Bagi Anda yang menjalankan bisnis ritel, grosir, manufaktur atau F&B pasti tak asing dengan istilah Inventory Control. Karena itu adalah salah satu aktivitas yang wajib dilakukan untuk mengoptimalkan ketika memanfaatkan inventaris perusahaan. Selain itu juga pengendalian inventaris akan mengoptimalkan keuntungan perusahaan sekaligus mendapatkan kepuasan pelanggan.Supaya pengendalian inventaris bisa mencapai semua target itu, tentu saja dibutuhkan strategi inventory control yang baik. Karena itulah kami membahasnya disini untuk Anda 8 strategi inventory control gudang perusahaan terbaik yang bisa Anda gunakan.

Mengatur Tingkat Stok

Kehabisan stok barang adalah salah satu hal yang berusaha dihindari oleh setiap pengusaha. Selain hal itu akan membuat para pelanggan kecewa, pada akhirnya juga akan membuat perusahaan merugi. Karena gagal mendapatkan omset, apalagi jika itu berjalan dalam jangka waktu yang cukup lama. Untuk mengatasinya, Anda bisa menggunakan strategi pengelolaan tingkat stok minimum untuk setiap barang. Karena ketika nantinya stok sudah mencapai level itu, Anda akan langsung tahu saatnya melakukan pengisian ulang stok. Sehingga stok baru sudah datang sebelum stok lama benar-benar habis. Dengan begitu perusahaan Anda tak akan kehabisan stok. Dalam pelaksanaan strategi ini, tingkat stok minimum bisa ditentukan dengan mempertimbangkan lama waktu rata-rata barang terjual dan lama waktu pemasok bisa mengirimkan barang baru. Sebagian perusahaan menyerahkan hal ini kepada tim procurement untuk melakukan pengawasan stok secara teratur. Sebagian lainnya menggunakan sistem otomatis yang memperingatkan ketika stok sudah mencapai level minimum.

Pengelolaan Gudang Penyimpanan

Hal kedua yang ditakutkan oleh para pengusaha terkait inventaris adalah mereka rusak atau membusuk lebih cepat. Tentu saja itu sangat mungkin terjadi ketika tempat atau gudang yang digunakan untuk menyimpan tak sesuai dengan karakter barangnya. Misalkan tipe barang yang tidak tahan air, disimpan di tempat yang sangat lembab, akhirnya lebih cepat rusak. Karena itulah gudang untuk menyimpan inventaris juga jadi salah satu strategi inventory control yang tak sangat penting. Suhu tempat penyimpanan harus dipastikan terkendali dengan baik, sesuai dengan kebutuhan barang. Rak atau lemari penyimpanan juga perlu diperiksa secara rutin dari binatang-binatang yang berpotensi merusak seperti rayap. Tumpukan barang juga dipastikan tak melebihi batas, supaya tidak rusak karena beban berlebih. Selain itu, peletakkan barang juga biasanya disesuaikan menurut tingkat permintaan supaya lebih mudah dalam distribusi. Barang yang tingkat permintaannya relatif tinggi biasanya diletakkan pada rak-rak depan yang lebih mudah dijangkau oleh para karyawan.

Pembuatan Kategori Stok

Strategi ini khususnya diperlukan jika perusahaan Anda memiliki banyak variasi barang inventaris. Karena pembuatan kategori akan memudahkan Anda untuk menentukan skala prioritas. Karena pasti ada beberapa barang yang memerlukan lebih banyak perhatian dibanding lainnya. Entah itu dari sisi dampak terhadap keuangan atau rasio penjualan. Salah satu teknik yang banyak dipakai dalam pelaksanaan strategi ini adalah teknik ABC. Barang kategori A adalah yang paling prioritas, selanjutnya B dan C. Pertimbangannya menggunakan tingkat rasio penjualan dan signifikan tidaknya dampak terhadap keuangan.

Penggunaan Teknologi Inventaris

Perkembangan teknologi digital juga bisa dimanfaatkan untuk membantu proses pengendalian inventaris. Sebagian pengusaha pun sudah menggunakan software otomatis untuk pengelolaan inventaris. Dimana didalamnya tersedia banyak fitur seperti optimasi tingkat stok barang, prediksi kebutuhan stok, monitoring perpindahan stok, pelacakan proses distribusi, hingga evaluasi dalam laporan. Hal ini menjadi semakin efisien ketika perusahaan juga mengintegrasikannya dengan sistem lain seperti bagian penjualan/distribusi, pembelian stok dan akuntansi. Karena akhirnya laporan di bagian inventaris bisa langsung digunakan oleh bagian lain kapanpun mereka perlukan.

Pemesanan Ulang Stok

Terkadang masalah yang menghambat pengelolaan inventaris adalah pihak pemasok. Mereka sulit untuk dihubungi atau terkadang tak bisa memenuhi permintaan tepat waktu. Sehingga berakibat ke kurangnya stok di gudang saat dibutuhkan. Hal inilah yang juga perlu diperhatikan dan dievaluasi oleh para pengusaha. Sebaliknya terkadang masalah justru berada di pihak pengusaha, karena tak tepat waktu dalam melunasi pembelian stok baru atau dokumen bermasalah seperti misal Purchase Order. Hal itu yang akhirnya membuat pihak pemasok kurang berminat untuk melayani secara optimal, meskipun sebenarnya mereka memiliki stok yang memadai. Karenanya strategi ini juga sangat penting untuk para pengusaha. Proses pemesanan stok bisa diatur supaya selalu tepat waktu, misalkan menggunakan sistem pembayaran otomatis. Selain itu juga bisa menyediakan portal khusus untuk supplier, sehingga mereka bisa dengan mudah mengirimkan penawaran termasuk tagihan kepada perusahaan.

Teknik FEFO & FIFO

Strategi ini juga tak asing lagi dalam bidang pengendalian inventaris. Dilakukan untuk meminimalisir resiko pembusukan dan kerusakan barang. FIFO adalah First In First Out, yang artinya barang paling awal masuk ke gudang harus keluar juga paling awal dibanding barang lain. FEFO adalah First Expired First Out, artinya mendahulukan barang-barang yang tanggal kadaluarsanya lebih cepat supaya segera terjual sebelum expired. Teknik ini banyak digunakan karena sudah banyak terbukti efektif untuk mengurangi peluang barang terbuang, entah itu karena expired atau karena rusak.

Audit Inventaris Rutin

Pengusaha yang sudah memanfaatkan software otomatis untuk pengelolaan gudang sering akhirnya tak lagi melakukan stock opname atau pemeriksaan fisik. Karena dianggap bahwa pasti sudah sesuai dengan jumlah di dalam sistem. Padahal tetap ada potensi tidak sesuai ketika salah input data atau kasus pencurian oknum karyawan. Karenanya meskipun Anda sudah memanfaatkan teknologi, usahakan untuk tetap melakukan stock opname secara rutin. Sehingga bisa langsung terdeteksi ketika ada ketidaksesuaian antara jumlah barang yang aktual dengan di dalam sistem.

Pengelolaan Keamanan Gudang Inventaris

Jika Anda sudah melakukan berbagai strategi inventory control dengan baik dan ketat tapi gudang penyimpanan tak aman, akan percuma. Karena Anda akan terus kehilangan barang oleh tangan-tangan jahil, entah itu dari oknum karyawan atau dari orang eksternal. Karenanya strategi ini juga penting menjadi bagian dalam inventory control. Hal ini bisa dilakukan mulai dengan menempatkan pengawas gudang yang terpercaya dan memiliki integritas baik dalam bekerja. Selanjutnya buat sistem keamanan yang baik, misalkan menggunakan kamera CCTV, satpam penjaga, alarm keamanan, kunci berganda dan sejenisnya. Dengan begitu seluruh strategi inventory control bisa berjalan efektif untuk mendukung perputaran barang dengan baik. Semoga bermanfaat!