Daftar Isi
Pengertian ERP dan Manfaatnya bagi Perusahaan
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai fungsi bisnis utama dalam suatu organisasi. Fungsi-fungsi ini mencakup manajemen keuangan, sumber daya manusia, produksi, pengadaan, dan lainnya. ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses bisnis mereka, mengurangi duplikasi data, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Manfaat ERP bagi Perusahaan:
- Peningkatan Efisiensi Operasional: ERP membantu menyederhanakan dan mengotomatisasi proses bisnis, sehingga mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin.
- Peningkatan Akses Informasi: Dengan ERP, data dari berbagai departemen disatukan dalam satu sistem, memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat ke informasi penting.
- Pengurangan Biaya Operasional: Dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan, ERP dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.
- Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: ERP menyediakan data real-time yang akurat, yang dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
- Skalabilitas dan Fleksibilitas: ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan dapat dengan mudah ditingkatkan seiring pertumbuhan bisnis.
- Kepatuhan Regulasi: ERP membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan dan standar industri dengan menyediakan catatan yang akurat dan auditable.
Perusahaan yang Memakai ERP di Indonesia
Banyak perusahaan di Indonesia telah mengadopsi sistem ERP untuk mengoptimalkan operasi bisnis mereka. Berikut adalah beberapa contoh perusahaan yang menggunakan ERP dan bagaimana sistem ini membantu mereka dalam menjalankan bisnisnya.
Laba Laba Reparasi
Laba Laba adalah penyedia jasa reparasi untuk tas, koper, sepatu, dan barang-barang lainnya yang sudah berdiri sejak 1898. Melalui lima generasi, Laba Laba kini beroperasi dengan lima cabang di Jabodetabek dan memperbaiki lebih dari 100 item setiap harinya.
Masalah yang Dihadapi
Laba Laba menghabiskan banyak jam kerja setiap bulannya untuk konsolidasi data pemasukan di setiap cabang. Custom software yang digunakan tidak bisa melakukan konsolidasi data secara online, sehingga kepala divisi front office harus rutin datang ke setiap cabang. Owner, akuntan, dan kepala divisi kesulitan melihat kondisi perusahaan secara total atau per cabang, karena custom software tidak bisa menunjukkan rincian pengeluaran dan pemasukan untuk setiap proyek reparasi.
Strategi
Untuk memudahkan konsolidasi data antar cabang dan memantau keuangan perusahaan, Laba Laba bermigrasi dari custom software ke Ukirama ERP. Laba Laba memanfaatkan fitur Repair Management Dashboard di modul Repair. Setiap proyek reparasi memuat detail invoice, karyawan sales yang bertanggung jawab, dan data cabangnya.
Hasil
Migrasi ke Ukirama ERP membawa dampak signifikan bagi Laba Laba. Berikut beberapa hasil positif yang dicapai:
- Efisiensi Pencatatan Reparasi: Laba Laba sekarang bisa mencatat lebih dari 40.000 reparasi di lima cabang dengan lancar. Dengan sistem ERP, kualitas layanan meningkat karena Laba Laba dapat melacak progres reparasi barang milik pelanggan, sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.
- Akses Laporan Real-Time: Laporan reparasi dapat diakses kapan saja secara real-time. Ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kinerja bisnis dan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.
- Pengelolaan Transaksi yang Lebih Cepat: Karyawan dapat mengelola transaksi dua kali lebih cepat dibandingkan dengan sebelumnya. Konsolidasi data di setiap cabang juga dilakukan secara online, sehingga kepala divisi menghemat ratusan jam kerja karena tidak perlu rutin mengunjungi lima cabang berbeda.
- Peningkatan Kualitas Layanan: Dengan kemampuan melacak progres reparasi dan manajemen proyek yang lebih baik, Laba Laba dapat memberikan pelayanan yang lebih responsif dan personal kepada pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
EDTS
Transformasi Digital EDTS Melalui Implementasi ERP Ukirama
EDTS adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan produk digital, berdiri pada tahun 2019. Dengan deretan klien ternama seperti Indofood, Indomaret, dan LinkAja, EDTS membantu perusahaan-perusahaan mengembangkan kemampuan teknologi mereka untuk menumbuhkan bisnis dengan lebih efisien.
Masalah yang Dihadapi
Setelah 1 tahun beroperasi, Chief Operating Officer EDTS, Bapak Allto Setiabudi, menyadari bahwa manajemen perusahaan masih dilakukan secara manual, khususnya dalam pencatatan akuntansi. Pembuatan laporan keuangan dan business review menjadi sangat lambat, dengan akurasi yang rendah karena banyak terjadi human error. EDTS juga kesulitan untuk berbagi data dan laporan dengan perusahaan induk.
Pada saat closing atau tutup buku di akhir bulan, EDTS kewalahan menghadapi volume transaksi yang semakin banyak seiring dengan perkembangan bisnis. Tim keuangan dan akuntansi banyak menghabiskan waktu untuk pencatatan manual, terutama di masa pandemi saat harus datang ke kantor untuk mengakses data.
Strategi Transformasi Digital
Untuk mengatasi masalah ini, EDTS memutuskan untuk merombak proses pencatatan akuntansi dari manual menjadi otomatis menggunakan Ukirama ERP. Implementasi dilakukan selama 2 minggu, didampingi oleh tim konsultan Ukirama.
EDTS memanfaatkan berbagai modul dalam Ukirama ERP, seperti Inventory, Finance, Accounting, Project, Purchase, dan Sales. Tujuannya adalah mencari solusi akuntansi dengan user experience yang baik, sesuai dengan standar praktik akuntansi dan regulasi perpajakan di Indonesia.
Hasil yang Dicapai
Setelah mengimplementasikan Ukirama ERP, EDTS merasakan berbagai manfaat positif:
- Laporan Keuangan Real-Time: Manajemen EDTS dapat memantau kondisi keuangan perusahaan secara real-time, termasuk mengidentifikasi pengeluaran yang melebihi anggaran dan dampaknya terhadap pendapatan.
- Efisiensi Pencatatan Akuntansi: Proses pencatatan transaksi dan penyusunan laporan keuangan menjadi jauh lebih efisien, menghemat banyak waktu bagi tim keuangan dan akuntansi.
- Kemudahan Berbagi Informasi: EDTS kini dapat dengan mudah berbagi data dan laporan keuangan dengan perusahaan induk, meningkatkan visibilitas dan kolaborasi.
- Percepatan Pengambilan Keputusan: Manajemen EDTS dapat membuat keputusan bisnis yang lebih cepat dan tepat berdasarkan informasi keuangan yang akurat dan terkini.
Melalui implementasi Ukirama ERP, EDTS telah berhasil melakukan transformasi digital dalam pengelolaan keuangan dan akuntansi, memberikan dampak positif bagi efisiensi, visibilitas, dan pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi ERP
Paranje
Transformasi Pengelolaan Peternakan Ayam Broiler dengan Ukirama ERP
Paranje, didirikan pada tahun 2020, merupakan perusahaan yang menawarkan produk kemitraan untuk peternakan ayam broiler. Sebagai perusahaan yang masih relatif baru, Paranje sebelumnya masih menggunakan spreadsheet Excel untuk mencatat seluruh aktivitas operasional peternakan.
Masalah yang Dihadapi
Penggunaan spreadsheet Excel untuk mencatat pembelian bahan baku, penggunaan bibit ayam, serta perkembangan setiap ekor ternak di kandang terbukti sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. Manajemen dan mitra usaha Paranje juga kesulitan untuk melihat laporan stok yang menunjukkan penggunaan pakan atau jumlah ternak yang ada di satu waktu.
Kondisi ini membuat Paranje sulit untuk memantau efisiensi operasional dan profitabilitas peternakan secara real-time. Proses pengambilan keputusan menjadi lambat dan terkadang tidak akurat.
Strategi Transformasi Digital
Untuk mengatasi masalah ini, Paranje memutuskan untuk mengimplementasikan Ukirama ERP, khususunya memanfaatkan modul Manufaktur. Dengan Ukirama ERP, Paranje dapat mengelola inventory secara rinci, termasuk mencatat penggunaan pakan dalam satuan sak (karung) dan kilogram.
Selain itu, Paranje juga memanfaatkan modul Manufacturing untuk menjadwalkan siklus panen dan pertumbuhan ternak mulai dari bibit hingga dewasa. Sistem ERP Ukirama kemudian diintegrasikan dengan aplikasi Paranje App agar mitra usaha dapat memantau pemasukan, pengeluaran, dan perkembangan ternak di setiap kandang.
Hasil yang Dicapai
Setelah mengimplementasikan Ukirama ERP, Paranje mengalami peningkatan efisiensi operasional hingga 90%. Manajemen dan mitra usaha kini dapat memantau pengeluaran, pemasukan, serta perkembangan ternak secara real-time melalui sistem yang terintegrasi.
Integrasi antara Ukirama ERP dan aplikasi Paranje App memberikan visibilitas yang lebih baik bagi mitra usaha, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat dalam mengelola peternakan. Hal ini pada akhirnya berdampak positif terhadap profitabilitas dan keberlanjutan bisnis Paranje.
Melalui transformasi digital menggunakan solusi ERP Ukirama, Paranje berhasil mengatasi tantangan pengelolaan data dan operasional peternakan, serta meningkatkan efisiensi dan layanan bagi mitra usaha.
Gentle Hour
Optimalisasi Proses Bisnis Distributor Gentle Hour Melalui Implementasi Ukirama ERP
PT Duta Pesona Jaya (DPJ) adalah distributor dari produk skincare dengan brand Gentle Hour. Awalnya, seluruh proses pencatatan penjualan, pembelian, dan dokumen-dokumen lainnya masih dilakukan secara manual oleh Gentle Hour.
Masalah yang Dihadapi
Pencatatan manual mengakibatkan banyak terjadi kesalahan, seperti salah penjumlahan atau lupa mengganti nama pelanggan saat membuat dokumen. Proses pembuatan laporan stok juga selalu lambat, sehingga menyulitkan manajemen untuk memantau kondisi persediaan.
Kondisi ini berdampak pada efisiensi operasional Gentle Hour, terutama dalam hal penagihan, akuntansi, dan penyusunan laporan keuangan. Manajemen membutuhkan solusi yang dapat membantu mengoptimalkan proses bisnis secara keseluruhan.
Strategi Transformasi Digital
Untuk mengatasi masalah ini, Gentle Hour memutuskan untuk mengimplementasikan solusi ERP dari Ukirama. Implementasi ERP Ukirama mencakup modul-modul utama yang dibutuhkan, seperti Sales, Purchase, Inventory, Accounting, dan Financial Reporting.
Dengan Ukirama ERP, Gentle Hour dapat mengelola seluruh proses bisnis secara terintegrasi, mulai dari pembuatan Purchase Order, Delivery Order, Goods Received, hingga invoice. Data yang tercatat dalam sistem ERP juga menjadi dasar untuk penyusunan laporan keuangan secara otomatis.
Hasil yang Dicapai
Setelah mengimplementasikan Ukirama ERP, Gentle Hour berhasil mengoptimalkan proses bisnisnya. Beberapa hasil positif yang diperoleh, antara lain:
- Efisiensi Waktu Pembukuan: Gentle Hour menghemat hingga 50% waktu dalam melakukan pembukuan, mulai dari faktur penjualan, akuntansi, laporan keuangan, hingga pengelolaan konsinyasi.
- Akurasi Data yang Meningkat: Kesalahan-kesalahan manual seperti salah penjumlahan atau lupa mengganti nama pelanggan dapat diminimalisir, sehingga data yang tercatat menjadi lebih akurat.
- Visibilitas Persediaan yang Lebih Baik: Manajemen Gentle Hour kini dapat dengan mudah memantau kondisi persediaan secara real-time melalui laporan stok yang disediakan oleh Ukirama ERP.
Halo Robotics
Ukirama ERP Membantu Halo Robotics Optimalkan Manajemen Inventory dan Keuangan
Halo Robotics adalah perusahaan distribusi yang berdiri pada tahun 2014 dan berfokus pada penyediaan solusi total untuk teknologi drone. Sebagai distributor resmi untuk merek-merek terkemuka seperti DJI Enterprise, DJI Agriculture, dan DJI Delivery, Halo Robotics juga memberikan pelatihan software dan hardware lengkap untuk penggunaan drone di berbagai industri.
Masalah yang Dihadapi
Sebelumnya, Halo Robotics menggunakan sistem ERP custom, namun masih menghadapi masalah akurasi data yang rendah dan banyaknya kesalahan, terutama dalam memantau stok barang yang masuk maupun keluar. Selain itu, pencatatan manual menggunakan Excel dan Google Sheet juga semakin menyulitkan seiring dengan peningkatan penjualan dan pertumbuhan stok barang.
Semakin besarnya bisnis dan volume penjualan Halo Robotics, semakin sulit bagi perusahaan untuk memantau stok dan melakukan pencatatan laporan keuangan secara manual. Hal ini mendorong Halo Robotics untuk mencari solusi yang dapat mengoptimalkan manajemen operasional dan keuangan.
Strategi Implementasi Ukirama ERP
Halo Robotics memutuskan untuk mengimplementasikan solusi ERP Ukirama untuk mengatasi tantangan yang dihadapi. Semua data inventory di berbagai gudang Halo Robotics di-input ke sistem Ukirama ERP, sehingga tercatat secara real-time.
Selain modul Inventory, Halo Robotics juga memanfaatkan fitur Sales Order dan Delivery Shipment Report untuk melacak transaksi dan pengiriman. Perusahaan ini juga menggunakan modul “Proyek” dari Ukirama ERP untuk mengelola anggaran dan pengeluaran pada ratusan proyek bersama klien.
Hasil yang Dicapai
Setelah mengimplementasikan Ukirama ERP, Halo Robotics langsung merasakan manfaat positif, antara lain:
- Akurasi Data yang Meningkat: Kesalahan input data berkurang drastis, dan “kehilangan” stok pun menjadi minimal berkat pelacakan inventory yang akurat di semua gudang.
- Efisiensi Proses Bisnis: Halo Robotics dapat mengotomatisasi berbagai proses bisnis, sehingga pembuatan laporan keuangan menjadi 75% lebih cepat dan akurat.
- Visibilitas Kinerja Perusahaan: Manajemen Halo Robotics dapat melihat overview kondisi perusahaan secara real-time melalui dashboard Ukirama ERP.
- Kemudahan Distribusi dan Stok Opname: Distribusi barang dapat dilakukan dengan lebih akurat, sehingga risiko kehilangan barang sangat kecil. Stok opname juga menjadi jauh lebih mudah dilakukan secara reguler.
Baca Juga : Cara Menggunakan Aplikasi ERP
Kesimpulan
Pemanfaatan sistem ERP terbukti sangat efektif dalam membantu organisasi mengatasi tantangan terkait efisiensi operasional, akurasi data, visibilitas kondisi bisnis, serta kecepatan pengambilan keputusan.
Perusahaan-perusahaan seperti Laba Laba, EDTS, Paranje, Gentle Hour, dan Halo Robotics telah berhasil mengimplementasikan Ukirama ERP untuk mengoptimalkan proses bisnis mereka, mulai dari manajemen keuangan, inventory, produksi, hingga layanan pelanggan.
Implementasi ERP telah membawa dampak positif yang signifikan bagi perusahaan-perusahaan tersebut, antara lain meningkatkan efisiensi operasional, akurasi data, kemudahan akses informasi, serta pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
