.Berikut perbedaan dan persamaan antara purchase order (PO) dan invoice:

1. Perbedaan purchase order dan invoice

• Purchase order adalah dokumen sah atas pemesanan barang dagang yang dibikin oleh pembeli dan ditujukan untuk penjual atau supplier. Sedangkan invoice adalah dokumen yang berisi rangkuman pemesanan barang dagang si pembeli dan dokumen tersebut bertujuan untuk penagihan pembayaran kepada pembeli atau pemesan barang.
• Purchase order dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual atau supplier. Sedangkan invoice dibuat oleh penjual atau supplier dan ditujukan kepada pembeli atau pemesan barang.
• Purchase order dikirimkan pada saat awal pemesanan barang dagang. Sedangkan invoice dikirimkan saat pesanan telah selesai dikirimkan ke pembeli dan pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran pesanan.

2. Persamaan purchase order dan invoice

• Baik purchase order maupun invoice sama-sama merupakan dokumen yang terikat secara hukum. Hal ini dikarenakan di dalam dokumen tersebut terdapat perjanjian atas pemesanan dan pembelian barang dagang antara pihak penjual dan pembeli sehingga pesanan harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah disepakati bersama.
• Purchase order dan invoice sama-sama dijadikan sebagai tanda bukti adanya pembelian dan pemesanan barang antara pihak pembeli dan pihak penjual.
• Informasi yang tertera di dalam dokumen antara purchase order dan invoice hampir memiliki kemiripan seperti terdapat informasi mengenai pembeli dan penjual (nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan sebagainya), daftar detail pesanan, harga yang telah disepakati bersama, dan juga nomor pada dokumen.

Purchase order dan invoice merupakan dokumen yang penting dan tidak dapat terlewati jika ingin melakukan transaksi jual beli antar perusahaan dagang. Demikian pembahasan mengenai perbedaan dan persamaan antara purchase order dan invoice.