Secara sederhana, procurement atau pengadaan adalah proses strategis yang mencakup keseluruhan siklus untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Proses ini dimulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian dan seleksi vendor, negosiasi kontrak, hingga manajemen hubungan dengan pemasok. Fokus utama dari procurement adalah untuk mendapatkan nilai terbaik dalam jangka panjang.
Di sisi lain, purchasing atau pembelian adalah salah satu bagian dari proses procurement. Purchasing lebih bersifat transaksional, berfokus pada kegiatan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dalam tahap procurement.
Dengan kata lain, purchasing adalah eksekusi dari strategi yang telah dirancang oleh tim procurement. Jika diibaratkan, procurement adalah arsitek yang merancang keseluruhan bangunan, sementara purchasing adalah kontraktor yang memastikan bangunan tersebut didirikan sesuai dengan rancangan.
Ruang Lingkup dan Fokus Utama Keduanya
Perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing terletak pada ruang lingkup dan fokusnya.
Procurement (Pengadaan):
- Fokus: Strategis dan jangka panjang.
- Ruang Lingkup: Mencakup keseluruhan proses dari awal hingga akhir, termasuk:
- Analisis kebutuhan perusahaan.
- Riset pasar untuk mengidentifikasi pemasok potensial.
- Evaluasi dan seleksi pemasok berdasarkan kriteria kualitas, harga, dan keandalan.
- Negosiasi harga, syarat, dan ketentuan kontrak.
- Manajemen kontrak dan hubungan jangka panjang dengan pemasok.
- Analisis risiko rantai pasok.
- Tujuan: Mendapatkan nilai total terbaik (Total Cost of Ownership), membangun kemitraan strategis dengan pemasok, dan memastikan keberlanjutan pasokan.
Purchasing (Pembelian):
- Fokus: Taktis, transaksional, dan jangka pendek.
- Ruang Lingkup: Merupakan bagian dari procurement yang meliputi:
- Pembuatan dan pengiriman Purchase Order (PO).
- Proses penerimaan barang atau jasa.
- Pemeriksaan kesesuaian pesanan dengan faktur.
- Proses pembayaran kepada pemasok.
- Tujuan: Memastikan barang atau jasa yang dipesan datang tepat waktu, sesuai jumlah, dan dengan harga yang telah disepakati.
Perbedaan Proses Procurement dan Purchasing
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah perbandingan tahapan proses antara procurement dan purchasing:
Tahapan Proses ProcurementTahapan Proses Purchasing1. Identifikasi Kebutuhan1. Menerima Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)2. Analisis dan Pemilihan Pemasok2. Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)3. Negosiasi Kontrak dan Harga3. Mengirimkan PO kepada Pemasok4. Penetapan Kerjasama4. Melakukan Tindak Lanjut Pesanan5. Manajemen Hubungan Pemasok5. Menerima dan Memeriksa Barang/Jasa6. Evaluasi Kinerja Pemasok6. Memproses Faktur dan PembayaranExport to Sheets
Contoh Penerapan dalam Bisnis
Mari kita lihat contoh konkret dalam sebuah perusahaan manufaktur furnitur di Jakarta:
Skenario Procurement: Perusahaan membutuhkan pasokan kayu jati berkualitas tinggi untuk lini produk ekspor terbarunya. Tim procurement akan bertugas untuk:
- Menganalisis Kebutuhan: Menentukan spesifikasi kayu yang dibutuhkan (jenis, ukuran, tingkat kekeringan) dan volume yang diperlukan untuk satu tahun ke depan.
- Riset Pemasok: Mencari dan mengidentifikasi beberapa pemasok kayu jati terpercaya di Jawa Tengah dan Jawa Timur.
- Evaluasi: Mengunjungi lokasi pemasok, memeriksa kualitas kayu, dan menilai kapasitas produksi serta rekam jejak mereka.
- Negosiasi: Melakukan negosiasi harga terbaik untuk pembelian dalam volume besar, menegosiasikan jadwal pengiriman yang konsisten, dan menyusun kontrak kerja sama untuk jangka waktu satu tahun.
- Manajemen Hubungan: Membangun hubungan baik dengan pemasok terpilih untuk memastikan kelancaran pasokan di masa depan.
Skenario Purchasing: Setelah kontrak dengan pemasok kayu jati disepakati oleh tim procurement, tim purchasing akan bertugas untuk:
- Menerima Permintaan: Menerima permintaan pembelian dari departemen produksi yang membutuhkan 10 meter kubik kayu jati untuk produksi minggu depan.
- Membuat PO: Membuat Purchase Order (PO) berdasarkan harga dan ketentuan yang sudah ada di dalam kontrak.
- Mengirim PO: Mengirimkan PO tersebut kepada pemasok yang telah ditentukan.
- Penerimaan: Saat kayu tiba di pabrik, tim purchasing (bersama dengan tim gudang) akan memeriksa apakah volume dan kualitasnya sesuai dengan yang tertera di PO.
- Pembayaran: Memproses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan termin yang disepakati dalam kontrak.
| Kriteria | Procurement (Pengadaan) | Purchasing (Pembelian) |
|---|---|---|
| Fokus | Strategis, proaktif | Taktis, reaktif |
| Tujuan | Menciptakan nilai dan keunggulan kompetitif | Memenuhi kebutuhan operasional harian |
| Orientasi | Jangka panjang | Jangka pendek |
| Lingkup | Seluruh siklus pengadaan | Proses pemesanan hingga pembayaran |
| Hubungan Vendor | Membangun kemitraan strategis | Transaksional |
| Aktivitas Utama | Riset, seleksi, negosiasi, manajemen kontrak | Pemesanan, penerimaan, pembayaran |
Kapan Bisnis Membutuhkan Keduanya?
Pada dasarnya, setiap bisnis yang melakukan pengadaan barang atau jasa membutuhkan kedua fungsi ini, meskipun skala dan kompleksitasnya bisa berbeda.
- Usaha Kecil dan Menengah (UKM): Mungkin tidak memiliki departemen procurement dan purchasing yang terpisah. Seringkali, satu orang atau pemilik usaha sendiri yang menjalankan kedua fungsi ini. Namun, tetap penting bagi mereka untuk berpikir secara strategis (procurement) saat memilih pemasok utama, dan bertindak taktis (purchasing) saat melakukan pemesanan rutin.
- Perusahaan Besar: Mutlak membutuhkan departemen atau tim yang jelas untuk procurement dan purchasing. Tim procurement akan fokus pada pengadaan bahan baku utama, mesin produksi, atau layanan vital lainnya yang berdampak besar pada perusahaan. Sementara itu, tim purchasing akan menangani ribuan transaksi pembelian rutin, mulai dari alat tulis kantor hingga suku cadang kecil.
Dengan memisahkan kedua fungsi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa keputusan strategis terkait pengadaan tidak terganggu oleh tugas-tugas administratif harian, dan sebaliknya, proses pembelian dapat berjalan dengan cepat dan efisien sesuai dengan kerangka kerja yang telah ditetapkan.
Kesimpulan
Memahami perbedaan antara procurement dan purchasing adalah langkah awal yang krusial untuk membangun sistem pengadaan yang efektif. Procurement adalah tentang perencanaan strategis dan penciptaan nilai jangka panjang, sementara purchasing adalah tentang eksekusi taktis yang efisien.
Dengan mengintegrasikan kedua fungsi ini secara sinergis, perusahaan di Indonesia dapat mengamankan pasokan yang berkualitas, mengoptimalkan biaya, dan pada akhirnya, meningkatkan daya saing di pasar yang semakin kompetitif. Menggunakan software ERP seperti Ukirama dapat membantu mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses procurement dan purchasing, memberikan visibilitas penuh, dan memudahkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
