Dalam suatu perusahaan pasti terdapat yang namanya persediaan (stock). Persediaan (stock) itu sendiri merupakan barang-barang atau sumber daya yang disimpan di dalam gudang yang akan digunakan di kemudian hari oleh perusahaan dalam proses penjualan ke pihak konsumen. Persediaan yang ada dapat berupa barang mentah, barang setengah jadi, maupun barang jadi. Persediaan atau stok yang terdapat di gudang tetap harus diperhatikan dan dikendalikan meskipun disimpan dan belum akan digunakan. Hal tersebut dinamakan pengendalian persediaan (stock control).

A. Pengertian Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan (stock control) adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam penyediaan barang-barang yang dibutuhkan untuk proses produksi agar terpenuhi secara optimal sehingga proses produksi berjalan dengan lancar dan mengurangi adanya resiko yang akan terjadi seperti kekurangan barang serta perusahaan dapat memperoleh biaya persediaan sekecil-kecilnya yang akan menguntungkan perusahaan.

Pengendalian persediaan harus dilakukan dengan seimbang. Jika persediaan terlalu besar (over stock) maka beban-beban biaya untuk menyimpan dan menjaga persediaan di dalam gudang akan tinggi sehingga hal ini akan menyebabkan pemborosan. Sebaliknya, jika persediaan terlalu kecil atau dapat dikatakan kurangnya persediaan (out of stock) maka waktu pengiriman barang yang telah disepakati bersama antara perusahaan dengan konsumen akan menjadi terhambat. Keterlambatan waktu pengiriman akan membuat konsumen beralih ke perusahaan lain dalam melakukan pembelian barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pengendalian persediaan dalam perusahaan manufaktur adalah kapan pemesanan barang harus kembali dilakukan, berapa banyak barang yang harus dipesan, dan berapa rata-rata nilai persediaan yang harus dijaga atau disimpan dalam gudang. Penerapan pengendalian persediaan dalam suatu perusahaan dilakukan agar diperoleh jumlah yang tepat dan kualitas yang baik dari barang-barang yang tersedia dalam gudang pada waktu yang dibutuhkan yaitu saat barang akan dikeluarkan dari dalam gudang dengan biaya yang dikeluarkan minimum sehingga perusahaan memperoleh untung.

B. Fungsi Pengendalian Persediaan

Pada perusahaan manufaktur pengendalian persediaan (stock control) memiliki beberapa fungsi guna untuk memenuhi kebutuhan suatu perusahaan yaitu sebagai berikut:

  1. Mengantisipasi adanya keterlambatan dalam pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan oleh perusahaan
  2. Mengantisipasi jika adanya pesanan barang yang salah sehingga barang tersebut harus di-retur kembali
  3. Mengantisipasi terjadinya inflasi atau kenaikan harga barang secara tiba-tiba
  4. Memperoleh untung dari pembelian yang dilakukan berdasarkan quantity discount atau potongan kuantitas
  5. Sebagai penyimpanan bahan baku atau barang yang dihasilkan secara musiman. Hal ini memberi kemudahan bagi perusahaan jika bahan baku atau barang sedang tidak tersedia di pasaran dikarenakan kehabisan stok.
  6. Memberikan pelayanan terhadap konsumen dengan adanya ketersediaan barang yang dibutuhkan oleh konsumen

C. Metode Pengendalian Persediaan

Terdapat 2 metode yang digunakan dalam pengendalian persediaan pada perusahaan manufaktur yaitu antara lain:

1. Continuous Review Method

Continuous Review Method merupakan metode dimana posisi barang-barang yang tersedia di dalam gudang dianggap sama dengan posisi persediaan barang dalam sistem deterministik (sistem dimana permintaan terhadap barang telah diketahui dengan pasti) dengan adanya penambahan persediaan pengaman (safety stock) yang sedikit. Pemesanan barang berdasarkan continuous review method dilakukan dalam jumlah per lot dengan pesanan yang selalu sama. Periode pemesanan dalam metode ini tidaklah tetap. Metode ini memerlukan administrasi yang banyak karena harus selalu memantau persediaan yang ada agar tidak terjadi keterlambatan dalam pemesanan barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan continuous review method adalah:

  • Biaya penyimpanan per unit barang adalah tetap
  • Biaya pemesanan ulang barang yang dilakukan perusahaan adalah tetap
  • Tidak terdapatnya keterlambatan datangnya bahan baku karena waktu tunggu datangnya bahan baku adalah tetap
  • Permintaan bahan baku yang bervariasi
  • Pembelian yang terjadi tidak akan mendapatkan potongan harga
  • Bahan atau barang yang datangnya tidak sekaligus akan mendapatkan biaya tambahan
  • Setiap jenis barang yang diperoleh berasal dari proses penjualan yang berlainan

2. Periodic Review Method

Periodic Review Method merupakan metode dimana jarak waktu antara dua pesanan dalam pengendalian persediaan adalah tetap. Dalam metode ini, persediaan pengaman (safety stock) sangat dibutuhkan karena kemungkinan persediaan habis sebelum masa periode pemesanan datang akan terjadi. Safety stock digunakan untuk meredam fluktuasi permintaan selama berlangsungnya proses lead time serta digunakan untuk meredam seluruh konsumsi persediaan yang ada.

Jumlah pesanan barang yang dipesan dalam periodic review method sangat bergantung dengan sisa persediaan dalam gudang pada saat berada dalam masa akhir periode pemesanan. Maka dari itu, ukuran lot pada barang pesanan akan selalu berbeda setiap kali dilakukan pemesanan. Pada metode ini, periode pemesanan dilakukan secara periodik sehingga administrasi yang diperlukan tergolong ringan.

Demikian penjelasan mengenai pengendalian persediaan (stock control) pada perusahaan manufaktur baik berdasarkan pengertiannya, fungsi, maupun metode yang diterapkan di dalamnya. Semoga pembahasan di atas menambah pengetahuan dan bermanfaat bagi Anda.

Untuk memudahkan pengendalian persediaan di perusahaan Anda, saat ini sudah tersedia sistem yang dapat membantu seperti Ukirama ERP. Sistem Ukirama ERP dapat mengintegrasikan proses pembelian, penjualan, persediaan, dan manufaktur dan menghasilkan laporan-laporan yang Anda butuhkan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP dapat dilihat di sini.

Cr: Berbagai sumber