Struktur Organisasi: Fungsi, Jenis, dan Faktor yang Mempengaruhinya

Mungkin bagi sebagian orang struktur organisasi bukan sebuah topik yang perlu untuk didalami atau dipelajari. Namun, apakah Anda pernah bertanya-tanya mengapa suatu organisasi memerlukan struktur organisasi? Bagaimana sebuah struktur organisasi dapat memberikan kontribusi atau membantu organisasi tersebut? Seberapa penting peranannya bagi sebuah organisasi untuk memiliki struktur organisasi? Apa faktor penting dalam menentukan kesuksesan sebuah organisasi?Mungkin ada dari pertanyaan di atas yang Anda miliki jawabannya. Namun, apakah pertanyaan-pertanyaan tersebut memiliki jawaban dasar yang bisa dijadikan acuan atau pedoman bagi pengelola organisasi terutama mereka yang baru saja terjun di dunia bisnis dan masih awam dengan apa yang harus dilakukan pertama kali untuk membangun dan mengembangkan bisnisnya.

Definisi Struktur Organisasi

Di dalam setiap organisasi dibutuhkan sebuah sistem yang dapat digunakan untuk menentukan hirarki atau susunan setiap posisi yang ada di dalamnya. Posisi atau hirarki ini berguna untuk menentukan setiap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang, fungsi keberadaannya, dan kepada siapa ia harus memberikan laporan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya di dalam organisasi tersebut.Karena kebutuhan akan sebuah sistem tersebutlah, kemudian dikembangkan suatu sistem yang kita kenal sebagai struktur organisasi, yang diharapkan dapat memenuhi fungsi-fungsi di atas yang nantinya dapat menjadi penentu bagaimana organisasi tersebut dioperasikan untuk mencapai tujuannya.Jenis-jenis struktur organisasi ada beberapa macam dan masing-masing tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya. Selain itu, tidak semua struktur organisasi dapat digunakan oleh semua organisasi. Hal ini dikarenakan, pemilihan struktur organisasi yang tepat harus dipilih berdasarkan situasi atau kondisi atau titik tertentu dalam siklus hidup organisasi tersebut.

Fungsi dari Struktur Organisasi bagi Bisnis

Pentingnya memiliki sebuah struktur organisasi dalam bisnis dapat membantu bisnis tersebut untuk dapat tumbuh dengan lebih baik dan tentunya menghasilkan keuntungan yang diharapkan. Apabila tidak ada struktur organisasi di dalam suatu perusahaan, maka semua orang yang berada di dalamnya akan menjadi tidak tentu arah dan saling menarik satu sama lain ke arah yang berbeda. Tentunya hal ini dapat memperlambat pertumbuhan perusahaan karena tujuan tidak dapat dicapai.Dengan adanya sebuah struktur, maka perusahaan dapat menempatkan sumber daya manusia yang dimilikinya di tempat yang tepat sesuai dengan keterampilan individu tersebut guna mencapai tujuan yang diinginkan. Dan yang paling penting, struktur organisasi akan membantu perusahaan untuk mengetahui siapa bertanggung jawab atas apa.Berikut di bawah ini adalah beberapa fungsi dari struktur organisasi bagi bisnis yang perlu diketahui:1. Struktur Organisasi Memungkinkan Komunikasi yang Lebih BaikInformasi merupakan hal yang paling penting bagi kesuksesan sebuah organisasi terutama bagi organisasi yang memang mencari keuntungan. Oleh karenanya, struktur organisasi harus dibuat dengan kejelasan jalur komunikasi.Contohnya, divisi pajak dan divisi keuangan diharuskan melapor kepada Direktur Keuangan. Hal ini dikarenakan Direktur Keuangan membutuhkan laporan dan informasi yang diberikan oleh kedua divisi tersebut untuk mempertanggung jawabkan posisinya.2. Hubungan Pelaporan yang JelasSeluruh karyawan wajib memahami dan mengetahui apa saja hal-hal yang menjadi tanggung jawab mereka dan kepada siapa mereka harus melaporkan setiap kemajuan pekerjaannya untuk dipertanggungjawabkan.Dengan adanya kejelasan dalam hubungan pelaporan ini, maka dapat memudahkan pimpinan terkait untuk melakukan pengawasan kepada karyawan yang tingkatnya lebih rendah pada struktur organisasi.Selain itu, dengan adanya kejelasan dalam hubungan pelaporan, karyawan dapat meminta bantuan atau arahan kepada orang yang tepat. Manajer juga dapat mengetahui sampai batas mana kewenangan mereka berada sehingga tidak ada perselisihan mengenai wilayah wewenang.3. Pertumbuhan dan EkspansiStruktur organisasi berfungsi untuk menempatkan individu yang tepat di posisi yang tepat sesuai dengan kemampuannya. Pasalnya, pertumbuhan perusahaan dapat dicapai dengan cepat ketika perusahaan tersebut dapat mengelola sumber dayanya dengan sebaik mungkin.Selain itu, struktur organisasi pun juga harus turut berkembang bersama dengan pertumbuhan perusahaan. Hal ini untuk memastikan efektivitas dari fungsi struktur organisasi. Contohnya, ketika sebuah perusahaan berkembang dengan cepat dan mempekerjakan lebih banyak orang pada suatu divisi, lalu individu-individu tersebut harus melapor kepada seorang manajer yang harus memberikan bantuan dan arahan, maka efisiensi dari fungsi sang manajer akan menurun dan berpotensi memperlambat kinerja karyawan yang berada di bawahnya.4. Penyelesaian Tugas yang EfisienDengan adanya struktur organisasi yang dibuat dengan baik, maka struktur organisasi ini dapat membantu seorang manajer proyek untuk mengetahui seberapa banyak sumber daya manusia yang ada untuk diikutsertakan dalam suatu proyek ketika tanggung jawab dari masing-masing divisi serta kemampuan setiap individu dalam tim jelas.5. Menyesuaikan Kebutuhan PerusahaanSetiap perusahaan yang bergerak di industri yang berbeda pasti membutuhkan kombinasi bakat dari sumber daya manusia yang berbeda pula. Terkadang, kemampuan dari sumber daya manusia yang diperlukan bisa cenderung lebih besar pada divisi tertentu. Misalnya, sebuah perusahaan yang operasional bisnisnya mengembangkan software, membutuhkan lebih banyak sumber daya manusia yang memiliki keterampilan yang berhubungan dengan operasional bisnisnya ini.Hubungan pelaporan yang jelas antar tim diperlukan untuk memenuhi tenggat waktu yang harus dikejar dan menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan kesuksesan perusahaan.6. Mengetahui Apa yang SalahPerusahaan dengan struktur organisasi yang buruk bisa jadi mengalami kemunduran atau menghambat pertumbuhan perusahaan. Biasanya hal ini terjadi dikarenakan tidak adanya kejelasan dalam tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh setiap individu berdasarkan posisi dan fungsinya. Hasilnya, bisa jadi perusahaan melewatkan tenggat waktu penting karena tidak ada karyawan yang menyelesaikan suatu proyek atau pekerjaan.Apabila karyawan tidak mengetahui kepada siapa mereka harus melapor, bisa jadi mereka akan menerima tugas yang sama sekali berbeda dari beberapa manajer di atasnya.

Jenis Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi FungsionalPada struktur organisasi fungsional, divisi yang ada di dalam organisasi dibagi berdasarkan fungsi pekerjaan umumnya. Contohnya, divisi yang berkaitan dengan marketing, seperti divisi social media, digital marketing, SEO, dll ke dalam satu departemen. Lalu, perusahaan membentuk departemen yang berbeda yang mencakup divisi sales dan divisi yang berkaitan erat dengannya.Struktur fungsional mudah untuk dikembangkan ketika perusahaan berkembang.2. Struktur Divisi Berbasis ProdukStruktur organisasi yang satu ini dibentuk dengan beberapa struktur fungsional yang lebih kecil di dalamnya. Contohnya, setiap divisi, sesuai dengan lini produk yang dimiliki oleh perusahaan, memiliki tim marketing sendiri, tim sales sendiri, dan lain sebagainya.Struktur divisi berbasis produk ini akan lebih baik diterapkan pada perusahaan yang memiliki banyak lini produk guna memudahkan proses pengembangan produk.3. Struktur Divisi Berbasis PasarJenis struktur yang satu ini dibentuk atas dasar industri, pasar, atau jenis pelanggan yang ditargetkan. Struktur divisi berbasis pasar akan lebih baik diterapkan pada suatu perusahaan yang produk atau layanannya terbilang untuk yang diperuntukkan target konsumen tertentu. Penerapan struktur ini juga memungkinkan bagi perusahaan untuk selalu mengetahui perubahaan permintaan dari target konsumen yang berbeda.4. Struktur Divisi GeografisStruktur Divisi Geografis diterapkan berdasarkan wilayah atau distrik. Struktur ini lebih cocok untuk digunakan pada perusahaan yang harus berada dekat dengan supplier atau konsumen. Selain itu, jenis struktur ini memungkinkan bagi divisi per wilayah untuk mengambil keputusan dengan perspektif yang berbeda-beda.5. Struktur Berbasis ProsesStruktur Berbasis Proses diciptakan dari beberapa proses yang berbeda, seperti “Riset & Pengembangan”, “Akuisisi Pelanggan”, dan “Pemenuhan Permintaan atau Pesanan”.Jenis struktur ini mempertimbangkan koneksi antara aktivitas yang satu dengan yang lainnya serta berguna untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas suatu bisnis. Struktur berbasis proses cocok untuk digunakan oleh perusahaan yang industrinya bergerak dengan cepat karena struktur ini mudah untuk disesuaikan.6. Struktur MatriksBerbeda dengan jenis struktur yang sudah disebutkan di atas, struktur organisasi dengan matrik tidak memiliki model hirarki tradisional. Pada struktur ini, karyawan memberikan laporan ganda berdasarkan fungsionalnya dan berbasis lini produk.Keunggulan dari penggunaan struktur organisasi matriks adalah ada fleksibilitas dan keseimbangan dalam mengambil keputusan dikarenakan hubungan pelaporan ganda tersebut.7. Struktur MelingkarMeskipun struktur organisasi melingkar memiliki bentuk yang sama sekali berbeda dengan yang lain, namun struktur ini masih mengikuti model hirarki dimana karyawan dengan posisi yang tinggi berada di dalam lingkaran dalam lingkaran, sedangkan karyawan yang posisinya lebih rendah berada di lingkaran luar.8. Struktur DatarStruktur ini lebih terlihat seperti piramida dimana struktur ini membatasi tingkat management sehingga jarak antara karyawan lebih kecil. Penggunaan struktur ini membuat karyawan lebih produktif karena berkurangnya tekanan hirarki. Selain itu, karyawan akan merasa atasan mereka tidak mengintimidasi dan lebih terlihat seperti anggota tim seperti yang lainnya hanya dengan tanggung jawab yang lebih besar.9. Struktur JaringanPenggunaan jenis struktur ini biasanya dapat ditemukan pada suatu perusahaan yang memiliki banyak lokasi dengan beragam fungsi serta kepemimpinan. 

   Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

1. Ukuran Organisasi: Memilih jenis struktur organisasi yang akan dibuat dan digunakan harus bergantung pada ukuran organisasi tersebut. Hal ini dikarenakan semakin banyaknya karyawan yang terlibat, tentunya akan semakin banyak lapisan pada struktur dan perusahaan harus memastikan bahwa karyawan dapat memahami kepada siapa mereka harus melapor dan meminta persetujuan.
2. Tahap Pengembangan Bisnis: Selain berdasarkan ukuran organisasi, perusahaan juga harus mempertimbangkan siklus perkembangan bisnis dimana perusahaan berada. Umumnya, perusahaan yang masih baru berdiri akan memusatkan otoritas dan kekuasaan kepada pendiri serta penasihat yang dipercaya.

Seiring mengikuti fase pertumbuhan perusahaan, kendali tersebut akan bergeser dimana otoritas dipegang oleh berbagai tingkatan.

3. Jenis Strategi Bisnis: Bergantung dari strategi bisnis yang dimiliki, struktur dapat dibuat dengan menyesuaikannya. Contohnya, jika perusahaan ingin fokus pada inovasi atas produk dan layanannya, maka struktur top-down menjadi struktur yang tepat. Hal ini dikarenakan adanya struktur komando yang jelas sehingga operasional bisnis dapat dilakukan dengan lebih efisien.