Nota, merupakan sebuah alat bukti dalam transaksi pembelian dan penjualan. Tetapi jangan lupa dalam akuntansi terdapat tiga jenis alat bukti pembayaran dan pembelian yaitu faktur , nota, dan kwitansi. Tetapi, dari ketiga jenis bukti transaksi tersebut adakah perbedaanya? Artikel kali ini Ukirama akan membahas tentang jenis-jenis alat bukti transaksi dan juga perbedaan pada salah satu alat jenis transaksi. Informasi ini akan sangat berguna bagi Anda yang sudah menggunakan alat-alat transaksi yang beragam dan sudah memulai ekspansi bisnis Anda. Dengan semakin berkembangnya  bisnis yang dijalankan biasanya tingkat kompleksitas dalam transaksi penjualan dan pembelian juga akan semakin meningkat. Ditambah, pihak-pihak yang terlibat dimana Anda memerlukan informasi mengenai identitas penjual dan pembeli disertai dengan NPWP untuk memutuskan transaksi yang batal dan pengelolaan pajaknya. Baiklah, ini dia beberapa informasi mengenai perbedaan bukti transaksi.

Nota, Kwitansi dan Faktur apa Bedanya?

Nota, Kwitansi dan Faktur merupakan tiga alat bukti transaksi secara pencatatan keuangan. Ketiganya merupakan satu bagian dan saling melengkapi sesuai dengan fungsinya masing-masing. Dengan menggunakan alat bukti transaksi berupa nota, kwitansi dan faktur Anda dapat mengelola keluar masuknya dana dari perusahaan Anda. Perbedaan utama dari ketiga alat bukti transaksi tersebut adalah fungsi dan format dari masing-masing bukti transaksi. 

• Nota 

Nota merupakan alat bukti dari transaksi penjualan dan pembelian dengan cara tunai. Biasanya bentuk nota dibuat dalam dua lembar yang berfungsi menjadi bukti bagi yang menyerahkan dan menerima penjualan. Nota dalam transaksi penjualan dibagi menjadi dua jenis yaitu Nota Debit (Debit Memorandum) dan Nota Kredit (Kredit Memorandum). Nota Debit menjadi alat bukti transaksi ketika terjadi pengembalian barang yang rusak, cacat atau tidak sesuai pesanan. Nota debit biasanya dikirimkan bersama barang yang sudah dibeli kepada penjualan. Adapun, nota kredit berfungsi untuk menjadi bukti transaksi setelah menerima barang dengan dibeli dengan cara kredit. 

• Kwitansi 

Berbeda dengan nota, kwitansi lebih berfungsi untuk digunakan sebagai bukti serah terima sejumlah dana. Sehingga secara spesifik kwitansi berfungsi sebagai alat bukti transaksi dengan diikuti oleh penyerahan uang yang masuk atau keluar dari perusahaan. Untuk melengkapi dan memperkuat kwitansi ini biasanya dibubuhi dengan materai 6000. 

• Faktur

Faktur adalah dokumen transaksi yang berisi rincian pembelian. Biasanya dalam faktur berisi informasi lengkap tentang identitas pemesan, nomor pemesan, total harga dan tanggal pemesanan. Informasi pada faktur memberikan gambaran secara lengkap kepada perusahaan tentang barang yang sudah dipesan, siapa pemesan dan kapan pesanan disampaikan. 

Fungsi Nota 

Seperti yang sudah Ukirama mention pada poin sebelumnya, bahwa faktur, kwitansi dan nota ketiganya berfungsi sebagai alat bukti. Tetapi secara spesifik nota berfungsi untuk menjadi alat bukti dari transaksi pembelian dan penjualan barang dengan metode tunai. Nota sendiri terbagi menjadi dua, yaitu nota retur dan nota pembatalan. Apa penjelasan lengkapnya? Simak ulasannya berikut ini.

Nota Retur 

Retur yang berasal dari kata return yang artinya pengembalian, bisa diartikan sebagai nota transaksi ketika terjadi pembatalan pembelian. Pembeli yang akan mengeluarkan nota retur kemudian diserahkan kepada penjual serta barang yang akan dikembalikan. Informasi dalam nota retur harus memuat informasi nomor urut nota, kode seri, tanggal barang yang dikembalikan, identitas penjual disertai dengan nomor pokok wajib pajak (NPWP). Informasi mengenai barang dan jumlah barang yang dikembalikan. Ditambah dengan informasi pajak pertambahan nilai atas BKP yang dikembalikan kepada pihak penjual. Untuk membedakan siapa yang menerbitkan nota retur dilihat dari pihak yang menerbitkannya. Jika nota retur dikeluarkan oleh penjual maka disebut sebagai nota retur penjualan. Tetapi, jika dikeluarkan oleh pembeli maka disebut nota retur pembelian. Dalam membuat nota retur harus dibuat dalam dua rangkap. Tetapi, jika pembeli bukan PKP maka nota retur harus dibuat tiga rangkap. 

Nota Pembatalan

Sesuai dengan namanya, nota pembatalan berfungsi untuk menjadi alat bukti transaksi ketika terjadi pembatalan transaksi yang melibatkan jasa kena pajak. Menurut Pasal 15 ayat 2 PER-24/PJ/2012 pembatalan transaksi yang sudah diterbitkan faktur pajaknya maka harus didukung oleh alat bukti pembatalan dalam bentuk kontrak atau nota. Nota pembatalan berfungsi untuk membatalkan faktur pajak yang memiliki kekeliruan. Biasanya kasus-kasus yang umum terjadi dalam mengeluarkan nota ini adalah anya kejadian luar biasa atau salah ketika menginput NPWP. Setelah dikeluarkannya nota pembatalan maka dapat mengurangi pajak pengeluaran dari barang atau jasa. Sementara pihak pembeli penerbitan akan mengurangi pajak masukan. Dalam nota pembatalan minimal berisi informasi mengenai kop pembatalan, tanggal, faktur pajak dan nomor nota pembatalan. Dalam badan nota pembatalan berisi mengenai informasi identitas dan nomor pokok wajib pajak, jenis JKP, jumlah penggantian dan jumlah PPN nya juga disertai dengan nomor urut. Please Be Aware!Secara garis besar, perbedaan utama dari nota retur dan nota pembatalan adalah objek transaksi yang dilakukan. Jika objek transaksi adalah barang maka ketika ingin membatalkan transaksi diterbitkan nota retur. Sementara jika objek transaksi adalah jasa, dan ingin dilakukan pembatalan atas jasa yang sudah diterima maka diterbitkan nota pembatalan. Beberapa informasi tambahan pada artikel ini adalah apabila Anda menerima nota penjualan dan dilaporkan pada bulan yang berbeda, tapi apakah hal itu boleh dilakukan? Jawabannya adalah tergantung, apakah Anda berperan sebagai penjual atau pembeli. Jika Anda berperan sebagai pembeli maka masa pelaporan retur harus sama dengan laporan SPT pada tanggal penerbitan retur. Sementara bagi penjual boleh untuk dilaporkan di periode selanjutnya. Hal ini sudah ditegaskan dalam Pasal 5A UU PPN 2000 juga dalam Keputusan Menteri Keuangan 596/KMK.04/1994. Terdapat ketentuan khusus dalam penerbitan nota retur dan nota pembatalan, dimana penerbitan nota retur atau pembatalan yang tidak mencantumkan identitas seperti nama, alamat dan NPWP maka dianggap batal. Atau tidak terjadi pengembalian. Ketentuan tersebut ditegaskan dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak No. SE-131/PJ/2010. 

Itu dia beberapa informasi yang dapat Ukirama bagikan untuk Anda. Semoga informasi awal mengenai perbedaan jenis-jenis bukti transaksi, jenis-jenis nota pembatalan dan deskripsi mengenai kondisi penggunaan alat bukti tersebut dapat membantu bisnis Anda.