5 Langkah Kerja Warehouse Staff dalam Mengelola Persediaan Barang

Dalam rantai pasok (supply chain), gudang memainkan peran vital untuk memastikan ketersediaan dan kelancaran arus barang. Warehouse staff atau petugas gudang bertugas mengelola persediaan, mulai dari barang yang datang hingga barang siap dikirim ke pelanggan. Berikut adalah lima langkah kerja utama yang dilakukan oleh warehouse staff dalam mengelola persediaan barang.

Penerimaan Barang (Receiving)

Penerimaan barang adalah tahap pertama dalam proses pengelolaan gudang. Saat barang tiba, warehouse staff melakukan pemeriksaan kondisi dan jumlah barang untuk memastikan kesesuaiannya dengan dokumen pengiriman (packing list atau purchase order). Barang yang sudah terverifikasi kemudian dicatat dalam sistem inventaris atau catatan manual.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Memastikan jumlah barang sesuai dokumen pengiriman.
• Memeriksa kondisi fisik kemasan dan isinya.
• Mencatat data penerimaan secara lengkap dan akurat.

Penyimpanan Barang (Storing)

Setelah proses penerimaan, barang harus disimpan dengan rapi dan terorganisir. Warehouse staff menempatkan barang pada lokasi atau rak yang sesuai berdasarkan tipe, ukuran, atau kebutuhan khusus lainnya (misalnya suhu tertentu).

Tips penyimpanan:

• Gunakan label atau barcode pada rak dan barang untuk memudahkan identifikasi.
• Terapkan sistem FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) jika barang memiliki masa kedaluwarsa.
• Pastikan standar keselamatan terpenuhi, misalnya simpan barang berat di rak bawah.

Strategi Penyimpanan dan Penataan Layout Gudang

a. Pentingnya Layout Gudang

Layout gudang yang efektif berdampak besar pada kelancaran operasional. Salah desain layout akan membuat proses penerimaan, penyimpanan, picking, dan pengiriman menjadi tidak efisien. Sebaliknya, layout yang baik dapat mengurangi waktu tempuh (travel time), mencegah kemacetan, dan mengoptimalkan kapasitas penyimpanan.

b. Metode Penataan: Slotting Strategy

1. ABC Analysis
   • Mengategorikan barang berdasarkan volume penjualan atau frekuensi permintaan.
   • Barang A: Paling sering dijual, letakkan di area paling mudah dijangkau.
   • Barang B: Frekuensi menengah, ditempatkan di lokasi menengah.
   • Barang C: Frekuensi rendah, bisa diletakkan di area yang jarang diakses.
2. Fast-moving vs Slow-moving
   • Barang fast-moving (tinggi turnover) sebaiknya disimpan di dekat area picking untuk mempercepat proses.
   • Barang slow-moving dapat disimpan di area yang lebih tinggi atau jauh dari area utama.
3. FIFO dan FEFO
   • FIFO (First In First Out): Barang yang lebih dulu masuk, lebih dulu juga dikeluarkan.
   • FEFO (First Expired First Out): Berlaku untuk barang yang memiliki masa kedaluwarsa (misalnya produk makanan atau farmasi).

c. Jenis Rak dan Peralatan

1. Selective Racking: Paling umum, setiap palet bisa diakses secara langsung.
2. Drive-In/Drive-Through Racking: Mengoptimalkan ruang, cocok untuk barang homogen dalam jumlah besar.
3. Push-Back Rack: Barang didorong ke dalam sistem rel, mengurangi space lorong.
4. Cantilever Rack: Khusus untuk barang panjang (pipa, kayu, dsb.).

Pemilihan peralatan material handling (forklift, hand pallet, reach truck) juga disesuaikan dengan berat, dimensi, dan ketinggian rak.

d. Faktor Keselamatan dan Ergonomi

• Pastikan jalur lalu lintas internal jelas dan aman.
• Tempatkan barang berat di rak bagian bawah untuk meminimalkan risiko cedera.
• Terapkan tanda bahaya, rambu, dan penyediaan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) sesuai standar K3.

Pemantauan Stok dan Inventaris (Inventory Control)

Tahap ini bertujuan untuk menjaga stok barang tetap optimal, tidak sampai kekurangan (stockout) dan tidak berlebih (overstock). Warehouse staff memeriksa stok secara berkala, melakukan penyesuaian bila ada selisih, dan menginput data terbaru ke dalam sistem.

Cara efektif melakukan inventory control:

• Lakukan stock opname (penghitungan fisik) secara rutin.
• Gunakan software manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) untuk memantau stok secara real-time.
• Tetapkan reorder point (titik pemesanan ulang) untuk mencegah kekosongan barang.

Pengambilan Barang untuk Pesanan (Order Picking)

Saat ada pesanan, warehouse staff mengambil barang dari lokasi penyimpanan untuk disiapkan. Keakuratan pada tahap ini sangat penting, karena kesalahan picking dapat menyebabkan komplain atau retur dari pelanggan.

Hal penting dalam order picking:

• Gunakan pick list yang jelas dan urutkan sesuai tata letak gudang agar proses picking lebih efisien.
• Cek kembali jenis dan jumlah barang yang diambil agar sesuai pesanan.
• Jika tersedia, manfaatkan barcode scanner untuk meminimalkan kesalahan input.

Proses picking adalah tahap di mana barang diambil dari lokasi penyimpanan sesuai pesanan. Kesalahan atau keterlambatan dalam picking dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, biaya retur yang tinggi, dan penurunan kepuasan pelanggan.

Metode Picking

1. Single Order Picking (Discrete Picking)
   • Satu operator menangani satu pesanan secara utuh.
   • Cocok untuk volume pesanan yang tidak terlalu besar atau dengan variasi barang yang sedikit.
2. Batch Picking
   • Menggabungkan beberapa pesanan sekaligus untuk mengambil barang sejenis pada satu waktu.
   • Mengurangi waktu bolak-balik, cocok untuk e-commerce dengan banyak pesanan SKU serupa.
3. Zone Picking
   • Gudang dibagi ke dalam zona. Setiap operator bertanggung jawab di zona tertentu, lalu pesanan digabungkan di area konsolidasi.
   • Efisien untuk gudang yang luas dan barang yang beragam.
4. Wave Picking
   • Penerapan prinsip “batch picking” dalam gelombang (wave) tertentu, misalnya picking dilakukan beberapa kali sehari pada jam tertentu, lalu dikirim sekaligus.
   • Membantu sinkronisasi dengan jadwal pengiriman.

c. Teknologi untuk Mendukung Picking

1. Pick-to-Light
   • Sistem lampu dan tampilan digital pada rak. Petugas mengikuti lampu yang menyala untuk mengetahui lokasi dan jumlah barang.
2. Voice-Directed Picking
   • Operator menerima instruksi suara melalui headset dan memberikan konfirmasi suara.
   • Minimalkan penggunaan kertas dan meningkatkan akurasi.
3. Barcode & RFID Scanner
   • Memastikan proses picking dan pembaruan stok berlangsung real-time dan minim kesalahan input.

d. Tips Optimalisasi Picking

• Desain Layout Sesuai Urutan Picking: Barang yang sering dipesan ditempatkan di posisi yang mudah diakses.
• Pengaturan Rute Picking: Gunakan software untuk menuntun rute picking paling efisien.
• Pengecekan Ulang (Verification): Sebelum barang dikemas, cek kembali SKU dan jumlah barang untuk menghindari kesalahan.

Pengemasan dan Pengiriman Barang (Packing and Shipping)

Setelah barang diambil, langkah selanjutnya adalah pengemasan dan pengiriman. Warehouse staff memastikan barang dikemas dengan aman, sesuai jenisnya, dan diberi label pengiriman yang benar. Tujuannya untuk memudahkan proses pengantaran serta melindungi barang selama perjalanan.

Beberapa hal penting:

• Gunakan bahan kemasan yang memadai untuk mencegah kerusakan.
• Beri label pengiriman yang jelas (alamat, kontak penerima, dan jika perlu, instruksi khusus).
• Pastikan setiap pengiriman tercatat untuk memudahkan pelacakan.

Kesimpulan

Manajemen gudang yang baik dimulai dari penerimaan (receiving) yang teliti, penyimpanan (storing) yang terorganisir, hingga pemantauan stok (inventory control) yang teratur. Proses selanjutnya adalah pengambilan barang (order picking) yang tepat dan diakhiri dengan pengemasan dan pengiriman (packing and shipping) yang aman.

Kelima tahapan ini saling berkesinambungan dalam memastikan ketersediaan barang, menghindari kerugian akibat kerusakan atau kekurangan stok, serta menjaga kepuasan pelanggan. Dengan penanganan yang cermat di setiap langkah, warehouse staff berperan besar dalam menjaga keberhasilan rantai pasok secara keseluruhan.