Kamu seseorang yang punya bisnis atau perusahaan? Kamu pasti tahu seberapa pentingnya akuntansi dalam perusahaan, dapat dikatakan akuntansi merupakan jantung dari perusahaan karena tanpa akuntansi perusahaan tidak dapat mengetahui pemasukan dan pengeluarannya. Efeknya pasti perusahaan tidak bisa melihat pendapatannya lalu lama-kelamaan akan bangkrut karena tidak tahu apa yang didapatnya selama ini, apakah keuntungan atau kerugian? Tidak ada yang tahu.
Tapi kenyataannya meskipun perusahaan sudah menggunakan akuntansi masih banyak perusahaan yang tidak dapat bertahan, sebagai pemilik bisnis kamu pasti juga khawatir kalau bisnismu memiliki potensi kegagalan meskipun sudah menerapkan akuntansi bukan? Tahukah kamu bahwa kegagalan bisnis terkadang tidak hanya dikarenakan kesalahan pengambilan keputusan saja, tetapi juga karena perlengkapan bisnis yang kurang memadai. Misalnya saja kamu memiliki bisnis yang bergerak di bidang Food and Beverages (F&B) tetapi kamu sangat percaya bahwa restoran mu dapat bertahan tanpa bantuan teknologi, lalu kamu tidak melakukan segala hal yang berhubungan dengan teknologi termasuk digital marketing, lalu lama kelamaan bisnismu bangkrut karena tidak memiliki pelanggan baru. Meskipun hal tersebut belum pasti terjadi ketika kamu tidak memanfaatkan teknologi, tetapi tidak ada salahnya kamu menggunakan teknologi waktu itu sehingga peluang mu untuk bertahan lebih tinggi. Contoh tersebut menunjukkan bahwa dengan perlengkapan yang kurang memadai dapat menjadi salah satu penyebab kegagalan bisnis, yang bahkan saat ini dihadapi banyak orang.
Itulah mengapa perlengkapan menjadi satu hal yang kamu perlu perhatikan untuk mempertahankan keberlangsungan bisnis. Salah satunya pada pencatatan akuntansi bisnis yang harus diperhatikan dengan seksama karena dapat sangat berdampak pada keputusan yang kamu ambil untuk bisnismu kedepannya. Misalnya saja bisnismu sebenarnya sudah butuh akuntansi berbasis cloud, tapi kamu masih mempertahankan akuntansi tradisional dengan berbagai keraguan untuk beralih ke akuntansi cloud yang menyebabkan bisnismu menjadi terhambat dan keuntungan tidak maksimal. Sangat sia-sia bukan? Jika kamu membuang kesempatan emas untuk meningkatkan peluang bisnis dan meraih keuntungan yang lebih besar. Namun sebelum mencari tahu mengapa kamu butuh akuntansi cloud, kamu perlu memahami apa itu akuntansi cloud terlebih dahulu:
Latar Belakang Akuntansi Cloud
Apa itu akuntansi cloud? Akuntansi cloud adalah akuntansi yang memanfaatkan penggunaan teknologi cloud atau komputasi awan untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data akuntansi secara online. Sederhananya, akuntansi cloud adalah metode pengolahan dan pencatatan keuangan dengan bantuan teknologi yakni internet.
Jadi, bayangkan kalau kamu memiliki bisnis dan perlu mencatat semua transaksi keuangan, mengelola laporan keuangan, atau mengecek informasi akuntansi-mu. Dengan akuntansi cloud kamu tidak perlu lagi mencatat dengan cara tradisional seperti manual input atau pengecekan yang hanya dapat dilakukan melalui satu tempat di kantor misalnya tetapi kamu dapat melakukannya dengan mudah menggunakan device yang terhubung ke internet seperti komputer, smartphone, atau tablet.
Dalam akuntansi cloud, data disimpan secara aman di server eksternal, yang dapat diakses melalui internet. Ini berarti kamu tidak perlu harus ke kantor jika ingin mengecek data akuntansi mu atau menginstal perangkat lunak akuntansi khusus di komputer-mu, karena semuanya berjalan disimpan dan diproses dalam teknologi cloud yang dapat diakses dengan internet. Dengan demikian, kamu dapat menghemat waktu dan biaya yang biasanya diperlukan untuk pemeliharaan software dan hardware.
Dapat disimpulkan bahwa keuntungan utama dari akuntansi cloud adalah kemudahan akses dan fleksibel yakni kamu dapat mengakses data akuntansi dari mana saja, selama kamu memiliki koneksi internet. Adapun selain kemudahan akses dan fleksibel beberapa sistem akuntansi cloud juga memiliki keunggulan fitur kolaborasi dan integrasi, yang memungkinkan kamu berbagi informasi dengan tim atau akuntan-mu secara real-time atau bahkan dengan software lain yang dihubungkan, misalnya saja mesin kasir POS yang memungkinkan kamu dapat langsung mencatat penjualan di hari itu berdasarkan data dari POS ke sistem akuntansi cloud kamu. Sangat efektif bukan?
Secara singkat, akuntansi cloud memudahkan mengelola keuangan bisnis-mu dengan cara yang lebih efisien, cepat, dan mudah diakses dengan bantuan kemajuan teknologi.
6 Tanda Perusahaan Butuh Akuntansi Cloud:
1. Mengalami masalah dengan Akuntansi Tradisional
Akuntansi awalnya ditemukan oleh Luca Pacioli untuk mempermudah sistem pencatatan perdagangan di Italia, pada saat itu akuntansi menjadi penemuan yang sangat membantu pedagang untuk mengetahui keuntungan penjualan mereka. Seiring berjalanya waktu, ilmu akuntansi juga terus berkembang dari yang hanya menggunakan pencatatan dengan menulis pada secarik kertas, lalu pencatatan dengan menggunakan tabel pembukuan pada komputer seperti google sheets dan microsoft excel, hingga penggunaan akuntansi cloud yang semuanya memiliki tujuan utama untuk mempermudah pencatatan akuntansi.
Perkembangan sistem akuntansi dari tradisional/semi-modern (seperti microsoft excel dan sistem custom) ke akuntansi modern (akuntansi cloud) bukanlah tanpa sebab. Salah satu penyebab utamanya adalah banyak orang yang mengalami masalah akuntansi tradisional sehingga akuntansi cloud mulai dikembangkan untuk mempermudah pencatatan akuntansi. Beberapa masalah yang dihadapi misalnya seperti banyak kecurangan, sistem akses data yang kurang efektif, sampai banyaknya dokumen yang berpotensi hilang yang dapat dikatakan cukup menghambat efektivitas bisnis. Untuk itu, jika kamu merasa mengalami masalah dengan akuntansi tradisional seperti beberapa contoh diatas, kamu bisa mencoba beralih ke akuntansi cloud untuk mempermudah pencatatan akuntansi perusahaan.
2. Dokumentasi Akuntansi Semakin Banyak>
Tidak bisa dipungkiri bahwa dokumentasi akuntansi seiring berjalannya waktu akan semakin banyak karena data yang harus dicatat akan semakin banyak. Entah karena bisnismu yang semakin besar sehingga nominal dan nama akun yang dicatat semakin banyak atau hanya sekedar mengarsipkan file akuntansi lama, tapi yang pasti dokumentasi akuntansi akan semakin banyak seiring berjalannya waktu. Ketika kamu merasa bahwa data yang kamu kelola semakin banyak. Itulah saatnya kamu memutuskan untuk beralih ke akuntansi cloud karena dengan akuntansi cloud kamu memiliki penyimpanan tak terbatas yang mana database dan server semuanya sudah disediakan oleh penyedia akuntansi cloud sehingga kamu tidak memerlukan biaya untuk menambah hardware penyimpanan. Disisi lain akuntansi cloud juga sangat aman karena kamu tidak akan kehilangan data akibat human error atau permasalahan penyimpanan yang mana semuanya sudah disimpan dengan aman di cloud dengan standar keamanan dari penyedia berdasarkan hukum internasional SSAE 16 dan ISAE 3402. Hukum tersebut sendiri dibuat oleh AICPA atau American Institute of Certified Public Accountants sehingga terjamin kepastiannya. Jauh lebih efektif cepat dan aman bukan?
3. Banyak Human-Error yang Terjadi
Human-error merupakan salah satu hal yang dapat terjadi dimanapun, terutama dalam pekerjaan human-error sangat sering terjadi. Tapi bukankah setiap orang tidak ingin melakukan kesalahan? Bayangkan kamu sebagai pemilik bisnis pasti kamu tidak menginginkan suatu kesalahan terjadi apalagi karena kelalaian seseorang bukan? Itulah mengapa ketika kamu merasakan bahwa banyak human-error terjadi, itulah saatnya kamu mencoba beralih ke akuntansi cloud.
Lalu bagaimana akuntansi cloud dapat meminimalisir human-error yang mungkin terjadi? Berikut beberapa hal yang dapat diselesaikan dengan menggunakan human-error. Misalnya saja pada pencatatan yang dilakukan karena berbasis online sehingga dapat diperiksa oleh supervisor secara langsung sehingga kesalahan dapat diminimalisir, atau kesalahan input karena kurang fokus sehingga mengacau seluruh laporan, atau bahkan kesalahan karena kelelahan sehingga tidak menyimpan data dengan baik. Semuanya itu dapat diminimalisir dengan menggunakan akuntansi cloud karena semuanya tersimpan di cloud dan kamu tidak mungkin melakukan kesalahan input atau penyimpanan karena semuanya sudah disesuaikan dengan format cloud yang berbasis internasional.
4. Lama Dalam Menarik Laporan Akuntansi
Salah satu pertanda bahwa kamu harus beralih ke akuntansi cloud salah satunya karena akuntansi tradisional selalu lama dalam menarik laporan akuntansi. Misalnya kamu seorang pemilik bisnis yang ingin melihat laporan keuangan hari itu secara mendadak tetapi saat ini waktu sudah pukul 10 malam. Dalam kondisi itu kamu tidak bisa melihatnya karena data yang ada hanya ada di database kantor atau mungkin kamu harus menghubungi tim finance terlebih dahulu yang membutuhkan waktu yang lama. Atau kasus lain misalnya kamu sedang di kantor sekalipun kamu tetap membutuhkan waktu yang lama untuk menarik data karena kamu harus menghubungi beberapa orang untuk meminta laporan keuangan.
Hal tersebut tidak mungkin terjadi pada akuntansi cloud karena semua data dapat ditarik kapanpun dan dimanapun hanya dengan 1 detik. Hal ini dikarenakan semua data yang ada diupload dalam cloud sehingga semua orang yang memiliki akses dapat mengaksesnya kapanpun dibutuhkan.
5. Keamanan Data yang Kurang Baik
Jika kita bandingkan keamanan akuntansi tradisional dan akuntansi cloud maka kita dapat melihat bahwa keamanan data cloud jauh lebih tinggi dibandingkan akuntansi tradisional. Hal ini dapat kita lihat dari resiko yang ada pada akuntansi tradisional seperti kebakaran yang menyebabkan seluruh data terbakar, atau mungkin karena penyimpanan data hanya pada server lokal maka akan lebih mudah dicuri oleh siapapun, adanya resiko kehilangan data karena database lokal yang bermasalah juga merupakan alasan kamu butuh beralih ke akuntansi cloud. Hal tersebut dikarenakan dengan akuntansi cloud seluruh data yang kamu miliki akan disimpan dalam cloud dengan keamanan yang sangat tinggi. Selain server pusat yang sudah bukan lokal lagi, datamu akan dijaga oleh tim profesional penyedia cloud sehingga keamanan datamu akan sangat terjamin.
6. Terbatasnya Penyimpanan Dokumen
Terbatasnya penyimpanan dokumen juga menjadi satu hal yang perlu dipertimbangkan untuk beralih ke akuntansi cloud. Seperti yang kamu tahu bahwa penyimpanan dokumen pada akuntansi tradisional berarti kamu harus menyiapkan slot penyimpanan yang banyak, ketika kamu kehabisan memori penyimpanan kamu harus terus menambah device untuk menambah data, apalagi jika kamu masih menggunakan penulisan tangan. Kamu memerlukan tempat untuk menjaga dokumenmu tetap aman tetapi masih dapat diakses. Sangat tidak efektif bukan? Itulah mengapa kamu harus mencoba untuk beralih ke akuntansi cloud untuk menjawab masalah terbatasnya penyimpanan dokumen karena dengan akuntansi cloud kamu memiliki kapasitas penyimpanan yang tak terbatas, sehingga tidak perlu menambahkan device untuk menambah memori atau tempat untuk menambah penyimpanan. Kamu hanya perlu berbicara dengan pihak penyedia akuntansi cloud untuk menambah penyimpanan.
Kesimpulan
Itulah 6 tanda perusahaan butuh akuntansi cloud yang dapat kamu pahami. Untuk itu jika kamu merasa bahwa hal tersebut sudah mengganggu efektivitas akuntansi perusahaan sebaiknya kamu mulai beralih ke akuntansi cloud supaya proses akuntansi perusahaanmu tidak terganggu dan semakin meningkat efektivitasnya.
Jika kamu merasa software akuntansi cloud belum bisa memenuhi semua kebutuhan bisnismu, atau kamu ingin seluruh proses bisnis bisa terintegrasi? Untuk itu kamu bisa menggunakan alternatif software ERP. Dengan software ERP kamu bisa melakukan perhitungan dan pencatatan akuntansi seperti akuntansi cloud, ditambah kamu juga bisa mengelola berbagai proses bisnis lain seperti pencatatan penjualan dan pembelian, pencatatan proyek, pengelolaan manufaktur, pengelolaan HR dan masih banyak lagi.
Rekomendasi Software ERP
Software ERP adalah penemuan teknologi yang fungsinya untuk menyatukan seluruh proses bisnis perusahaan dalam satu aplikasi. Dengan software ERP kamu dapat melakukan pencatatan akuntansi, keuangan, persediaan, pembelian, penjualan, hingga human resource semuanya dapat diakses dari satu aplikasi. Adapun satu rekomendasi aplikasi yang dapat melakukan semua hal tersebut yakni Ukirama ERP. Dengan Ukirama ERP kamu dapat memanfaatkan seluruh fitur tersebut termasuk akuntansi cloud yang akan membantumu meningkatkan efektivitas perusahaan. Apalagi semua hal tersebut dapat kamu peroleh dengan harga yang sangat terjangkau pada Ukirama ERP.
Itulah semua hal yang dapat kami bagikan hari ini. Semoga artikel ini dapat bermanfaat.
