Sistem mencatat 200 pcs dikirim dari gudang pusat, tetapi toko cabang hanya menerima 180 pcs dan tidak ada yang tahu ke mana 20 pcs sisanya. Selisih seperti ini hampir selalu berawal dari mutasi barang yang tidak tercatat lengkap. Mutasi barang, atau sering disebut mutasi stok, adalah setiap perubahan jumlah atau lokasi persediaan, termasuk perpindahan barang antar gudang dan toko.
Apa Itu Mutasi Barang?
Mutasi barang adalah setiap perubahan jumlah atau lokasi persediaan perusahaan dalam periode tertentu, baik karena barang masuk, barang keluar, maupun barang berpindah tempat penyimpanan. Istilah mutasi stok dan mutasi persediaan dipakai dengan arti yang sama. Di lapangan, tim gudang dan tim akuntansi sering memakai istilah ini dalam dua cakupan yang berbeda, sehingga cakupannya perlu disepakati sejak awal.
Mutasi stok dalam arti luas
Dalam arti luas, mutasi stok mencakup semua transaksi yang menambah atau mengurangi saldo persediaan, seperti pembelian, penjualan, retur, pemakaian bahan produksi, dan penyesuaian hasil stock opname. Cakupan arti luas inilah yang dipakai saat perusahaan menyusun laporan mutasi persediaan bulanan.
Mutasi gudang dalam arti sempit
Dalam arti sempit, mutasi gudang adalah perpindahan barang dari satu lokasi penyimpanan ke lokasi lain yang masih dimiliki perusahaan yang sama, misalnya dari gudang pusat ke gudang cabang atau dari gudang ke toko. Mutasi gudang mengurangi stok di lokasi asal dan menambah stok di lokasi tujuan, tetapi tidak mengubah total persediaan perusahaan.
Beda mutasi di perusahaan dan instansi pemerintah
Di instansi pemerintah, laporan mutasi barang adalah laporan yang mencatat bertambah dan berkurangnya barang milik negara atau daerah pada setiap unit kerja dalam periode tertentu. Di perusahaan, mutasi dicatat untuk mengendalikan persediaan dagang dan menjaga ketersediaan barang di setiap titik penjualan.
Mengapa Mutasi Stok Harus Dicatat?
Mutasi stok harus dicatat agar saldo persediaan di setiap lokasi selalu sesuai dengan kondisi fisik, sehingga keputusan pembelian dan pengiriman didasarkan pada data yang benar. Pencatatan mutasi barang memiliki empat tujuan utama:
- Menjaga akurasi saldo per lokasi, sehingga stok di gudang pusat, gudang cabang, dan toko dapat dipantau terpisah, bukan hanya totalnya.
- Memastikan barang tersedia di titik penjualan, karena tim dapat melihat lokasi yang kelebihan stok dan lokasi yang hampir kehabisan stok.
- Menyediakan jejak audit, karena setiap perpindahan memiliki dokumen, waktu, dan penanggung jawab yang bisa ditelusuri saat terjadi selisih.
- Menjadi dasar keputusan pengisian ulang, karena riwayat transfer menunjukkan pola permintaan di setiap cabang.
Jenis-Jenis Mutasi Barang dan Dokumennya
Mutasi persediaan terbagi menjadi empat jenis berdasarkan arah pergerakannya, yaitu mutasi masuk, mutasi keluar, mutasi internal, dan mutasi penyesuaian. Setiap jenis memengaruhi saldo persediaan secara berbeda dan membutuhkan dokumen pendukung yang berbeda pula.
| Jenis mutasi | Contoh transaksi | Efek ke stok lokasi | Efek ke total persediaan | Dokumen pendukung |
|---|---|---|---|---|
| Mutasi masuk | Pembelian dari pemasok, retur dari pelanggan, hasil produksi | Bertambah | Bertambah | Purchase order, bukti penerimaan barang, nota retur penjualan |
| Mutasi keluar | Penjualan, retur ke pemasok, pemakaian bahan produksi | Berkurang | Berkurang | Sales order, surat jalan, nota retur pembelian |
| Mutasi internal | Gudang pusat ke cabang, gudang ke toko, antar toko, antar rak | Lokasi asal berkurang, lokasi tujuan bertambah | Tetap | Permintaan transfer, surat jalan, bukti penerimaan transfer |
| Mutasi penyesuaian | Selisih stock opname, barang rusak, hilang, atau kedaluwarsa | Bertambah atau berkurang | Bertambah atau berkurang | Berita acara stock opname, berita acara barang rusak |
Mutasi masuk
Mutasi masuk adalah transaksi yang menambah saldo persediaan, seperti penerimaan barang dari pemasok atau retur dari pelanggan. Mutasi masuk dicatat setelah barang diterima dan dicek fisiknya, bukan saat purchase order diterbitkan.
Mutasi keluar
Mutasi keluar adalah transaksi yang mengurangi saldo persediaan karena barang dijual, dikembalikan ke pemasok, atau dipakai untuk produksi. Mutasi keluar dicatat saat barang meninggalkan gudang, dengan surat jalan atau bukti pengeluaran barang sebagai dasarnya.
Mutasi internal
Mutasi internal adalah perpindahan barang antar lokasi dalam satu perusahaan, misalnya dari gudang pusat ke gudang cabang. Mutasi internal hanya memindahkan saldo antar lokasi, sehingga total persediaan perusahaan tidak berubah selama tidak ada barang yang hilang atau rusak di perjalanan.
Mutasi penyesuaian
Mutasi penyesuaian adalah koreksi saldo persediaan agar sesuai dengan hasil hitung fisik, misalnya setelah stock opname menemukan barang hilang atau rusak. Selisih tersebut juga perlu dibukukan melalui jurnal penyesuaian selisih stok agar nilai persediaan di laporan keuangan ikut terkoreksi.
Contoh Mutasi Barang di Bisnis Distribusi dan Retail
Contoh mutasi barang yang paling umum di bisnis distribusi dan retail adalah perpindahan stok dari gudang pusat ke gudang cabang atau toko untuk mendekatkan barang ke pelanggan. Empat skenario berikut menunjukkan bagaimana mutasi terjadi dalam operasional sehari-hari.
Gudang pusat ke gudang cabang distributor
Distributor memindahkan stok dari gudang pusat ke gudang cabang ketika permintaan di wilayah cabang meningkat, misalnya menjelang Lebaran. Pada distributor dengan banyak gudang cabang, transfer seperti ini bisa terjadi setiap minggu, sehingga status barang yang masih di perjalanan perlu dipantau terpisah.
Distribution center ke toko retail
Peritel mengirim barang dari distribution center (DC) ke toko berdasarkan permintaan pengisian ulang dari setiap toko. DC mencatat mutasi keluar saat barang dikirim, sedangkan toko mencatat mutasi masuk saat barang diterima.
Transfer stok antar toko
Transfer stok antar toko dilakukan untuk memindahkan barang yang lambat terjual di satu toko ke toko lain yang permintaannya lebih tinggi. Bagi bisnis retail dengan banyak toko, transfer antar toko membantu menekan risiko dead stock tanpa harus memberi diskon besar.
Retur dari toko ke gudang
Toko mengembalikan barang ke gudang ketika barang rusak, mendekati kedaluwarsa, atau ditarik dari penjualan. Retur internal tetap dicatat sebagai mutasi agar stok toko tidak terlihat lebih besar dari kondisi fisiknya.
Prosedur Mutasi Antar Gudang
Prosedur mutasi antar gudang terdiri dari tujuh langkah, mulai dari permintaan transfer hingga rekonsiliasi selisih. Setiap langkah perlu memiliki penanggung jawab dan dokumen yang jelas agar barang tidak hilang di antara dua lokasi.
- Ajukan permintaan transfer. Gudang atau toko tujuan mengajukan permintaan berisi kode barang, jumlah, satuan, dan tanggal kebutuhan.
- Setujui permintaan. Kepala gudang asal memeriksa ketersediaan stok dan menyetujui jumlah yang akan dikirim.
- Siapkan barang (picking). Staf gudang asal mengambil barang sesuai daftar dan memeriksa kondisi serta satuannya.
- Terbitkan surat jalan. Gudang asal mencatat mutasi keluar dan menerbitkan surat jalan barang sebagai bukti pengiriman.
- Pantau barang dalam perjalanan. Barang yang sudah keluar tetapi belum diterima ditandai sebagai stok transit agar tetap tercatat.
- Terima dan periksa barang. Lokasi tujuan menghitung barang, mencocokkannya dengan surat jalan, lalu mencatat mutasi masuk.
- Rekonsiliasi selisih. Jika jumlah yang diterima berbeda dari jumlah yang dikirim, buat berita acara dan telusuri penyebabnya sebelum saldo disesuaikan.
| Langkah | Penanggung jawab | Dokumen |
|---|---|---|
| 1. Permintaan transfer | Gudang atau toko tujuan | Formulir permintaan transfer |
| 2. Persetujuan | Kepala gudang asal | Permintaan transfer yang disetujui |
| 3. Picking | Staf gudang asal | Daftar picking |
| 4. Pengiriman | Gudang asal dan tim logistik | Surat jalan |
| 5. Barang dalam perjalanan | Admin stok | Status transit di sistem |
| 6. Penerimaan | Gudang atau toko tujuan | Bukti penerimaan transfer |
| 7. Rekonsiliasi | Admin stok dan kepala gudang | Berita acara selisih |
Cara Membuat Laporan Mutasi Barang dan Contohnya
Laporan mutasi barang adalah ringkasan pergerakan persediaan untuk setiap barang di setiap lokasi dalam satu periode, yang menunjukkan saldo awal, barang masuk, barang keluar, dan saldo akhir. Rumus dasar laporan mutasi adalah:
Saldo akhir = saldo awal + barang masuk − barang keluar
Agar transfer internal terlihat, pisahkan kolom transfer masuk dan transfer keluar dari kolom pembelian dan penjualan. Contoh berikut adalah laporan bulan Oktober untuk Sabun Cair 500 ml di dua lokasi milik satu distributor.
| Lokasi | Saldo awal | Pembelian | Transfer masuk | Penjualan | Transfer keluar | Saldo akhir |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gudang Pusat | 500 | 300 | 0 | 150 | 200 | 450 |
| Toko Cabang | 40 | 0 | 180 | 120 | 0 | 100 |
Gudang pusat mengirim 200 pcs, tetapi toko cabang baru menerima 180 pcs. Selisih 20 pcs harus tercatat sebagai barang dalam perjalanan sampai diterima atau dinyatakan hilang melalui berita acara. Tanpa status transit, total stok perusahaan terlihat 550 pcs, padahal seharusnya 570 pcs.
Laporan mutasi berbeda dari kartu stok barang yang mencatat setiap transaksi satu barang secara kronologis. Kartu stok menjadi sumber data, sedangkan laporan mutasi menjadi ringkasan per periode yang dipakai untuk evaluasi stok dan rencana pengiriman.
Kapan Mutasi Barang Menimbulkan Kerugian?
Mutasi barang menimbulkan kerugian ketika barang hilang, rusak, atau tidak tercatat saat berpindah lokasi, serta ketika transfer dilakukan tanpa permintaan nyata sehingga hanya menambah biaya logistik. Kerugian ini biasanya baru terlihat saat stock opname, sehingga penyebabnya sulit ditelusuri jika dokumen transfer tidak lengkap.
Selisih barang di perjalanan
Selisih di perjalanan terjadi ketika jumlah yang diterima lebih sedikit dari jumlah di surat jalan karena barang rusak, tercecer, atau salah muat. Selisih di perjalanan menjadi kerugian nyata jika tidak ada berita acara dan penanggung jawab yang jelas.
Perpindahan stok yang tidak tercatat
Perpindahan stok yang tidak tercatat terjadi ketika barang dipindahkan secara fisik tanpa transaksi di sistem, misalnya karena kebutuhan mendesak di toko. Akibatnya, sistem menunjukkan stok di lokasi yang salah dan tim pembelian bisa memesan barang yang sebenarnya masih tersedia.
Transfer tanpa permintaan nyata
Transfer berulang antar lokasi tanpa data permintaan menambah biaya angkut dan risiko kerusakan tanpa menambah penjualan. Keputusan transfer sebaiknya didasarkan pada data penjualan dan stok minimum di setiap lokasi.
Kesalahan konversi satuan
Kesalahan konversi satuan terjadi ketika gudang mengirim barang dalam satuan box, tetapi toko mencatatnya dalam satuan pcs. Konversi satuan yang konsisten di setiap transaksi mencegah saldo stok melonjak atau anjlok secara tiba-tiba.
Jika selisih transfer antar gudang mulai sering muncul, lihat bagaimana perusahaan distribusi dan retail menanganinya di studi kasus pengguna Ukirama.
Fitur Sistem yang Dibutuhkan untuk Mutasi Multi-Gudang
Mutasi multi-gudang membutuhkan sistem inventaris yang mencatat stok per lokasi, melacak barang dalam perjalanan, dan terhubung langsung dengan transaksi penjualan. Spreadsheet masih memadai untuk satu atau dua lokasi, tetapi semakin sulit dikendalikan ketika transfer terjadi setiap hari di banyak cabang.
| Kebutuhan | Fungsi |
|---|---|
| Stok per gudang dan toko | Saldo setiap lokasi terlihat terpisah secara real-time |
| Status barang transit | Barang yang sudah dikirim tetapi belum diterima tetap tercatat |
| Barcode per satuan (pcs, pack, box) | Pemindaian saat kirim dan terima mengurangi salah hitung |
| Konversi satuan otomatis | Satuan box di gudang dan pcs di toko tetap konsisten |
| Sinkronisasi dengan POS | Penjualan di toko langsung mengurangi stok cabang |
Sebagai contoh, fitur pelacakan stok multi-gudang dan barang transit di Ukirama memungkinkan tim memantau saldo setiap gudang, termasuk barang yang masih di perjalanan, dengan multi-barcode per SKU dan konversi satuan otomatis. Untuk retail, POS multi-cabang Ukirama menyinkronkan stok toko ke gudang cabang secara otomatis. Berdasarkan studi kasus Ukirama, Gentle Hour memantau data penjualan dan stok dari puluhan outlet secara real-time dalam satu sistem.
Bisnis distribusi dan retail yang memindahkan stok setiap hari antara gudang dan toko akan semakin sulit mengendalikan selisih jika pencatatan mutasi barang masih manual. Jadwalkan demo Ukirama untuk melihat alur transfer stok multi-gudang dengan skenario bisnis Anda, atau konsultasikan kebutuhan Anda lebih dulu dengan tim Ukirama melalui WhatsApp.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Maksud mutasi itu apa?
Mutasi berarti perubahan atau perpindahan. Dalam konteks persediaan, mutasi adalah setiap perubahan jumlah atau lokasi barang, misalnya karena pembelian, penjualan, atau pemindahan antar gudang. Di luar persediaan, kata mutasi juga dipakai untuk perpindahan pegawai, catatan transaksi rekening bank, dan perubahan barang milik negara atau daerah.
Apa itu mutasi gudang?
Mutasi gudang adalah perpindahan barang dari satu gudang ke gudang atau toko lain milik perusahaan yang sama. Gudang asal mencatat mutasi keluar dan gudang tujuan mencatat mutasi masuk, sehingga total persediaan perusahaan tidak berubah. Dokumen utamanya adalah permintaan transfer, surat jalan, dan bukti penerimaan barang.
Apa saja contoh mutasi barang?
Contoh mutasi barang meliputi pembelian dari pemasok, penjualan ke pelanggan, retur, pemakaian bahan untuk produksi, transfer dari gudang pusat ke toko, dan penyesuaian stok setelah stock opname. Dalam arti sempit, contoh yang paling umum adalah transfer stok dari gudang pusat ke gudang cabang atau dari distribution center ke toko.
Kapan mutasi barang dianggap merugikan?
Mutasi dianggap merugikan ketika jumlah barang yang diterima lebih sedikit dari yang dikirim, barang rusak di perjalanan, atau perpindahan tidak tercatat di sistem. Transfer tanpa data permintaan juga merugikan karena menambah biaya angkut tanpa menambah penjualan. Dokumen lengkap dan rekonsiliasi rutin membantu menelusuri penyebab kerugian tersebut.
Apa beda laporan mutasi dan kartu stok?
Kartu stok mencatat setiap transaksi satu barang secara kronologis, lengkap dengan tanggal dan saldo setelah setiap transaksi. Laporan mutasi meringkas pergerakan banyak barang dalam satu periode menjadi saldo awal, barang masuk, barang keluar, dan saldo akhir per lokasi. Kartu stok menjadi sumber data bagi laporan mutasi persediaan.
Apa beda mutasi stok dan stock opname?
Mutasi stok adalah pencatatan perubahan persediaan akibat transaksi, sedangkan stock opname adalah kegiatan menghitung fisik persediaan untuk dicocokkan dengan catatan sistem. Selisih hasil stock opname kemudian dicatat sebagai mutasi penyesuaian. Semakin rapi pencatatan mutasi stok, semakin kecil selisih yang ditemukan saat stock opname dilakukan.
