Ada yang pernah mendengar istilah Total Quality Manajemen atau TQM? Well, sebenarnya konsep TQM awalnya diciptakan untuk sektor manufaktur. Namun seiring berjalannya waktu, konsep ini mulai banyak diterapkan oleh perusahaan dari berbagai industri.Secara garis besar, jika karyawan menggunakan konsep ini saat bekerja dalam perusahaan maka sebenarnya karyawan sedang meningkatkan sistem work culture mereka, proses serta layanan mereka agar perusahaan bisa sukses berkelanjutan.Nah, untuk menerapkan konsep ini maka ada beberapa elemen utama yang harus Anda perhatikan. Apa sajakah itu? Lalu apa keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan bila mengimplementasikan konsep ini? Berikut ulasan detailnya!
Pengertian Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management (TQM) merupakan sebuah proses yang selalu berorientasi pada konsumen serta memiliki tujuan meningkatkan operasi bisnis secara terus-menerus dan berkelanjutan. Konsep ini akan memastikan bahwa semua departemen atau divisi dalam perusahaan termasuk juga karyawan-karyawan di dalamnya dapat saling bekerjasama untuk terus meningkatkan kualitas layanan, produk dan termasuk juga proses produksi mereka. Untuk penerapannya sendiri akan didasarkan pada fakta-fakta ketika mengambil keputusan dengan menggunakan performa metrik yang sesuai agar bisa memantau progresnya lebih rutin. Selain pengertian diatas, dalam literatur lain TQM juga bisa diartikan sebagai sebuah proses yang dilakukan secara berkelanjutan agar bisa mendeteksi, mengurangi dan/atau menghilangkan kesalahan dalam proses produksi, meningkatkan pengalaman pembeli, kemudian mampu menyederhanakan sistem manajemen supply chain serta juga memastikan bahwa semua karyawan dalam perusahaan bisa mengikuti training dengan cepat dan mudah.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan utama penerapan TQM adalah untuk mengidentifikasi ukuran kualitas yang terbaik dan sesuai dengan yang diharapkan oleh konsumen serta meningkatkan kualitas perusahaan atau organisasi. Dengan kualitas yang meningkat, perusahaan pun bisa meningkatkan competitive advantage-nya pada semua pelanggan atau pembeli. Mengenai manfaat, ada beberapa poin penting yang wajib diketahui seperti:
- Kepuasan pelanggan menjadi meningkat karena sekarang perusahaan punya produk barang dan jasa yang lebih baik dibanding perusahaan kompetitor
- Produk yang cacat pun berkurang karena TQM berorientasi pada peningkatan kualitas dalam proses produksi
- Biaya pun jadi lebih hemat sehingga nilai keuntungan pun semakin meningkat
- Membantu perusahaan bertahan dan tetap berdiri kokoh di tengah persaingan yang semakin meningkat pesat. Caranya adalah TQM akan membuat dan mengembangkan suatu strategi yang sangat efektif untuk memenangkan kompetisi dagang. Selain itu, TQM juga akan membantu memahami keinginan pelanggan dan pasar
Perangkat-perangkat TQM
Untuk perbaikan secara berkesinambungan, ada beberapa perangkat TQM yang mesti diketahui. Apa sajakah itu? Berikut beberapa poin pentingnya!Tahap Plan (Perencanaan)Dalam tahap ini, karyawan atau tim kerja akan menetapkan masalah lalu mengumpulkan serta menganalisis semua data dan menetapkan pengukuran beserta rumusan solusi yang akan digunakan untuk meningkatkan kualitas produk dan layananTahap Do (Implementasi)Setelah merencanakan, kini saatnya tim akan mengimplementasikan tiap proses yang baru disusun itu lalu menguji hasilnya dibandingkan hasil yang diharapkan dalam Quality Management System.Tahap Check (Mengukur)Langkah selanjutnya adalah tim akan mengecek atau mengukur efektif tidaknya hasil tersebut lalu menyesuaikan dan memperbaiki proses yang baru hingga mencapai kualitas dan hasil yang diinginkan.Tahap Act (Perbaikan)Terakhir, tim akan menerapkan proses perbaikan yang baru tersebut dengan cara memberitahukan semua pihak dan melatih mereka tentang proses juga metrik baru itu agar bisa terus memantau apakah proses mutu tersebut efektif atau tidak.
Elemen-elemen Penting dalam TQM
TQM merupakan suatu konsep yang bisa diimplementasikan untuk berbagai macam perusahaan. Dan untuk membuat penerapan konsep ini menjadi berhasil, maka sangat wajib bagi Anda untuk mengetahui dan memperhatikan beberapa eleman penting dalam TQM. Apa sajakah elemen-elemen utama yang harus diperhatikan agar penerapan TQM bisa berhasil di perusahaan Anda? Berikut beberapa diantaranya.Selalu Berfokus Pada PelangganSatu prinsip utama yang tidak boleh dilewatkan dalam konsep TQM adalah bahwa perusahaan sepenuhnya berfokus pada konsumen. Alasannya karena konsumen-lah yang akan sepenuhnya menentukan kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Meski perusahaan sudah melakukan berbagai cara untuk meningkatkan kualitas produk mereka mulai dari memperbarui teknologi dan peralatan produksi yang digunakan, menambah kualitas proses perancangan bahkan melakukan training pada karyawan, tetap saja pada akhirnya konsumen-lah yang akan menentukan apakah semua usaha yang telah Anda lakukan itu membuat produk Anda diminati oleh mereka atau tidak. Jadi, wajar rasanya jikalau tiap perusahaan punya standar fokus mereka masing-masing agar bisa memuaskan konsumen.Karyawan Terlibat Secara MenyeluruhElemen penting lain dalam TQM adalah semua karyawan haruslah berpartisipasi dan terlibat secara menyeluruh dalam proses kerja di perusahaan agar tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai. Komitmen menyeluruh dari karyawan bisa timbul bila perusahaan sudah menciptakan lingkungan kerja yang nyaman untuk semua. Jadi, bisa dikatakan bahwa komitmen ini penting karena bisa mendukung perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk yang mereka hasilkan sehingga pelanggan pun bisa puas. Fokus pada ProsesProses adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan dengan mengambil input bahan dari supplier baik secara internal maupun eksternal lalu mengubahnya menjadi sebuah output yang nantinya akan dikirim kepada konsumen. Mengingat hal itu, maka sangat penting bagi perusahaan untuk terus berfokus pada proses. Dan karena itulah, umumnya tiap perusahaan punya metode berstandar tertentu dalam menjalankannya agar bisa terus memantau dan mendeteksi hal-hal tidak terduga selama proses kerja berlangsung.Sistem yang Selalu TerintegrasiMemang setiap perusahaan punya divisi, tim, atau departemen yang memiliki fungsinya masing-masing. Dan semua divisi atau departemen tersebut biasanya diorganisasikan ke dalam struktur yang vertikal. Namun fokus konsep TQM ini sebenarnya adalah proses horizontal yang akan bisa menghubungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan tersebut.Karena itulah, sangat penting bagi tiap posisi dalam perusahaan memahami visi, misi, juga prinsip perusahaan. Bahkan mereka haruslah mengetahui tujuan, kebijakan mutu, hingga proses kerja yang digunakan. Performa bisnis yang dilakukan wajib selalu dipantau bahkan dikomunikasikan terus-menerus secara berkala. Jadi, dengan itu sistem yang terintegrasi bisa menghubungkan tiap elemen yang digunakan agar hasilnya bisa melebihi ekspektasi pimpinan, karyawan bahkan konsumen.Pendekatan yang Sistematis dan StrategisElemen utama lainnya dari TQM adalah memiliki pendekatan yang sistematis dan strategis agar bisa mencapai visi, misi, sekaligus tujuan perusahaan. Proses inilah yang dikenal sebagai manajemen atau perencanaan yang strategis. Dan didalam proses ini akan mencakup semua rumusan strategis yang mampu mengintegrasikan kualitas sebagai sebuah komponen paling penting dalam perusahaan. Komunikasi yang Baik dan Efektif Elemen utama TQM yang lain adalah komunikasi yang baik serta efektif. Elemen ini sangat berperan penting agar bisa memotivasi seluruh karyawan untuk menghasilkan mutu dan kualitas produk seperti yang diharapkan. Komunikasi yang baik juga berkaitan dengan metode sekaligus strategi yang tepat serta ketepatan waktu pengerjaan. Peningkatan Proses yang Terus BerkelanjutanElemen lainnya adalah bahwa melalui konsep ini karyawan akan terus melakukan peningkatan proses kerjanya secara terus-menerus dan berkelanjutan. Peningkatan ini akan mendorong perusahaan untuk bisa terus berpikir kreatif dan analitis. Jadi pada akhirnya bisa menemukan cara agar bisa jadi lebih kompetitif dan efektif untuk memenuhi ekspektasi dari pimpinan. Keputusan yang Didasarkan Pada FaktaDiperlukan data-data tertentu tentang hasil pengukuran kinerja karyawan jika ingin mengetahui seberapa baik performa perusahaan yang sebenarnya. Berdasarkan pada hal itulah, maka TQM mewajibkan perusahaan untuk terus mengumpulkan dan menganalisis data sehingga tingkat akurasi dalam mencapai akurasi, mengambil keputusan serta membuat prediksi pun menjadi meningkat. Dan kumpulan data tersebut diambil berdasarkan pada fakta atau kejadian yang terjadi sebelumnya.
Keuntungan Menerapkan TQM dalam Perusahaan
Ada beberapa keuntungan jangka panjang yang bisa didapatkan bila Anda menerapkan TQM dalam perusahaan. Pertama, mampu menghemat biaya pengeluaran perusahaan terutama dalam hal scrap, rework, serta dana garansi. Dengan biaya yang berkurang, keuntungan perusahaan pun semakin meningkat karena tidak harus mengeluarkan biaya tambahanKedua, pelanggan menjadi puas karena produk dan layanan perusahaan yang dirasakan sangatlah baik. Alhasil, perusahaan pun mendapatkan sedikit keluhan dari konsumen. Pangsa pasar yang semakin meningkat ini disebabkan oleh testimoni yang baik dari konsumen yang puasKetiga, mampu meningkatkan moral karyawan dengan jelas yang alhasil bisa membuat karyawan betah dalam perusahaan. Pada akhirnya, dana untuk merekrut karyawan baru akibat karyawan lama yang tidak betah pun bisa berkurangKeempat, melalui TQM perusahaan bisa memahami konsumen lebih dalam sehingga perusahaan pun akan kuat menghadapi kompetisi dagang dengan perusahaan lainKelima, mampu mengembangkan komunikasi antar karyawan dan departemen sehingga menjadi semakin baik dan efektifKeenam, membantu perusahaan dengan meninjau setiap proses yang sedang direncanakan agar bisa menemukan strategi yang tepat untuk meningkatkan kualitas produk dan layananDemikianlah beberapa penjelasan mengenai TQM. Penting untuk diketahui bahwa sebagian besar bisnis yang tidak menerapkan sistem TQM tak akan mendapatkan manfaat dari Sistem Manajemen Mutu. Hal tersebut terjadi oleh karena perusahaan tidak melibatkan diri dalam proses TQM serta risiko apa saja yang sedang mereka hadapi. Siap menerapkan konsep ini di perusahaan Anda?
Tanya Expert Kami
