Apakah Anda berpikir bahwa kata perlengkapan dan peralatan memiliki makna yang sama? Dalam kehidupan sehari-hari, mungkin keduanya nampak sama saja dan bisa digunakan secara bergantian. Namun dalam akuntansi seperti untuk operasional perusahaan, kata perlengkapan dan peralatan memiliki perbedaan.Perlengkapan dalam bahasa Inggris merujuk pada kata Supplies, sedangkan peralatan merujuk pada kata Equipment. Berdasarkan penerjemahan tersebut, nampak jelas bahwa keduanya memiliki perbedaan. Untuk lebih memahami perbedaan tersebut, berikut pembahasan tentang pengertian dan perbedaan dari perlengkapan dan peralatan dilihat dari ilmu akuntansi.

Pengertian Supplies (Perlengkapan)

Pada sebuah perusahaan, tentu membutuhkan barang-barang seperti kertas, pulpen, tinta printer, dan hal-hal kecil lain yang sifatnya bisa habis terpakai. Barang-barang ini tampak sederhana namun penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Barang-barang seperti inilah yang masuk dalam kategori perlengkapan. Jadi, perlengkapan (supplies) dalam dunia akuntansi merupakan barang-barang yang dimiliki perusahaan yang bersifat habis dipakai atau bisa dipakai berulang kali. Biasanya, barang-barang yang tergolong supplies ini bentuknya relatif kecil dan tujuan keberadaannya untuk melengkapi kebutuhan bisnis perusahaan, bukan pendukung utama jalannya kegiatan perusahaan. Meskipun tampak kecil, tetapi supplies bisa memakan biaya besar terkhusus bagi perusahaan-perusahaan yang besar. Berkaitan dengan perusahaan, ada 2 tipe perlengkapan yang dikenal yakni perlengkapan pabrik dan perlengkapan kantor.

1. Perlengkapan Pabrik (Factory Supplies)

Perlengkapan pabrik artinya barang-barang persediaan yang dibutuhkan dalam kegiatan pabrik seperti untuk pemeliharaan dan kebersihan. Barang-barang yang tergolong perlengkapan pabrik ini harus dicatat pemakaiannya dan biasanya dihitung secara fisik karena masuk sebagai aset perusahaan. Namun ada juga perusahaan yang memasukkan pemakaian perlengkapan sebagai biaya overhead pabrik yang artinya biayanya dialokasikan dalam Harga Pokok Penjualan tiap unit produksi.

2. Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Perlengkapan kantor artinya barang-barang persediaan yang dibutuhkan dalam operasional kantor seperti alat tulis. Pada perusahaan besar, penggunaan perlengkapan ini harus dicatat dengan benar karena mencerminkan posisi nilai akuntansi. Perhitungannya bisa dengan metode aktual yaitu menjumlahkan nilai saldo awal ditambah nilai pembelian lalu dikurangi dengan sisa stok. Sisa stok yang dimasukkan sendiri harus sudah melalui stok opname. Berdasarkan contoh-contoh perlengkapan di atas, bisa dilihat bahwa perlengkapan memiliki banyak jenisnya. Agar lebih mudah membedakannya, berikut karakteristik yang bisa membedakan apakah sebuah barang termasuk perlengkapan atau bukan.

1. Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsi barang, perlengkapan memiliki karakteristik tidak bisa menghasilkan barang/jasa baru secara langsung. Perlengkapan memerlukan mesin atau bantuan alat lain karena fungsinya hanya sebagai penunjang operasional.

2. Berdasarkan Nilainya

Pada umumnya, perlengkapan nilainya tidak material. Maksudnya adalah nilai yang tidak muncul atas materi yang terkandung dalam benda tersebut. Oleh karenanya, perlengkapan lebih mudah dikelompokkan ke dalam biaya. Hanya saja akan membuat penilaian akuntansi tidak terlalu tepat karena bisa mengabaikan umur ekonomis.

3. Berdasarkan Umur Ekonomis

Perlengkapan juga pada umumnya memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun buku. Pendekatan dalam memperlakukan umur ekonomis perlengkapan ini sendiri adalah jika umurnya kurang dari satu tahun buku, maka dikelompokkan sebagai biaya. Sedangkan jika lebih dari satu tahun buku, maka biasanya akan dikelompokkan dalam aset.

Pengertian Equipment (Peralatan)

Jika perlengkapan contohnya adalah alat tulis, maka bagaimana dengan barang-barang lain di perusahaan seperti furnitur, komputer, kendaraan, mesin, hingga gedungnya itu sendiri? Itulah yang disebut sebagai peralatan. Jadi, dalam akuntansi istilah peralatan (equipment) ini merujuk pada barang-barang atau tempat yang digunakan perusahaan untuk mendukung jalannya pekerjaan. Peralatan sendiri pada umumnya berumur lebih lama alias tahan lama jika dibandingkan perlengkapan. Berkaitan dengan perusahaan, peralatan dibagi menjadi dua jenis, yaitu peralatan besar dan peralatan kecil:

1. Peralatan Besar

Peralatan besar artinya peralatan yang merupakan aset atau aktiva perusahaan yang mungkin saja dijual kembali atau bisa saja menghasilkan pendapatan. Peralatan ini akan masuk ke saldo aktiva tetap saat pembeliannya yang artinya perlu penyusutan. Contoh dari peralatan besar adalah kendaraan, gedung, komputer, dan sebagainya.

2. Peralatan Kecil

Peralatan kecil artinya barang-barang yang memenuhi kriteria sebagai peralatan namun berupa material-material kecil yang perannya sebagai pelancar pekerjaan. Contoh dari peralatan kecil adalah gunting, badan streples, obeng, kotak penyimpanan, dan lain sebagainya. Sama seperti peralatan besar, saat pembelian maka peralatan kecil juga masuk dalam aktiva tetap yang artinya harus disusutkan.

Perbedaan Supplies (Perlengkapan) dan Equipment (Peralatan)

Berdasarkan penjelasan tentang perlengkapan dan peralatan di atas, sebenarnya sudah cukup jelas perbedaan antara keduanya. Namun agar lebih detail, berikut akan dijabarkan perbedaan perlengkapan dan peralatan berdasarkan ciri-cirinya.

Ciri-Ciri Perlengkapan

1. Termasuk barang habis pakai sehingga tidak ada biaya penyusutan
2. Tidak bisa dijual kembali
3. Masa pemakaiannya biasanya kurang dari 1 tahun
4. Umumnya lebih murah dan kebanyakan relatif lebih kecil
5. Bisa dipakai tanpa menggunakan listrik
6. Tujuan keberadaannya adalah sebagai pelengkap, bukan pendukung kegiatan usaha
7. Dalam pembeliannya yang dicatat dalam laporan keuangan, perlengkapan masuk sebagai aktiva lancar (current asset)

Ciri-Ciri Peralatan

1. Termasuk barang tidak habis pakai sehingga terdapat biaya penyusutan
2. Bisa dijual kembali meskipun ada penurunan harga saat penjualannya
3. Masa pemakaiannya biasanya lebih dari 1 tahun
4. Umumnya lebih mahal dan kebanyakan relatif lebih besar
5. Biasanya dipakai menggunakan bantuan listrik atau bahan bakar
6. Tujuan keberadaannya adalah sebagai pendukung jalannya usaha
7. Dalam pembeliannya yang dicatat dalam laporan keuangan, peralatan masuk sebagai aktiva tetap (fixed asset)

Meskipun ciri-ciri utamanya bisa dilihat pada penjelasan di atas, tapi tak bisa dipungkiri bahwa beberapa barang masih membingungkan untuk ditentukan apakah tergolong perlengkapan atau peralatan. Salah satu contohnya adalah cap atau stempel. Beberapa perusahaan menganggapnya sebagai perlengkapan karena kecil dan murah. Namun beberapa lainnya menganggap sebagai suatu peralatan alias aset lantaran masa pakainya lebih dari satu tahun. Pada kasus-kasus seperti ini maka semua keputusan ada di perusahaan berdasarkan sudut pandangnya sendiri.Demikianlah penjelasan seputar pengertian dan perbedaan antara perlengkapan dan peralatan. Pengetahuan akan keduanya sangat penting bagi akuntan lantaran keduanya hampir pasti masuk dalam laporan perusahaan. Oleh karena laporan perusahaan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban, maka artinya tidak boleh ada kesalahan yang bisa mempengaruhi manajemen biaya perusahaan itu sendiri.