Aplikasi pergudangan di dalam ERP dibuat untuk mempermudah proses inventory management atau manajemen inventaris. Inventory Management merupakan tugas pokok dalam bisnis yang mengandalkan tempat penyimpanan stok dan aset, baik itu besar atau kecil maupun tempat sendiri ataupun menyewakan ke pihak ketiga.
Eror atau kekeliruan dalam menstok dan manufaktur terkadang tidak terhindarkan. Namun, setiap pemilik usaha berupaya keras agar laporan inventorynya sesuai dengan segala barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Lantas, apa saja sebenarnya yang dapat dilakukan dengan aplikasi pergudangan ini? Dan, mengapa aplikasi pergudangan penting untuk operasional bisnis? Selengkapnya di artikel ini.
Apa Fungsi Aplikasi Pergudangan?
Aplikasi pergudangan kebanyakan digunakan perusahaan yang bertumpu pada retail dan manufaktur. Pada dasarnya, aplikasi ini mengerjakan tugas-tugas manajemen gudang dengan mengandalkan sistem komputerisasi yang disesuaikan.
Warehouse management system (sistem manajemen gudang) yang tersemat dalam aplikasi ini melibatkan aktivitas pencatatan dan pelacakan pergerakan barang di gudang, dari dan ke pabrik, serta antar gudang. Barang-barang ini terdiri dari bahan baku, komponen, barang jadi alias produk, serta aset perusahaan.
Dalam prosesnya, barang diinput ke sistem agar kemudian dapat dilacak. Pelacakan ini mengikuti proses pengolahan bahan tersebut dalam produksinya di manufaktur (untuk bisnis manufaktur), pemasukan barang jadi atau produk ke gudang, hingga ke luar gudang untuk sampai ke tangan konsumen atau distributor.
Dibandingkan pencatatan manual dengan spreadsheet, aplikasi pergudangan memiliki fitur pencatatan barang dan pembuatan laporan yang berkali-kali lipat lebih cepat.
Pelaku usaha khususnya mulai beralih ke aplikasi ini karena sebagian software manajemen gudang terbaik pada 2023 ini telah menyematkan aspek real-time. Di samping itu, aksesibilitas sistemnya dinilai lebih mudah karena telah menggunakan jaringan cloud.
Alasan Aplikasi Pergudangan Diperlukan dalam Inventory Management
Sejatinya, aplikasi pergudangan menjalankan proses manajemen gudang yang merupakan bagian dari inventory manajemen.
Bidang inventory management mengandalkan warehouse management system karena manfaatnya yang tidak didapat di metode lamanya. Beberapa di antaranya sebagai berikut.
1. Keunggulan dalam Integrasi dan Aksesibilitas
Aplikasi pergudangan sebenarnya merupakan salah satu fitur yang ditawarkan penyedia jasa ERP (Enterprise Resource Planning). Fitur ini biasanya disediakan dalam satu paket dengan fitur penting ERP lainnya, seperti akuntansi dan sistem jual beli.
Dari sini, ERP menawarkan nilai plus karena ia dapat menghubungkan data dari satu fitur ke fitur lainnya.
Hal ini sangat berguna bagi departemen-departemen internal yang berbeda. Sebab, mereka dapat mengakses data dari sumber berlainan dan menginputnya ke sistem mereka sendiri.
Aksesibilitas juga penting di sini. Dengan aplikasi tersebut, manajer dan pegawai tidak perlu lagi menjalani proses panjang dengan menghubungi pegawai terkait untuk sekadar meminta data. Pasalnya, software inventory management system terbaik saat ini telah menggunakan jaringan cloud computing (komputasi awan).
Jaringan ini memungkinkan akses data secara online tanpa harus menginstal aplikasi berlisensi di satu atau beberapa gadget. Para pegawai hanya tinggal menggunakan gadget operasional masing-masing untuk membuka data dari software tersebut.
2. Memungkinkan Pelacakan Barang yang Lebih Akurat dan Secara Real-Time
Fungsi utama inventory management adalah menjaga jumlah barang yang masuk dan keluar gudang sesuai dengan pencatatan. Selisih satu barang saja dari pencatatan dapat membawa kerugian bagi perusahaan.
Inventory Management dengan aplikasi pergudangan ini dapat menekan kerugian yang umumnya diakibatkan kelalaian manusia. Sebab, pencatatan kuantitas barang diinput langsung ke sistem untuk diolah dalam bentuk data.
Data ini akan terus tersimpan di struktur yang tertata selagi digunakan untuk proses pelacakan dan pengolahan laporan. Tidak ada input dua kali dalam prosesnya sehingga teknologi ini dapat meminimalkan data yang kurang atau dobel. Proses ini akan semakin cepat bila barang diinput dengan menggunakan barcode atau kode serial.
Aplikasi gudang terbaik juga menawarkan pelacakan secara real-time. Jadi, semua barang yang masuk, keluar, atau retur dapat diketahui pada saat itu juga. Tidak ada lagi medium perantara dari staf gudang ke atasan atau divisi lain.
3. Transparansi dan Automasi yang Meningkatkan Kinerja Operasi Gudang
Karena sifatnya yang real-time, data aktual dalam gudang dapat diperoleh secara instan oleh siapa saja yang memerlukannya saat itu juga.
Aplikasi inventory management yang terhubung dengan lingkup ERP, seperti Ukirama, memungkinkan pelacakan barang yang dikirim dari gudang hingga sampai ke tangan pelanggan.
Transparansi ini akan sangat berguna bilamana terjadi retur. Staf gudang perlu memastikan apakah batch dari produk yang dikembalikan pelanggan itu memiliki cacat atau kerusakan yang sama. Penggunaan kode serial akan langsung menghubungkan produk retur itu ke riwayat penjualan hingga sampai ke batch-nya.
Penginputan dan pelacakan data yang serba otomatis ini meminimalkan SDM di bagian pencatatan. Dengan begitu, perusahaan bisa mengalihkan stafnya ke tugas lain yang lebih esensial.
4. Membantu Perkiraan Produk Populer
Aplikasi warehouse management system terbaik dapat memperkirakan (forecasting) produk yang sedang populer dari pencatatan data dalam kurun waktu tertentu.
Hal ini dapat kamu jadikan patokan untuk menentukan mana stok yang harus ditambah atau stok yang harus dikurangi. Namun, perkiraan tren tidak hanya berguna untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Pengusaha F&B yang bertumpu pada produk dengan tanggal kadaluarsa memanfaatkannya untuk menjaga persediaan produk di gudang tetap segar. Di sini, produk yang terlebih dulu diteruskan ke distributor atau toko retail diurutkan berdasarkan penghitungan FIFO (first in first out).
Penghitungan FIFO akan mengeluarkan barang yang paling lama atau pertama kali masuk untuk dijual atau didistribusikan ke luar. Sistem gudang terbaik di 2023 dan beberapa tahun belakangan mulai ramai menerapkan metode ini.
Kamu dapat memperoleh efektivitas gudang dengan metode tersebut di Ukirama. Lewat ERP-nya, Ukirama menyematkan fitur ini, ditambah pula metode penyetokan average dan adjustment barang secara otomatis.
5. Membantu Merancang Skema Alur Gudang
Penyusunan serta peletakan rak dan stok dalam gudang yang terencana akan membantu membangun alur pergerakan barang gudang yang efisien. Efektivitas inilah yang akan membuat barang cepat ditemukan dan dikirim dari gudang.
Selain dengan metode FIFO yang dijelaskan di atas, aplikasi pergudangan dapat membantu memperhitungkan stok yang harus ada di gudang berdasarkan permintaan pasar.
Salah satu metode pertimbangan stok yang cukup dikenal ialah Just in Time (JIT). Metode ini menjaga kuantitas stok secukupnya untuk memenuhi pesanan yang ada, selagi menjaga kecepatan pergerakan operasi gudang.
JIT diterapkan untuk menekan biaya produksi dan tanggungan dari persediaan pengaman (safety stock). Hal ini semakin memungkinkan berkat adanya fitur forecasting dalam manajemen inventaris pada aplikasi pergudangan.
6. Faktor Keamanan Data
Aplikasi pergudangan hanya dapat diakses oleh mereka yang punya akun yang telah terdaftar oleh perusahaan. Karena itu, data perusahaan terlindungi meskipun jaringan cloud memungkinkan akses dari berbagai gadget.
Akses yang terbatas pada pemilik akun juga menjadi pertanggungjawaban seandainya ditemukan kebocoran data atau pencurian. Dalam hal ini, perusahaan dapat menemukan bukti pelanggaran dengan cepat.
Lebih jauhnya lagi, perusahaan dapat membatasi akses pegawainya di dalam aplikasi terhadap data-data yang bersifat rahasia atau di luar cakupan pekerjaan pegawai.
7. Menyediakan Basis Data untuk Pengelolaan SDM
Di luar persediaan gudang, supervisor dapat menentukan tolok ukur dari beban kerja yang diberikan kepada pegawai.
Jika rata-rata pegawai dalam satu tim atau divisi tidak dapat memenuhi beban kerja yang diberikan, ini merupakan pertanda bila beban kerja perlu dilonggarkan.
Di sisi lain, kamu dapat memantau performa tiap pegawai dari seberapa banyak kuota pekerjaan yang dapat diselesaikannya. Dan, kamu pun bisa memberikan intensif berdasarkan hasil laporan aplikasi.
Supervisor tinggal menyesuaikan kuota hasil pekerjaan dengan KPI masing-masing pegawai. Dengan adanya data yang menunjukkan progres kerja secara aktual, perusahaan akan lebih mudah menciptakan budaya disiplin dalam manajemen gudang. Begitu pula untuk pegawai yang kini dapat mengikuti sistem yang jelas.
8. Dapat Memangkas Biaya Operasional secara Signifikan
Penghematan anggaran operasi merupakan faktor pelengkap dari alasan-alasan yang sudah dijabarkan di atas. Penyebab aplikasi ini dapat memangkas biaya operasional adalah karena percepatan dari automasi itu sendiri.
Automasi ini dapat mengefektifkan jumlah tenaga kerja, baik dalam bagian gudang hingga transaksi jual beli. Aplikasi pergudangan juga menghasilkan laporan cepat yang memberi masukan berupa tindakan yang dapat diambil untuk operasi bisnis selanjutnya.
Itulah beberapa alasan mengapa aplikasi pergudangan menjadi penting dalam inventory management. Kamu dapat memperoleh berbagai manfaat tersebut dengan menggunakan aplikasi inventory terbaik di Indonesia. Salah satunya adalah Ukirama, software ERP lokal yang dilengkapi sistem gudang terbaik.
Silakan hubungi expert kami untuk mengetahui fitur-fitur yang kami tawarkan.
