Surat seperti yang dipahami berisikan pesan atau informasi yang dibuat seseorang kepada orang lain. Secara umum dikenal dua jenis surat yaitu resmi dan tidak resmi. Salah satu contoh surat resmi tersebut adalah surat kuasa yang akan dibahas dalam artikel kali ini.
Mengenal Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan surat yang berisi pelimpahan wewenangan dari perseorangan atau pejabat kepada orang atau pejabat lain sehingga pihak yang diberi wewenangan dapat mewakili pihak yang memberi kuasa. Pihak yang memberi kuasa harus menyebutkan jenis pelimpahan kekuasaan, atas nama organisasi atau atas nama perorangan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat kuasa yaitu:
Pemberi dan penerima kuasa harus sudah dewasa serta sehat jasmani dan rohani
Penerima kuasa hendaknya merupakan orang yang bisa dipercaya
Surat kuasa untuk penerima perorangan tidak perlu nomor surat
Surat kuasa untuk pengambilan gaji tidak perlu bermaterai
Surat kuasa juga memiliki beberapa jenis yang diantaranya adalah Surat Kuasa Pengambilan Dokumen Kependudukan, Penetapan Ahli Waris, mencairkan uang, penjualan, Pengambilan Keputusan Usaha, dan Pengambilan Keputusan Politik. Namun secara umum ada 3 jenis surat kuasa, yaitu:
Surat Kuasa Perseorangan
Surat kuasa yang dibuat seseorang kepada orang lain yang dipercaya untuk melakukan kepentingan pribadi pemberi kuasa. Contoh surat suara perseorangan ini yaitu mengambil uang pensiun, gaji, mengambil pesanan, mengurus surat, dan sebagainya.
Surat Kuasa Istimewa
Surat kuasa istimewa merupakan surat kuasa yang diberikan seseorang pada pihak lain misalnya pengacara untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pengadilan.
Surat Kuasa Kedinasan
Surat kuasa kedinasan adalah surat kuasa yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan. Surat ini dibuat atas nama instansi perusahaan ataupun seorang pejabat yang diberikan kepada bawahannya untuk melakukan sesuatu yang ada kaitannya dengan urusan instansi atau perusahaan. Surat kuasa jenis inilah yang akan secara khusus dibahas kali ini.
Surat Kuasa dalam Ranah Bisnis
Di dalam dunia bisnis, surat kuasa sangat lumrah dipakai. Kesibukan para pimpinan atau pihak manajerial memaksa mereka untuk membuat surat kuasa dalam memenuhi berbagai hal seperti mengurus perizinan usaha, mengurus pembuatan badan usaha, negosiasi dengan klien, urusan perbankan, dan banyak lainnya.
Di dalam pasal 1792 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPdt) disebutkan bahwa kuasa dapat diberikan dan diterima dan suatu akta umum, suatu tulisan di bawah tangan, dalam sepucuk surat, atau bahkan bisa secara lisan. Namun untuk ranah bisnis, kuasa secara lisan sangat tidak disarankan dan memang jarang dilakukan karena sulit untuk dibuktikan keabsahannya. Oleh karenanya, pemberian kuasa dalam ranah bisnis biasa dilakukan secara tulis atau melalui surat kuasa.
Masih dalam KUHPdt di pasal 1814, pula dijelaskan bahwa perjanjian pemberian kuasa merupakan perjanjian hukum sepihak. Maksudnya, pemberi kuasa bisa sewaktu-waktu mencabut pemberian kuasanya tanpa perlu meminta persetujuan penerima kuasa.
Hal lain yang juga harus diperhatikan dari pembuatan surat kuasa di ranah bisnis ini adalah:
Tanggung jawab tetap berada di pemberi kuasa
Penerima kuasa jangan melampaui kewenangan yang telah ditetapkan oleh pemberi kuasa di dalam surat, karena jika terjadi maka hal tersebut akan beralih menjadi tanggung jawab penerima kuasa
Penerima kuasa tidak dapat untuk dipersalahkan apabila telah dan tetap menjalankan kewajibannya sebagaimana tertulis dalam surat kuasa dan untuk hal tersebut tanggung jawabnya tetap berada di pemberi kuasa
Untuk urusan bisnis, surat kuasa terdiri dari 2 macam, yaitu :
Surat Kuasa Umum
Surat kuasa ini digunakan untuk menerangkan kalau pemberian kuasa hanya berlaku untuk perihal yang bersifat umum saja. Contohnya adalah untuk perbuatan pengurusan, sedangkan untuk memindahtangankan suatu perbuatan lain tidak bisa dilakukan oleh pihak yang diberi kuasa.
Surat Kuasa Khusus
Surat kuasa ini merupakan surat pemberian kuasa yang dilakukan hanya untuk kepentingan tertentu saja. Jadi, di dalamnya akan termuat hal-hal apa yang bisa dilakukan oleh pihak yang diberi kuasa.
Kapan Surat Kuasa Digunakan dalam Urusan Bisnis?
Banyak hal yang bisa membuat perusahaan atau pimpinan perusahaan membutuhkan surat kuasa. Hal yang pasti adalah surat kuasa tersebut digunakan saat perusahaan atau pimpinan perusahaan berhalangan untuk melakukan sesuatu sehingga memberikan kuasanya kepada karyawan yang dipercaya.
Beberapa hal yang bisa menggunakan surat kuasa dalam urusan bisnis diantaranya adalah sebagai berikut.
Bertemu dengan klien dalam pembahasan bisnis
Pengurusan perpajakan
Pengurusan perbankan
Pengambilan dokumen
Penandatanganan dokumen
Perwakilan dalam peradilan
Pengurusan izin (usaha, domisili, badan hukum, dsb), dan lain sebagainya.
Cara Membuat Surat Kuasa dalam Ranah Bisnis
Dalam membuat surat kuasa untuk urusan bisnis, ada beberapa komponen yang harus dimasukkan, yaitu:
Kata “Surat Kuasa”
Nama dan alamat lengkap perusahaan pembuat surat kuasa
Nomor surat kuasa
Identitas pemberi kuasa yang mencakup nama, nomor induk pegawai, jabatan, alamat, dan pangkat
Identitas penerima kuasa yang mencakup nama, nomor induk pegawai, jabatan, alamat, dan pangkat
Tujuan pemberian kuasa
Tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat kuasa dibuat
Jangka waktu berlakunya surat kuasa
Tanda tangan, nama jelas, NIP penerima kuasa
Materai dan cap perusahaan
Agar lebih jelas, berikut contoh surat kuasa khusus yang dibuat seorang Direktur Pemasaran kepada Sekretarisnya dalam urusan kontrak jual beli barang.
SURAT KUASA
Nomor : 12/SKU/PTAI/V/19
Pada hari ini, Senin, 20 Mei 2019 yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Djoko Hadi Soesilo
Jabatan : Direktur Pemasaran PT. Alam Indah
Alamat : Jl. Margonda Raya No.14 Depok
No. KTP : 13170607650001
No. Hp : 08123619876
Bermaksud untuk memberikan kuasa kepada:
Nama : Arya Halim
Jabatan : Sekretaris Direktur Pemasaran PT. Alam Indah
Alamat : Jl Pemuda II, No.54 Depok
No. KTP : 14511408910001
No.Hp : 08989112464
-Khusus-
Bertindak untuk dan atas nama Pemberi Kuasa / bertindak untuk dan atas PT. Alam Indah untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:
Melakukan penandatanganan kontrak atau perjanjian antara perusahaan dengan pihak ketiga yaitu PT. Adi Mulya Karya
Kontrak atau perjanjian sebagaimana tersebut di dalam poin 1 adalah yang berkaitan dengan jual beli barang untuk keperluan PT. Alam Indah
Melakukan perbuatan lain yang berkaitan dengan kontrak atau perjanjian sepanjang menguntungkan bagi perusahaan dan tidak merugikan bagi perusahaan.
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,
Arya Halim Djoko Hadi Soesilo
