General Ledger Adalah: Definisi, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Bagi Anda yang berkecimpung dalam dunia akuntansi, Anda pasti tidak asing lagi dengan istilah general ledger. General Ledger adalah nama lain dari buku besar dalam dunia akuntansi. Seperti yang kita tahu, buku besar berisi kumpulan akun utama yang merangkum semua transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan atau bisnis. Lalu seberapa penting general ledger dalam bisnis? Berikut ulasan lengkap mengenai general ledger:

Apa Itu General Ledger?

General Ledger merupakan catatan akuntansi yang berisi rangkuman setiap transaksi keuangan dalam sebuah perusahaan atau bisnis. Adanya general ledger ini berfungsi sebagai pemberi entri yang akurat untuk laporan keuangan. Selain itu, general ledger juga penting untuk membantu mencapai tujuan dengan cara menyusun entri jurnal dan memungkinkan adanya perhitungan akuntansi.General ledger juga bisa kita gunakan sebagai panduan dalam mencari informasi terkait catatan dalam setiap transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan atau bisnis beroperasi. Kita juga bisa memanfaatkan genera; ledger sebagai sistem pencatat semua data keuangan perusahaan dalam akun debit dan kredit yang sudah divalidasi oleh neraca percobaan.Setiap data transaksi dalam buku besar juga perlu dipisahkan berdasarkan jenisnya. Setelah itu, data transaksi tersebut juga perlu dimasukan dalam akun aset, kewajiban, pendapatan, ekuitas pemilik, serta pengeluaran. Biasanya, template buku besar mencakup akun, nomor, nomor akun, halaman, tanggal, keterangan, jumlah debit dan kredit.Pada kolom akun kita juga perlu menyebutkan akun yang buku besarnya sedang dalam proses pembuatan, contohnya akun kas. Sedangkan dalam kolom nomor akun dan nomor halaman berisi entri yang relevan untuk mempermudah kompilasi. Kemudian dalam kolom tanggal berisi tanggal transaksi, kolom keterangan berisi rincian transaksi, kolom debet berisi semua entri debet, dan kolom kredit berisi semua entri kredit.

Cara Kerja General Ledger

Seperti yang disebutkan sebelumnya, general ledger berisi entri debit dan kredit untuk setiap transaksi yang dicatat di dalamnya, sehingga total semua saldo debit di buku besar harus selalu cocok dengan total semua saldo kredit. Jika tidak cocok, buku besar dikatakan tidak seimbang, dan harus diperbaiki sebelum laporan keuangan yang andal dapat disusun darinya.Setiap data transaksi harus dimasukan ke dalam akun sub buku besar. Setelah itu, data transaksi tersebut harus diringkas ke dalam buku besar agar akuntan bisa menghasilkan neraca saldo. Lalu neraca saldo tersebut harus diperiksa kesalahannya dan disesuaikan dengan menambahkan entri tambahan. Setelah neraca saldo disesuaikan, akuntan bisa menghasilkan laporan keuangan.

Cara Membuat General Ledger

Ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam membuat general ledger, berikut tahapan tersebut:

1. Mengatur sesuai bagan dalam perusahaan

Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam membuat general ledger adalah mengaturnya sesuai bagan dalam akun perusahaan.

2. Membuat entri jurnal

Setelah mengatur sesuai bagan perusahaan, Anda harus membuat entri jurnal atau log detail setiap transaksi yang terjadi dalam bisnis. Hal ini termasuk tanggal, akun dan jumlah yang didebet, akun dan jumlah yang dikreditkan, serta deskripsi transaksi.

3. Mengelompokan

Setelah membuat entri jurnal, Anda harus melakukan pengelompokan atau pengkategorian setiap transaksi di bawah aku  yang relevan, seperti kas, penjualan, dan lainnya. Setiap entri jurnal harus ditumpuk di bawah bagan akun yang dipakai perusahaan lalu dikelompokan di bawah jenis akun buku besar.

4. Rekonsiliasi

Anda juga perlu membuat neraca percobaan utuk memastikan jumlah debit sama dengan jumlah kredit. Jika jumlahnya tidak sesuai, akuntan atau tim keuangan harus kembali ke log atau jurnal untuk menemukan sekaligus memperbaiki kesalahan.

5. mentransfer entri jurnal

Setelah memastikan keakuratan buku besar, Anda juga perlu mentransfer sejumlah entri jurnal ke dalam general ledger.

Fungsi General Ledger

General ledger memiliki fungsi beragam, berikut di antaranya:

1. Bahan penyusun laporan keuangan

Fungsi utama general ledger adalah sebagai penyedia bahan dalam pembuatan berbagai jenis laporan keuangan. Buku besar berisi semua catatan transaksi yang sudah dilakukan perusahaan dalam periode waktu tertentu. Dalam penghitungannya, semua transaksi juga telah dicatat sesuai kategorinya sehingga mudah untuk pengecekan. Hal inilah yang membuat general ledger sering dijadikan rujukan dalam menyusun berbagai laporan keuangan.

2. Rujukan dalam mengecek rincian transaksi

General ledger juga sangat berguna untuk mencari informasi rincian setiap transaksi. Dalam buku besar, kita bisa menemukan catatan seluruh transaksi yang telah dilakukan perusahaan dalam periode waktu tertentu. Dalam catatan tersebut, kita juga bisa menemukan besaran nilai setiap transaksi dan kapan transaksi tersebut terjadi.

3. Acuan dalam penyusunan laporan audit

Kita juga bisa menggunakan general ledger sebagai acuan dalam menyusun laporan aduit. Proses audit dilakukan pihak eksternal kerap membuat pemilik bisnis khawatir. Namun, jika setiap transaksi dicatat secara rapi dalam buku besar, Anda tidak perlu merasakan kekhawatiran tersebut. 

4. Memantau kesehatan bisnis

General ledger juga bisa menjadi tolok ukur untuk mengetahui seberapa baik perkembangan bisnis yang Anda kelola. Dengan adanya general ledger, pebisnis bisa membandingkan catatan transaksi di setiap periode keuangan. Dari situlah Anda juga bisa mengetahui perkembangan bisnis yang terjadi, apakah sudah sesuai harapan atau tidak.

5. Mempermudah pelaporan pajak

Saat melakukan pelaporan atau pembayaran pajak, Anda juga perlu merujuk ke buku besar umum untuk mengajukan pajak Anda. Misalnya, jika Anda mengajukan Formulir 1099 untuk seorang kontraktor, Anda perlu mengetahui berapa banyak Anda membayar mereka selama periode tersebut. Jadi, Anda bisa, memeriksa faktur melalui buku besar sehingga Anda bisa mengisi formulir 1099 dengan benar. 

Format General Ledger

Format atau template general ledger biasanya mencakup rincian berikut:

• Akun – Di kolom ini, kita perlu menyebutkan akun yang buku besarnya kita buat, misalnya akun kas.
• Nomor akun dan nomor halaman – Entri yang relevan harus dimasukkan di sini untuk mendukung kompilasi yang mudah.
• Date – Berisi tanggal transaksi.
• Deskripsi – Menjelaskan rincian transaksi.
• Jumlah Debit – Semua entri akun debit harus dicatat di kolom ini.
• Jumlah Kredit – Semua entri akun kredit harus dicatat di kolom ini.

Anda bisa membuat general ledger menggunakan microsoft excel. Jika Anda ingin cara yang praktis, anda juga bisa menggunakan perangkat lunak akuntansi. Kini sudah banyak tersedia perangkat lunak akuntansi yang memiliki fitur pembuatan buku besar. Hal yang harus Anda ingat adalah buku besar atau general ledger merupakan dokumen penting yang tidak bisa Anda abaikan. Jadi, pembuatan buku besar harus jelas dan detail agar memudahkan pelaporan transaksi keuangan.