7 Strategi Procurement yang Efektif untuk Mengoptimalkan Pengadaan di Perusahaan

Procurement adalah proses memperoleh atau membeli barang atau jasa, yang umumnya dilakukan untuk keperluan bisnis. Dikutip dari halaman Investopedia, procurement sering dikaitkan dengan dunia bisnis karena perusahaan biasanya perlu memesan layanan atau membeli barang dalam skala yang relatif besar.

Selain itu, manajemen procurement juga mencakup seluruh proses procurement, yang sangat penting bagi perusahaan sebelum membuat keputusan pembelian akhir. Perusahaan dapat berperan di kedua sisi proses procurement, baik sebagai pembeli maupun penjual, meskipun dalam konteks ini fokus utamanya adalah pada perusahaan yang meminta barang atau jasa.

Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek krusial dalam operasional perusahaan. Proses procurement yang efisien dapat menghasilkan penghematan signifikan, meningkatkan kualitas produk atau layanan, serta memperkuat hubungan dengan pemasok.

Namun, tantangan di bidang ini terus berkembang, terutama dalam era globalisasi dan digitalisasi. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengadopsi strategi procurement yang efektif guna mengoptimalkan pengadaan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas 7 strategi procurement yang terbukti efektif dan dapat diterapkan di perusahaan Anda untuk meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya.

1. Pemilihan Supplier yang Tepat

Memilih supplier yang tepat adalah langkah pertama dalam strategi procurement yang efektif. Supplier yang baik tidak hanya menawarkan harga kompetitif, tetapi juga mampu memenuhi standar kualitas dan waktu pengiriman yang ditetapkan. Untuk itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan supplier:

• Analisis kredibilitas supplier: Pastikan supplier memiliki rekam jejak yang baik. Cek ulasan pelanggan atau mitra bisnis sebelumnya.
• Konsistensi dalam kualitas: Pastikan bahwa supplier mampu menyediakan produk atau layanan dengan kualitas konsisten sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Kemampuan berinovasi: Supplier yang mampu berinovasi bisa membantu perusahaan Anda beradaptasi dengan tren pasar terbaru dan memenuhi permintaan pelanggan secara lebih baik.

Dengan pemilihan supplier yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan risiko pengadaan, menghindari keterlambatan pengiriman, serta mengurangi biaya tidak terduga.

2. Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Pemasok

Setelah menemukan supplier yang tepat, strategi procurement yang juga penting adalah untuk membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan. Dirangkum dari Oxford College of Procurement and Supplier hubungan yang kuat antara pengadaan dengan pemasok bisa memberikan banyak manfaat, seperti:

• Mengurangi Biaya: Program manajemen hubungan dengan supplier dapat menghilangkan banyak biaya awal yang terkait dengan menjalin kesepakatan baru dan mencapai penghematan jangka panjang.
• Meningkatkan Efisiensi: Komunikasi yang lebih baik antara organisasi dan supplier akan meningkatkan efisiensi layanan dan mempermudah penyelesaian masalah pesanan.
• Konsolidasi Rantai Pasokan: Pemahaman yang lebih baik antara organisasi dan supplier dapat menyederhanakan rantai pasokan, mengurangi jumlah supplier, dan meningkatkan efisiensi operasional.
• Outsourcing Aktivitas: Kepercayaan yang terbangun memungkinkan organisasi untuk mengalihdayakan aktivitas non-inti kepada supplier, seperti tanggung jawab inventaris dan layanan pelanggan.
• Peningkatan Operasional Berkelanjutan: Hubungan jangka panjang memungkinkan pertukaran ide dan umpan balik untuk meningkatkan operasi dan mengurangi biaya.
• Penyederhanaan Proses: Hubungan yang erat dengan supplier menyederhanakan proses pembelian dan penganggaran, yang berpotensi menghasilkan penghematan besar.

3. Pemanfaatan Teknologi dalam Procurement

Teknologi memainkan peran penting dalam mengoptimalkan proses procurement. Saat ini, banyak perusahaan menggunakan sistem manajemen pengadaan digital atau e-procurement untuk mengotomatisasi berbagai proses, seperti permintaan pembelian, pemilihan supplier, hingga pengelolaan kontrak.

Dikutip dari halaman resmi Binus University, E-Procurement saat ini sudah menjadi sebuah sistem yang banyak digunakan baik di pemerintahan maupun perusahaan swasta. Software procurement membantu proses pengadaan barang menjadi lebih efisien dan transparan.

Menurut beberapa pakar, E-Procurement punya berbagai definisi, E-procurement merupakan intergrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004)

Beberapa manfaat utama dari pemanfaatan teknologi dalam procurement antara lain:

• Efisiensi waktu dan biaya: Proses pengadaan menjadi lebih cepat dan biaya operasional dapat ditekan karena mengurangi kebutuhan interaksi manual.
• Transparansi dan akurasi: Dengan teknologi, seluruh proses pengadaan dapat dilacak dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan transparansi.
• Analisis data yang lebih baik: Sistem digital dapat mengumpulkan dan menganalisis data pengadaan untuk memberikan wawasan berharga dalam pengambilan keputusan strategis.

Dengan memanfaatkan teknologi dalam procurement, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, serta mengoptimalkan manajemen rantai pasokan.

4. Lakukan Quality Control

Quality control atau kontrol kualitas merupakan elemen kunci dalam memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Hal ini penting untuk menjaga kualitas produk akhir yang akan diterima pelanggan. Berikut adalah beberapa langkah dalam menerapkan quality control yang baik:

• Pemeriksaan barang secara berkala: Pastikan barang yang diterima dari supplier diperiksa secara berkala untuk memastikan kualitas yang konsisten.
• Standarisasi kualitas: Buat standar kualitas yang jelas untuk pemasok agar mereka mengetahui ekspektasi perusahaan.
• Pelaporan kualitas: Terapkan sistem pelaporan untuk setiap masalah kualitas yang ditemukan agar bisa diatasi dengan cepat.

Dengan melakukan quality control yang ketat, perusahaan dapat mengurangi kerugian akibat produk cacat dan menjaga reputasi bisnis.

5. Pengelolaan Risiko Pengadaan

Risiko dalam pengadaan bisa muncul dari berbagai sumber, seperti perubahan harga bahan baku, keterlambatan pengiriman, atau kegagalan supplier. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki strategi manajemen risiko yang efektif untuk mengantisipasi dan memitigasi risiko-risiko tersebut.

Langkah-langkah dalam pengelolaan risiko pengadaan antara lain:

• Identifikasi risiko: Lakukan analisis mendalam untuk mengidentifikasi potensi risiko dalam setiap tahap proses procurement.
• Pengembangan rencana kontingensi: Siapkan rencana darurat atau alternatif untuk menghadapi risiko yang mungkin terjadi, misalnya dengan memiliki supplier cadangan.
• Monitoring dan evaluasi: Pantau terus perkembangan dan situasi terkini yang dapat mempengaruhi pengadaan, serta lakukan evaluasi secara berkala.

Dengan pengelolaan risiko yang baik, perusahaan dapat mengurangi dampak negatif yang mungkin muncul dalam proses pengadaan.

6. Pengelolaan Inventaris yang Optimal

Pengelolaan inventaris yang baik sangat penting untuk menghindari kelebihan stok atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional perusahaan. Beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk pengelolaan inventaris yang optimal antara lain:

• Penggunaan sistem manajemen inventaris: Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak persediaan secara real-time dan mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukan pengadaan.
• Metode Just-In-Time (JIT): Metode ini bertujuan untuk meminimalkan stok yang menganggur dengan melakukan pengadaan barang hanya ketika dibutuhkan.
• Analisis permintaan pasar: Lakukan analisis terhadap tren permintaan agar pengadaan barang bisa disesuaikan dengan kebutuhan aktual.

Dengan pengelolaan inventaris yang baik, perusahaan dapat menghemat biaya penyimpanan dan memaksimalkan efisiensi operasional.

7. Evaluasi dan Analisis Kinerja Pengadaan

Stategi procurement yang terakhir, penting bagi perusahaan untuk secara rutin melakukan evaluasi dan analisis kinerja pengadaan. Ini bisa dilakukan dengan menilai berbagai aspek, seperti:

• Kinerja supplier: Apakah supplier memenuhi kontrak dalam hal kualitas, waktu pengiriman, dan harga?
• Efisiensi biaya pengadaan: Apakah perusahaan mampu mengurangi biaya pengadaan dari waktu ke waktu?
• Kualitas produk atau layanan: Apakah produk atau layanan yang diperoleh sesuai dengan spesifikasi dan standar yang diinginkan?

Dengan melakukan evaluasi berkala, perusahaan bisa terus meningkatkan strategi procurement mereka, mengidentifikasi area yang perlu perbaikan, dan membuat keputusan yang lebih baik di masa mendatang.

Kesimpulan

Procurement yang efektif sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan menjaga daya saing di pasar.

Dengan menerapkan 7 strategi yang telah dibahas di atas, yaitu pemilihan supplier yang tepat, membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok, pemanfaatan teknologi, quality control, pengelolaan risiko pengadaan, pengelolaan inventaris yang optimal, serta evaluasi kinerja, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan pengadaan dan mencapai efisiensi yang lebih tinggi.

Siap mengoptimalkan pengadaan di perusahaan Anda? Terapkan strategi-strategi procurement yang telah terbukti efektif dan rasakan peningkatan efisiensi, penghematan biaya, serta hubungan yang lebih solid dengan pemasok.

Mulailah sekarang dan bawa pengadaan di perusahaan Anda ke level berikutnya! Jangan tunda lagi, optimalkan strategi procurement Anda hari ini untuk hasil yang lebih maksimal!