Purchase Order: Pengertian dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Dalam menjalankan operasional perusahaan, tentunya ada banyak hal yang dilakukan. Salah satunya adalah proses procurement atau pengadaan barang. Procurement biasanya juga dikenal dengan istilah purchasing atau pembelian barang yang dilakukan sebagai bentuk dari perputaran uang dan investasi yang dilakukan perusahaan itu sendiri. Nah, dalam proses procurement ini, suatu perusahaan mau tidak mau tentunya akan tetap berhadapan dengan transaksi sekaligus dokumen yang dinamakan Purchase Order.Pengertian Purchase OrderPesanan pembelian atau biasa disebut dengan purchase order adalah suatu dokumen yang dibuat oleh para pembeli, untuk menunjukan barang apa saja yang ingin dipesan dan dibeli dari pihak penjual. Purchase order ini juga bisa berupa sebuah kontrak yang nantinya akan membantu membentuk suatu kesepakatan antara pembeli dan penjual, mengenai barang-barang yang ingin dibeli oleh pihak pembelinya. Hal ini tentunya berbeda dengan invoice yang biasanya memang dibuat oleh para penjual dan akan dikirimkan ke pembeli, Purchase order atau PO ini asalnya dari pembeli yang kemudian dikirimkan kepada pihak penjual.Isi dari purchase order ini sendiri biasanya terdiri dari detail perusahaan yang terlibat, tanggal pesanan, dan rincian-rincian penting dari barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Misalnya saja rincian tentang nama barang, jumlah barang yang akan dibeli, harga dan ketentuan tambahan lainnya. Pada dasarnya, purchase order ini merupakan suatu surat permintaan barang yang jumlah dan harganya akan dicantumkan oleh pembeli.Setelah purchase order ini selesai dibuat, maka akan langsung dikirim kepada pihak penjual. Selanjutnya pihak penjual tersebut, akan memberi keputusan apakah akan menerima atau menolak kontrak tersebut. Apabila purchase order tersebut diterima, artinya pihak penjual sudah menyetujui untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang sudah ditetapkan oleh pembeli. Kemudian pihak penjual biasanya akan mengeluarkan suatu faktur atau invoice pada pembeli yang berdasarkan pada pesanan pembeliannya.Meskipun purchase order ini bisa dibilang sedikit rumit, namun melakukan pemesanan pembelian melalui purchase order dapat memberikan rasa aman dari kemungkinan adanya tindakan-tindakan penipuan tambahan dan untuk mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.Langkah dalam Membuat Purchase OrderSaat anda ingin melakukan pembelian suatu barang atau jasa dari perusahaan atau supplier dengan menggunakan sistem PO, ada beberapa langkah yang harus anda lakukan untuk mengantisipasi dan meminimalisir kerugian dari perusahaan. Jadi akan lebih baik jika anda membuat daftar dari kebutuhan material perusahaan dalam kurun waktu tertentu yang selanjutnya bisa dilakukan dengan:

• Memilih supplier terbaik lewat berbagai sumber seperti direktori perdagangan, iklan ataupun penawaran dari supplier sendiri. Bisa juga berdasarkan saran dari forum bisnis
• Setelah anda memilih supplier, anda bisa segera membuat purchase order.
• Pastikan untuk mencocokan data jumlah barang dan jenis barang yang sesuai dengan yang tercantum di dalam formulir Purchase Order terlebih dahulu supaya tidak terjadi kesalahan
• Simpanlah form Purchase Order tersebut supaya bisa anda gunakan sebagai panduan pada pembelian selanjutnya

Selain itu, anda sebagai pihak pembeli juga harus memperhatikan beberapa hal dalam membuat Purchase Order seperti:

1. Sebagai seorang pemesan, anda harus mencantumkan identitas dari perusahaan anda dengan jelas dalam Purchase Order tersebut
2. Cantumkan secara detail apa saja yang ingin anda pesan, misalnya seperti merek, nama barang, jumlahnya dan informasi-informasi lainnya
3. Jangan lupa mencantumkan secara jelas produsen atau supplier yang anda pilih
4. Jika perlu, anda bisa menyebutkan media sebagai tempat iklan dari produk yang ditawarkan tersebut
5. Jangan sampai lupa untuk menyebutkan jenis dari pengiriman, waktu pengiriman dan cara pengiriman seperti apa yang anda inginkan serta metode pembayaran yang bisa anda lakukan
6. Cantumkanlah nomor dari purchase order anda. Nomor ini bisa dibilang sangatlah penting dalam melakukan penelusuran jika suatu saat terjadi kekeliruan ataupun permasalahan dari purchase order yang anda buat

Manfaat Purchase Order:Setiap dokumen atau formulir yang digunakan oleh perusahaan tentunya memiliki manfaat yang berbeda-beda. Begitu pula dengan purchase order, berikut ini adalah beberapa manfaat purchase order bagi perusahaan:

1. Menghindari Tindak Penipuan

Melakukan pemesanan dari suatu supplier memang bisa dilakukan secara langsung. Namun ,hal ini biasanya akan sedikit berbahaya karena bisa saja anda tertipu, apalagi jika sistem pemesanan yang dilakukan tidak sesuai SOP. Hal ini berbeda dengan melakukan pemesanan barang dengan sistem Purchase Order di mana ini akan lebih aman dari tindak penipuan, sehingga bisa meminimalisir terjadinya kerugian yang bisa saja dialami oleh perusahaan.

2. Menentukan Harga Sendiri

Jadi, dalam purchase order ini anda sebagai seorang pembeli bisa menentukan berapa harga yang anda inginkan untuk kemudian diajukan kepada pihak penjual. Nah, apabila pihak penjual tersebut menyetujui harga dan barang yang inginkan tentunya ini bisa lebih menguntungkan bagi perusahaan.Bahkan, jika anda melakukan pemesanan dan pembelian lewat Purchase Order dalam jumlah besar, biasanya anda akan mendapatkan potongan harga atau harga khusus yang tentunya lebih murah. Hal ini tentunya akan lebih menghemat uang perusahaan dan bisa menjadi nilai plus tersendiri.

3. Mengamankan Ketersediaan Barang

Melakukan pembelian dengan cara Purchase Order dapat membantu anda dalam mengamankan barang yang ingin anda beli. Hal ini karena ketika anda mengajukan Purchase Order tersebut, tentunya penjual akan memastikan dari ketersediaan barang yang anda inginkan dan menyimpannya untuk dikirim pada waktu yang telah ditentukan. Jika barang yang anda pesan merupakan barang yang cepat habis di pasar, maka sistem PO ini akan sangat membantu.