Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa tertentu. Dokumen ini sangat penting dalam proses pengadaan karena membantu memperjelas detail pesanan, mengurangi risiko kesalahan, serta memudahkan proses administrasi keuangan. Berikut ini adalah lima langkah mudah untuk membuat PO menggunakan Microsoft Word.

Kamu juga bisa mengunduh template Purchase Order di sini.

5 Langkah Membuat Purchase Order dengan Microsoft Word

Membuka Microsoft Word dan Memulai Dokumen Baru

Langkah pertama adalah membuka Microsoft Word dan membuat dokumen baru. Kamu bisa memilih opsi “Blank Document” supaya lebih leluasa mengatur format sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah itu, simpan dokumen dengan nama yang relevan, misalnya “Purchase Order \[Nama Perusahaan\]”, supaya mudah ditelusuri.

Menambahkan Header dengan Informasi Perusahaan dan Nomor PO

Tambahkan header yang memuat informasi penting, seperti:- Nama atau logo perusahaan- Alamat lengkap- Nomor telepon dan alamat email- Nomor PO (Purchase Order) yang unikPastikan informasi ini jelas dan profesional. Di Microsoft Word, kamu dapat mengakses header melalui menu “Insert” lalu pilih “Header”.

Menyusun Tabel untuk Rincian Barang atau Jasa yang Dipesan

Setelah itu, buat tabel yang memuat rincian barang atau jasa yang dipesan, seperti:

  • Nomor urut
  • Deskripsi barang/jasa
  • Kuantitas
  • Harga satuan
  • Total harga

Atur ukuran kolom agar informasi mudah dibaca, dan gunakan penebalan (bold) pada judul kolom. Dengan cara ini, pembeli maupun penjual dapat memahami detail pesanan secara akurat.

Menambahkan Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman

Bagian ini memuat syarat pembayaran, metode pembayaran, dan informasi pengiriman. Misalnya:

  • Syarat pembayaran: “Pembayaran 30 hari setelah barang diterima” atau “DP 50%, pelunasan setelah barang diterima”
  • Metode pembayaran: Transfer bank, cek, atau pembayaran digital
  • Informasi pengiriman: Alamat pengiriman, tanggal pengiriman, dan pihak yang bertanggung jawab atas biaya kirim.

Pastikan semua ketentuan ini ditampilkan secara jelas agar tidak terjadi kebingungan di kemudian hari.

Melakukan Pemeriksaan dan Menyimpan Dokumen PO

Sebelum mencetak atau mengirimkan dokumen, periksa kembali detail berikut:

  • Nomor PO
  • Rincian barang atau jasa
  • Ketentuan pembayaran dan pengiriman

Jika semua sudah tepat, simpan dokumen dengan format Microsoft Word (.docx) agar mudah diedit di masa mendatang. Kamu juga bisa menyimpannya sebagai file PDF untuk memastikan format dokumen tetap utuh saat dibagikan.

Kesimpulan

Dengan mengikuti lima langkah di atas, kamu bisa membuat Purchase Order (PO) yang rapi dan profesional menggunakan Microsoft Word. PO yang baik membantu mengurangi kesalahan, memastikan kesepakatan jelas antara penjual dan pembeli, serta memudahkan proses administrasi keuangan perusahaan. Jangan lupa selalu periksa dokumen PO secara menyeluruh sebelum mengirimkannya agar transaksi bisnis berjalan lancar.

FAQ

  1. Apa fungsi utama Purchase Order (PO)? Purchase Order berfungsi sebagai dokumen resmi yang memuat rincian pesanan barang atau jasa dari pembeli kepada penjual. Dokumen ini membantu menghindari kesalahan pesanan dan memudahkan proses administrasi, termasuk pencatatan keuangan.
  2. Mengapa sebaiknya PO dibuat di Microsoft Word?Microsoft Word mudah digunakan dan menyediakan fitur lengkap untuk mengatur layout dokumen. Kamu juga bisa memanfaatkan fitur tabel serta format teks yang rapi untuk menampilkan informasi PO secara profesional.
  3. Apakah perlu menggunakan template khusus untuk membuat PO? Tidak selalu. Template dapat menghemat waktu karena sudah memiliki format dasar. Namun, kamu bisa saja mulai dari dokumen kosong (Blank Document) dan menyesuaikannya dengan kebutuhan.
  4. Apa yang harus dicantumkan di header PO? Pada bagian header, cantumkan nama atau logo perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, serta nomor PO yang unik. Ini akan memudahkan identifikasi dokumen sekaligus memperlihatkan kesan profesional.
  5. Bagaimana cara menentukan nomor PO yang unik? Nomor PO dapat ditentukan berdasarkan urutan tertentu, misalnya menggunakan format “PO-[Tahun]-[Nomor Urut]”. Pastikan kamu konsisten dalam memberi nomor agar arsip mudah dikelola.
  6. Kolom apa saja yang wajib ada dalam tabel rincian barang atau jasa? Minimal, tabel berisi: Nomor urut, Deskripsi barang/jasa, Kuantitas (jumlah), Harga satuan, Total harga. Kamu juga bisa menambahkan kolom tambahan sesuai kebutuhan, seperti tanggal pengiriman atau nomor referensi produk.
  7. Mengapa ketentuan pembayaran dan pengiriman harus tercantum jelas di PO? Penjelasan detail mengenai pembayaran dan pengiriman membantu mengurangi risiko perselisihan. Kedua belah pihak akan memahami tanggung jawab masing-masing, termasuk waktu pembayaran dan siapa yang menanggung biaya pengiriman.
  8. Bagaimana jika detail barang atau jasa di PO berubah setelah dikirim ke penjual? Segera berkomunikasi dengan penjual untuk memperbarui PO. Dalam beberapa kasus, kamu mungkin perlu menerbitkan PO baru atau membuat lampiran tambahan yang memperjelas perubahan tersebut.
  9. Apakah PO harus ditandatangani oleh kedua belah pihak? Umumnya, PO cukup ditandatangani oleh pembeli. Namun, dalam praktik tertentu, penjual juga turut menandatangani PO sebagai bentuk persetujuan. Hal ini tergantung kebijakan perusahaan atau kesepakatan dengan penjual.
  10. Apakah perlu menyimpan salinan digital dan fisik PO? Ya, hal ini penting untuk keperluan arsip dan audit di kemudian hari. Salinan digital memudahkan pencarian cepat, sedangkan salinan fisik dapat digunakan jika diperlukan bukti tertulis yang sah.

Dengan memahami jawaban dari 10 pertanyaan di atas, kamu akan lebih siap membuat, mengelola, dan mengarsipkan PO secara efektif. Purchase Order yang jelas dan tertata rapi akan memudahkan proses bisnis serta membantu menjaga kepercayaan antara pembeli dan penjual.