Fixed Cost dan Variable Cost: Apa yang Harus Kamu Ketahui tentang Manajemen Biaya

Membahas bisnis sudah pasti membahas soal biaya. Biaya operasional bisnis terbagi menjadi dua jenis utama: fixed cost (biaya tetap) dan variable cost (biaya variabel). Ilmu akuntansi pun punya satu cabang khusus (akuntansi biaya) yang berfokus pada pengukuran, pencatatan, dan analisis biaya yang terjadi dalam proses bisnis.

Akuntansi biaya adalah metode untuk melacak dan menganalisis semua biaya yang terkait dengan kegiatan produksi atau operasional perusahaan. Tujuan utama akuntansi biaya adalah membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis dengan memberikan informasi yang akurat tentang total biaya produksi dan distribusi.

Dengan memahami elemen biaya, seperti fixed cost dan variable cost, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat terkait perencanaan keuangan, penentuan harga produk, dan manajemen keuntungan. Artikel ini akan mengupas tuntas perbedaan antara fixed cost dan variable cost, serta bagaimana kedua jenis biaya ini memengaruhi keputusan bisnis.

Jenis biaya di bisnis mencakup beberapa kategori, seperti biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead.Dalam mengelola bisnis, memahami struktur biaya sangat penting untuk menjaga kestabilan keuangan dan meningkatkan profitabilitas. Artikel ini akan membahas secara detail tentang kedua jenis biaya ini, bagaimana mengelolanya secara efektif, serta perbedaan dan manfaatnya bagi keberlangsungan usaha.

Pengertian Fixed Cost (Biaya Tetap)

(Gambar: Fixed Cost/Biaya Tetap vs Variable Cost/Biaya Variable)

Menurut Carter (2009), fixed cost atau biaya tetap adalah biaya yang jumlahnya tidak berubah meskipun ada perubahan dalam volume produksi atau penjualan. Contoh biaya tetap termasuk sewa gedung, gaji karyawan tetap, dan biaya asuransi. Biaya ini perlu dikelola dengan baik untuk menjaga kestabilan keuangan.

Fixed Cost = Total Biaya − (Biaya Variabel per Unit × Jumlah Unit yang Diproduksi)

Pengertian Variable Cost (Biaya Variabel)

Variable cost atau biaya variabel adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan volume produksi atau penjualan. Contohnya adalah biaya bahan baku dan komisi penjualan. Biaya variabel bersifat dinamis dan perlu penyesuaian berdasarkan kebutuhan bisnis.

Perbedaan Utama antara Fixed Cost dan Variable Cost

Perbedaan antara fixed cost dan variable cost terletak pada sifatnya terhadap volume produksi atau penjualan. Fixed cost tetap konstan, sedangkan variable cost fluktuatif dan berkaitan langsung dengan aktivitas produksi atau penjualan. Memahami perbedaan ini penting agar bisnis dapat menyesuaikan strategi keuangannya.

Cara Mengelola Fixed Cost dalam Bisnis

Mengontrol Biaya Tetap untuk Menjaga Profitabilitas

Mengontrol biaya tetap adalah kunci untuk mempertahankan profitabilitas, terutama di masa ekonomi yang sulit. Langkah ini meliputi pengawasan anggaran dan mengevaluasi setiap elemen biaya tetap secara berkala.

Mengurangi Biaya Tetap Tanpa Mengurangi Kualitas Bisnis

Mengurangi biaya tetap bisa dilakukan tanpa menurunkan kualitas bisnis, seperti dengan beralih ke ruang kantor yang lebih efisien atau mengurangi penggunaan energi yang berlebihan.

Menyusun Strategi Jangka Panjang untuk Biaya Tetap

Strategi jangka panjang yang baik dapat membantu bisnis mengurangi tekanan dari biaya tetap, seperti mempertimbangkan investasi di teknologi untuk menghemat biaya operasional dalam jangka panjang.

Cara Mengelola Variable Cost dalam Bisnis

Review Biaya Variabel Berdasarkan Volume Penjualan dan Produksi

Melakukan review berkala atas biaya variabel penting untuk memastikan bahwa biaya tersebut sejalan dengan perubahan volume produksi dan penjualan.

Mengelola Variable Cost dengan Melakukan Kontrol Harga Bahan Baku

Mengontrol harga bahan baku dapat menurunkan biaya variabel. Misalnya, menjalin hubungan baik dengan pemasok atau membeli bahan baku dalam jumlah besar untuk mendapatkan harga diskon.

Tips Efektif Manajemen Biaya Tetap dan Variabel

Menyusun Anggaran Biaya Tetap dan Variabel yang Realistis

Menyusun anggaran yang realistis membantu bisnis dalam mengelola biaya tetap dan variabel secara lebih terstruktur dan efektif.

Melakukan Monitoring dan Evaluasi Biaya Secara Berkala

Monitoring biaya secara rutin dapat membantu bisnis mendeteksi pengeluaran yang berlebihan dan menyesuaikan strategi keuangan secara cepat.

Meningkatkan Efisiensi melalui Digitalisasi Manajemen Biaya

Menggunakan teknologi dalam manajemen biaya dapat memudahkan bisnis untuk melacak pengeluaran secara lebih efisien, seperti menggunakan software akuntansi untuk manajemen keuangan.

Menyiapkan Laporan Keuangan untuk Mengontrol Pengeluaran

Laporan keuangan yang lengkap membantu pemilik bisnis memahami posisi keuangan dan mengontrol biaya tetap serta variabel dengan lebih baik.

Studi Kasus: Manajemen Fixed Cost dan Variable Cost pada UMKM

Kafe “Aroma Lokal” adalah sebuah UMKM yang menjual kopi lokal dan camilan tradisional. Pemiliknya, Ibu Laila, menghadapi berbagai tantangan dalam mengelola biaya tetap dan variabel agar bisnisnya tetap berjalan lancar, terutama saat terjadi penurunan pengunjung di masa pandemi.

(Gambar: skema manajemen biaya kafe Aroma Lokal)

Mengelola Fixed Cost di Aroma Lokal

Penghematan Biaya Sewa: Ibu Laila berbagi ruang dengan toko ritel lain, sehingga mengurangi biaya sewa tempat yang awalnya menjadi beban besar bagi usahanya.
Pembagian Jam Kerja Karyawan: Daripada mempekerjakan karyawan penuh waktu, ia mengatur jam kerja berdasarkan jumlah pelanggan yang datang pada waktu-waktu tertentu. Hal ini membantu mengurangi biaya gaji tetap.
Penggunaan Software Kasir Digital: Ibu Laila beralih ke software kasir digital yang lebih efisien, menghemat waktu dan biaya administrasi harian.

Mengelola Variable Cost di Aroma Lokal

Pengendalian Pembelian Bahan Baku: Untuk bahan seperti kopi dan susu, Ibu Laila membeli dalam jumlah besar dari pemasok lokal untuk mendapatkan harga lebih murah. Namun, ia menghindari pembelian berlebih agar bahan tetap segar.
Pengendalian Porsi dan Penggunaan Bahan: Ia mengatur porsi dengan cermat dan memastikan bahan digunakan secara efisien, menghindari pemborosan yang tidak perlu. Misalnya, mengukur porsi kopi yang tepat untuk setiap cangkir.
Penyesuaian Menu Berdasarkan Permintaan: Ibu Laila menyesuaikan menu dengan menambah atau mengurangi item berdasarkan penjualan yang paling laris, sehingga bahan baku yang digunakan tetap optimal.

Pelajaran dari Studi Kasus Aroma Lokal

Dari studi kasus Aroma Lokal, kita dapat mengambil pelajaran berharga bahwa:

Penyusunan strategi yang fleksibel dan mengadaptasi teknologi dapat membantu mengurangi tekanan pada fixed cost dan variable cost.
Peninjauan berkala terhadap kedua jenis biaya penting untuk menjaga profitabilitas bisnis.
Memahami pasar dan permintaan pelanggan memungkinkan UMKM untuk menyesuaikan biaya variabel, menghindari biaya berlebih.

Tantangan Manajemen Biaya pada UMKM

UMKM menghadapi berbagai tantangan dalam mengelola biaya tetap dan variabel, di antaranya:

Keterbatasan Modal: Banyak UMKM yang memiliki modal terbatas sehingga sulit untuk menutup biaya tetap, terutama ketika permintaan menurun.
Kurangnya Efisiensi Produksi: Proses produksi yang kurang efisien dapat meningkatkan biaya variabel secara signifikan, mengurangi profitabilitas.
Perubahan Permintaan: Ketidakstabilan dalam permintaan bisa memengaruhi biaya variabel, yang kadang sulit untuk diprediksi.

Strategi Penghematan Biaya pada UMKM

Mengelola biaya sangat penting untuk menjaga kestabilan operasional UMKM. Berikut beberapa cara yang bisa diterapkan oleh pemilik usaha:

1. Menekan Biaya Sewa dengan Pemanfaatan Ruang yang Efisien

Jika sewa tempat usaha merupakan biaya tetap yang besar, pemilik UMKM bisa mencoba mengurangi ruang yang tidak perlu atau mempertimbangkan untuk berbagi ruang dengan bisnis lain. Misalnya, sebuah kafe kecil bisa berbagi ruang dengan bisnis ritel lainnya untuk menghemat biaya.

2. Mengoptimalkan Jumlah Karyawan Tetap

Mempekerjakan karyawan tetap adalah komitmen jangka panjang yang memerlukan pengeluaran tetap. UMKM dapat meminimalkan biaya ini dengan mempekerjakan tenaga paruh waktu atau kontrak, terutama pada posisi yang tidak selalu diperlukan sepanjang waktu.

3. Penggunaan Teknologi untuk Efisiensi Biaya Tetap

Mengadopsi teknologi seperti software manajemen bisnis atau pembayaran digital dapat membantu UMKM mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan efisiensi. Dengan beralih ke teknologi digital, pemilik bisnis bisa menghemat biaya tetap terkait dengan proses manual yang memakan waktu dan biaya.

4. Membeli Bahan Baku dalam Jumlah Besar

Jika memungkinkan, UMKM dapat mempertimbangkan untuk membeli bahan baku dalam jumlah besar agar mendapat harga diskon. Namun, strategi ini perlu perencanaan matang untuk menghindari risiko penyimpanan berlebih atau kedaluwarsa.

5. Menjalin Hubungan Baik dengan Pemasok

Dengan menjaga hubungan baik dengan pemasok, pemilik UMKM dapat memperoleh bahan baku dengan harga yang lebih murah atau bahkan mendapatkan kemudahan pembayaran. Hal ini bisa sangat membantu dalam mengontrol biaya variabel yang fluktuatif.

6. Kontrol terhadap Penggunaan Bahan

Pemilik UMKM dapat melakukan kontrol terhadap penggunaan bahan baku dengan menerapkan proses yang lebih efisien. Contohnya, restoran kecil dapat mengukur bahan dengan lebih tepat untuk mengurangi pemborosan dan menjaga konsistensi produk.

Kesalahan Umum dalam Manajemen Biaya Tetap dan Variabel

Beberapa kesalahan umum dalam manajemen biaya meliputi kurangnya monitoring biaya, alokasi anggaran yang tidak realistis, dan kurangnya pemahaman atas kebutuhan fixed dan variable cost. Hal ini sering mengakibatkan kebocoran anggaran dan profitabilitas yang rendah.

1. Kurangnya Monitoring Biaya Salah satu kesalahan terbesar dalam manajemen biaya adalah kurangnya monitoring yang ketat terhadap biaya yang dikeluarkan, baik biaya tetap maupun variabel. Banyak perusahaan yang melakukan pencatatan awal tetapi tidak melakukan monitoring secara berkala. Ketika biaya tidak terpantau, kemungkinan besar akan terjadi pengeluaran berlebihan atau bahkan pembengkakan biaya yang tidak disadari. Monitoring secara rutin diperlukan untuk:

Mengetahui perubahan biaya yang mungkin terjadi karena inflasi, perubahan harga pasar, atau faktor lain. Mengidentifikasi pemborosan dalam pengeluaran, seperti penggunaan sumber daya yang tidak efisien. Memastikan anggaran tetap sesuai dengan rencana, sehingga perusahaan tidak kehabisan kas atau dana untuk kebutuhan lain. Solusi: Pastikan untuk membuat laporan keuangan berkala yang mencatat setiap pengeluaran, baik tetap maupun variabel, untuk membantu pengawasan lebih baik. Teknologi seperti software akuntansi juga bisa digunakan untuk memantau arus biaya secara otomatis.

2. Alokasi Anggaran yang Tidak Realistis Kesalahan lain yang sering terjadi adalah penetapan anggaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau kapasitas bisnis. Alokasi anggaran yang tidak realistis, baik terlalu tinggi maupun terlalu rendah, dapat menimbulkan masalah:

Jika terlalu tinggi, biaya tetap dapat membebani keuangan perusahaan, khususnya jika pemasukan tidak mencapai target. Jika terlalu rendah, perusahaan mungkin mengalami kekurangan dana untuk memenuhi kebutuhan dasar, sehingga mengganggu operasional. Alokasi anggaran yang tidak tepat ini sering terjadi karena kurangnya data atau riset yang baik. Misalnya, dalam biaya variabel, perusahaan mungkin tidak memperhitungkan kenaikan biaya produksi yang disebabkan oleh permintaan yang tinggi.

Solusi: Lakukan analisis historis untuk melihat tren biaya tetap dan variabel dari waktu ke waktu. Berdasarkan data tersebut, alokasikan anggaran dengan realistis dan buat cadangan dana untuk menghadapi perubahan biaya yang tidak terduga.

3. Kurangnya Pemahaman atas Kebutuhan Fixed dan Variable Cost Memahami perbedaan serta peran biaya tetap dan variabel dalam operasional bisnis sangat penting untuk mencapai keseimbangan biaya. Kesalahan dalam mengelola kedua jenis biaya ini sering terjadi karena:

Mengabaikan perbedaan antara biaya tetap dan variabel yang bisa mempengaruhi keputusan keuangan. Misalnya, menganggap seluruh biaya operasional sebagai biaya tetap, padahal beberapa di antaranya bisa dikendalikan atau dikurangi sebagai biaya variabel. Kurangnya strategi untuk mengurangi biaya variabel saat pendapatan menurun. Jika perusahaan memahami bahwa biaya variabel bisa diatur sesuai dengan volume produksi atau penjualan, maka mereka dapat menyesuaikan biaya tersebut sesuai kondisi pasar. Kesalahan ini bisa menyebabkan biaya tetap dan variabel tidak teralokasikan dengan optimal, yang pada akhirnya akan mempengaruhi profitabilitas bisnis.

Solusi: Pelajari dengan seksama komponen-komponen biaya tetap dan variabel dalam bisnis Anda. Buatlah strategi untuk mengurangi biaya variabel ketika dibutuhkan, seperti negosiasi harga bahan baku atau penyesuaian upah lembur saat permintaan menurun.

4. Mengabaikan Biaya Tidak Terduga dalam Perencanaan Anggaran Perencanaan anggaran yang ideal tidak hanya mencakup biaya tetap dan variabel, tetapi juga biaya tidak terduga. Banyak bisnis mengabaikan hal ini, yang kemudian menyebabkan masalah likuiditas ketika terjadi kebutuhan mendadak, seperti:

Perbaikan peralatan atau pemeliharaan mendadak yang membutuhkan biaya besar. Kenaikan harga bahan baku yang tidak terduga akibat inflasi atau kelangkaan. Kebutuhan tenaga kerja tambahan saat permintaan meningkat tiba-tiba. Jika biaya tidak terduga ini tidak diantisipasi, perusahaan mungkin terpaksa mengurangi pengeluaran yang telah dianggarkan untuk kebutuhan lain atau bahkan meminjam dana, yang bisa berdampak negatif pada arus kas.

Solusi: Siapkan dana cadangan dalam anggaran yang dapat dialokasikan untuk kebutuhan tak terduga. Ini bisa menjadi bagian dari biaya tetap atau ditempatkan secara terpisah sebagai pos khusus dalam laporan keuangan.

5. Ketidaksesuaian Antara Target Keuangan dan Struktur Biaya Perencanaan keuangan harus disesuaikan dengan struktur biaya yang ada, terutama dalam bisnis yang mengalami perubahan struktur biaya tetap atau variabel secara berkala. Ketidaksesuaian antara target keuangan dan struktur biaya yang ada bisa menyebabkan:

Pembengkakan biaya tetap yang mengurangi margin keuntungan jika tidak diantisipasi dengan baik. Pengelolaan biaya variabel yang kurang tepat, misalnya, pengeluaran untuk tenaga kerja yang tidak sebanding dengan peningkatan penjualan. Jika bisnis tidak menyesuaikan struktur biaya dengan target keuntungan dan operasionalnya, mereka akan kesulitan mencapai sasaran keuangan yang diinginkan.

Solusi: Lakukan evaluasi rutin terhadap biaya tetap dan variabel, serta sesuaikan dengan target bisnis. Misalnya, saat perusahaan berencana meningkatkan penjualan, pastikan biaya variabel dapat diatur sedemikian rupa agar tidak membebani keuangan.

6. Mengabaikan Efisiensi dalam Pengelolaan Biaya Tetap dan Variabel Efisiensi adalah salah satu kunci utama dalam menjaga profitabilitas bisnis. Mengabaikan efisiensi dalam pengelolaan biaya tetap dan variabel dapat mengakibatkan pemborosan. Misalnya:

Biaya tetap seperti sewa dan utilitas tidak diawasi sehingga ada kemungkinan penggunaan yang berlebihan. Biaya variabel seperti bahan baku tidak dikelola dengan baik sehingga terjadi overstocking atau pengeluaran yang tidak efektif. Solusi: Rutin lakukan audit terhadap pengeluaran tetap dan variabel untuk menemukan area yang bisa ditingkatkan efisiensinya. Misalnya, menghemat listrik untuk mengurangi biaya tetap atau mengoptimalkan proses produksi untuk mengurangi biaya variabel.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa yang dimaksud dengan Fixed Cost dan Variable Cost? Fixed Cost adalah biaya yang tetap konstan dalam jangka waktu tertentu dan tidak dipengaruhi oleh tingkat produksi atau penjualan. Contohnya termasuk sewa gedung, gaji karyawan tetap, dan biaya asuransi. Variable Cost, di sisi lain, adalah biaya yang berubah sesuai dengan volume produksi atau penjualan, seperti bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.
Mengapa penting memahami perbedaan antara Fixed Cost dan Variable Cost? Memahami perbedaan ini membantu bisnis menentukan harga produk, mengelola arus kas, dan membuat strategi pengurangan biaya yang lebih efektif. Ini juga mempermudah perhitungan break-even point atau titik impas.
Bagaimana cara menghitung Fixed Cost dan Variable Cost dalam laporan keuangan? Fixed Cost dicatat sebagai biaya yang konsisten dari bulan ke bulan, sedangkan Variable Cost dicatat sesuai dengan fluktuasi dalam produksi. Keduanya dimasukkan dalam laporan laba rugi dan berkontribusi dalam menghitung laba atau rugi bisnis.
Apakah biaya tetap bisa berubah menjadi biaya variabel? Ya, dalam beberapa kasus, biaya tetap bisa menjadi lebih fleksibel. Misalnya, kontrak sewa yang disusun berdasarkan persentase penjualan mengubah sewa dari biaya tetap menjadi biaya variabel.
Bagaimana cara mengelola Fixed Cost agar bisnis tetap efisien? Beberapa strategi mencakup negosiasi ulang kontrak untuk biaya tetap (misalnya sewa atau utilitas), mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan mempertimbangkan outsourcing atau penggunaan teknologi untuk mengurangi beban tetap.
Bagaimana cara mengelola Variable Cost agar tidak membengkak? Kamu bisa mengelola Variable Cost dengan melakukan pemantauan ketat terhadap bahan baku, negosiasi harga dengan pemasok, meningkatkan efisiensi produksi, dan mengatur pembelian bahan sesuai dengan kebutuhan yang telah diproyeksikan.
Apa hubungan Fixed Cost dan Variable Cost dengan titik impas (break-even point)? Titik impas dicapai ketika pendapatan dari penjualan menutupi total biaya bisnis (Fixed Cost + Variable Cost). Mengetahui biaya tetap dan variabel membantu menghitung berapa banyak unit yang perlu dijual untuk mencapai titik impas.
Bagaimana perubahan volume produksi memengaruhi Fixed Cost dan Variable Cost? Fixed Cost tetap konstan meskipun volume produksi naik atau turun. Sebaliknya, Variable Cost naik atau turun sebanding dengan volume produksi, karena melibatkan biaya yang terkait langsung dengan jumlah barang yang diproduksi.
Apakah ada risiko mengandalkan Variable Cost yang terlalu tinggi? Ya, ketergantungan tinggi pada Variable Cost membuat bisnis lebih rentan terhadap fluktuasi biaya bahan baku atau perubahan permintaan pasar, yang dapat memengaruhi profitabilitas dan stabilitas keuangan.
Bagaimana penggunaan teknologi bisa membantu manajemen Fixed dan Variable Cost? Teknologi dapat membantu memantau dan menganalisis biaya secara real-time, otomatisasi proses untuk efisiensi biaya, dan membantu dalam perencanaan anggaran yang lebih akurat. Ini mengurangi biaya operasional tetap dan memungkinkan pengelolaan Variable Cost yang lebih baik.

Kesimpulan

Mengelola fixed cost dan variable cost secara efektif dapat membantu bisnis dalam mencapai keseimbangan keuangan dan profitabilitas. Pemahaman atas perbedaan keduanya, serta penerapan strategi manajemen biaya yang tepat, akan memberikan dampak positif bagi kestabilan dan keberlanjutan usaha.

Detik Finance - Apa Itu Fixed Cost

Prasmul - Contoh Biaya Tetap

Investopedia - Variable Cost

Kumparan - Cara Menghitung Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Corporate Finance Institute - Variable Costs

Law Insider - Business Sales

Square Up - Margin

William K. Carter - Akuntansi Biaya (2009)