Untuk sebagian orang, software ERP mungkin sudah bukan hal asing lagi. Namun berbeda dengan kebanyakan orang yang mungkin belum pernah mendengarnya, sistem berbasis perangkat lunak ini tidak diketahui bagaimana bentuknya dan fitur apa saja yang dapat dimanfaatkan untuk keuntungan penggunanya.Istilah ERP sendiri merupakan singkatan dari Enterprise Resources Planning yang dapat diartikan sebagai sistem untuk merencanakan sumber daya perusahaan. Berkat kemajuan teknologi saat ini, perusahaan dapat melakukan ERP melalui software yang saat ini sudah banyak disediakan agar lebih mudah dalam melakukan tidak hanya pencatatan tetapi juga mengolah setiap data yang dimiliki dan dibutuhkan oleh bisnis. Pun seperti fungsi teknologi pada umumnya, software ERP juga memiliki fungsi yang secara otomatis menyimpan data dan informasi operasional bisnis sehingga pencatatan tidak perlu dilakukan secara manual lagi yang cenderung memerlukan lebih banyak waktu, tenaga, dan upaya. Selain itu juga pencatatan data operasional bisnis secara manual tidak seefektif dan seefisien dengan menggunakan software ERP. Sehingga pengimplementasian software ini tentu akan lebih menguntungkan bagi perusahaan dalam jangka waktu panjang, terutama bagi perusahaan yang ingin dapat lebih fokus dalam mengembangkan strategi untuk memperluas bisnisnya.Dengan kata lain, fungsi utama dari menggunakan software ERP pada perusahaan adalah untuk mengintegrasikan informasi dan data bisnis yang sebelumnya terpisah, seperti data sales, marketing, persediaan barang di gudang, distribusi, pembelian bahan baku, akuntansi, dan data lainnya, agar dapat digabungkan menjadi satu dalam sebuah sistem yang dapat diakses dimana saja melalui perangkat elektronik.
Awal Software ERP Bermula
Tidak banyak yang tahu bahwa istilah Enterprise Resources Planning atau yang lebih dikenal dengan singkatan ERP pertama kali diciptakan oleh Gartner Group di tahun 1990. Namun, konsep dari ERP, yaitu merencanakan sumber daya yang dimiliki perusahaan ini telah ada sejak sekitar tahun 1960-an. Di tahun 60-an, konsep perencanaan sumber daya ini hanya digunakan untuk mengelola persediaan barang dan melakukan kontrol pada industri manufaktur dimana sebuah software diciptakan agar dapat memantau persediaan barang, menampilkan status serta saldo. Di tahun 70-an, program perencanaan sumber daya perusahaan tersebut kemudian berkembang menjadi MRP atau Material Requirements Planning yang digunakan untuk menjadwalkan produksi pada manufaktur.Setelah pertama kali diciptakan dan digunakan di tahun 70-an tersebut, MRP akhirnya dikembangkan agar dapat mencakup kegiatan manufaktur lainnya secara lebih luas yang akhirnya terciptalah MRP-II atau yang disebut juga Material Resource Planning. Di tahun 1990, MRP-II memiliki fungsi yang lebih luas dari versi pertamanya dimana tidak hanya untuk memantau persediaan barang serta kegiatan operasional lainnya, tetapi juga mencakup kegiatan perusahaan seperti sumber daya manusia, keuangan, manajemen proyek, dan juga permesinan. Karena semakin luas kegiatan operasional bisnis yang dicakup, istilah MRP-II kemudian digantikan dengan istilah ERP yang dikenal hingga saat ini.Penggunaan software ERP mulai dilakukan oleh perusahaan-perusahaan di tahun 90-an akibat adanya masalah pada komputer Y2K serta rencana memperkenalkan Euro sehingga mereka terdorong untuk mengubah sistem yang digunakan dengan menggunakan solusi yang diberikan oleh ERP. Setelah pengadopsian ERP semakin meningkat, akhirnya dibangunlah NetSuite di tahun 1998, yang bertujuan untuk mengembangkan sistem ERP yang penggunaannya bisa dilakukan oleh seluruh perusahaan dari segala sektor dan dapat diakses melalui internet.Gartner Group kemudian mengembangkan kembali software ERP yang ada dan mengubahnya menjadi ERP-II di tahun 2000-an, dimana sistem ERP ini merupakan ERP pertama yang berbasiskan Cloud. Sistem ERP versi terbaru ini menyediakan keuntungan yang lebih bagi perusahaan yang menggunakannya seperti fleksibilitas yang tinggi karena programnya yang berbasiskan internet sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Industri yang Bisa Menggunakan ERP
Walaupun penciptaan dan pengembangan program ERP awalnya ditujukan untuk mempermudah proses operasional pada sektor manufaktur, namun berkat adanya pengembangan yang dilakukan pada tahun-tahun berikutnya, sistem ini akhirnya dapat digunakan oleh perusahaan-perusahaan di sektor lain seperti pendidikan, jasa, real estate, F&B, kesehatan, grosir dan ritel, bahkan hingga bisa digunakan oleh sektor pemerintahan.Karena sifat naturalnya sebuah organisasi maupun perusahaan yang pasti dikelola oleh sumber daya manusia, kegiatan transaksi pembelian jasa dan barang, melakukan penjualan maupun pendistribusian sesuatu serta melakukan pencatatan keuangan, program ERP membuat perusahaan di semua sektor untuk dapat mengintegrasikan kegiatan-kegiatan dasar tersebut dan memungkinkan untuk mengelolanya secara lebih efektif dan efisien.
Software ERP Indonesia vs Internasional
Meskipun memiliki konsep fungsi yang sama, namun software ERP perlu disesuaikan dengan karakteristik perusahaan serta tempatnya beroperasi. Hal ini dikarenakan setiap wilayah memiliki karakteristiknya masing-masing sehingga cara bisnis beroperasi pun juga terpengaruh. Oleh sebab itu, fitur-fitur yang disediakan pada software ERP pun bisa jadi sedikit berbeda agar dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Pada dasarnya, software ERP di Indonesia dengan internasional memiliki fungsi standar yang sama, seperti mengintegrasikan informasi dan data operasional bisnis pada sales, marketing, akuntansi, purchasing, dan inventaris. Perbedaannya hanya pada fitur-fitur tambahan yang berfungsi untuk membantu perusahaan dalam mengoperasikan bisnisnya. Meskipun tidak semua, namun banyak dari software ERP internasional memfasilitasi perusahaan untuk dapat menggunakan berbagai macam bahasa serta menyediakan informasi perihal regulasi dan hukum yang berlaku di beberapa negara.Biasanya, penggunaan software ERP internasional dilakukan oleh perusahaan berskala besar yang ingin atau telah melebarkan sayap bisnisnya ke negara lain. Fasilitas yang disediakan oleh software ERP internasional memungkinkan bagi perusahaan tersebut untuk dapat mengelola operasional bisnisnya di luar negeri dengan lebih mudah, terutama secara teknis, seperti mengelola operasional keuangan lintas negara dengan mata uang yang berbeda dimana perusahaan harus mengetahui undang-undang perpajakan yang berbeda serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk membuat laporan dan pengawasan. Selain itu juga perusahaan yang telah melakukan operasional bisnisnya hingga ke negara lain perlu mengelola dan memantau keuangan dimana perusahaan induk harus dapat mengumpulkan data dan informasi dari operasional bisnis di negara lain untuk selanjutnya dibuatkan laporan keuangan secara menyeluruh.Apabila perusahaan Anda masih dalam tahap berkembang dan belum mencakup operasional bisnis di negara lain, sangat disarankan untuk menggunakan software ERP Indonesia dimana fasilitas yang diberikan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang beroperasional di Indonesia sehingga perusahaan tidak perlu khawatir dalam hal teknisnya. Perusahaan tinggal mengalokasikan waktunya untuk lebih fokus pada pengembangan bisnis dan menciptakan inovasi yang dapat mengembangkan bisnis di pasar.
