Apa yang Anda pikirkan tentang administrasi? Suatu hal yang berkaitan dengan pencatatan dan pengarahan? Ya, dalam kehidupan sehari-hari kita sangat dekat dengan kegiatan administrasi. Ketika mengurus surat-menyurat di instansi pemerintahan misalkan, kita harus mengikuti prosedur administrasi yang berlaku. Tetapi samakah dengan administrasi dalam sebuah perusahaan. Bagaimana pula peran dan fungsi dari administrasi ini jika dikaitkan dengan kegiatan perusahaan?
Administrasi dalam Perusahaan
Dalam dunia usaha, administrasi memegang peranan sangat penting. Bahkan administrasi memiliki julukan sebagai Queen of Peace. Maksudnya, kegiatan administrasi menjadi jawaban agar sistem perusahaan bisa berjalan lancar alias damai tanpa adanya kekacauan dan keributan. Bayangkan saja apabila perusahaan tidak memiliki pengarsipan surat yang baik, maka data-data akan berantakan dan sulit untuk dicari ketika dibutuhkan. Administrasi sendiri berasal dari bahasa latin yakni ad – ministrare yang artinya melayani, membantu, memenuhi, dan menunjang. Dalam pemahaman umum, administrasi kerap disebut sebagai tata usaha yaitu kegiatan mengadakan pencatatan dalam sebuah organisasi. Jika dikaitkan dalam sebuah perusahaan, administrasi mengambil peran dalam 4 lingkup dasar, yaitu menghimpun, mencatat, mengelola, mengirim, dan menyimpan :- Menghimpun, yaitu kegiatan untuk mencari ketersediaan akan suatu hal yang sebelumnya tidak ada atau mengumpulkan sesuatu yang sebelumnya tidak terhimpun di satu tempat. Contoh kegiatan menghimpun adalah mengumpulkan data keuangan perusahaan dari beberapa periode.
- Mencatat, yaitu menulis dan membubuhkan beberapa keterangan terkait dengan suatu informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kegiatan mencatat penting agar informasi bisa didapat secara tertulis sehingga mudah dibaca, dikirim, atau disimpan.
- Mengelola, yaitu mengerjakan suatu hal seperti data dari informasi awal menjadi bentuk lain yang lebih berguna.
- Mengirim, yaitu melakukan transfer suatu hal kepada pihak lain yang membutuhkan.
- Menyimpan, yaitu administrasi berkewajiban untuk meletakkan suatu hal di suatu tempat agar aman dan mudah dicari.
Umumnya memang lingkup administrasi akan berkaitan dengan informasi dan data, seperti surat, faktur, laporan, dan sebagainya.
Peran dan Fungsi Administrasi
Secara mendasar, fungsi administrasi adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk mencapai tujuan itu, maka kegiatan administrasi mengambil beberapa peranan, mulai dari perencanaan, penyusunan, pengadaan, pengarahan, pengoordinasian, pelaporan, hingga penganggaran.- Perencanaan
Kegiatan administrasi dalam sebuah perusahaan berkaitan dengan penyusunan rencana strategis perusahaan. Kegiatan ini diawali dengan pengumpulan data, lalu melakukan pengolahan data yang didapat, untuk kemudian dilakukan penyusunan rencana, baik secara umum maupun dalam sebuah proyek tertentu.
- Penyusunan
Penyusunan dalam administrasi perusahaan berkaitan dengan upaya membangun komunikasi kerja. Penyusunan komunikasi kerja ini dilakukan agar setiap anggota atau bagian perusahaan bisa melakukan koordinasi yang baik untuk mencapai tujuan perusahaan.
- Pengadaan
Dalam perusahaan tentunya membutuhkan tenaga kerja. Ternyata, administrasi juga mengambil peranan besar dalam hal pengadaan tenaga kerja ini. Berkaitan dengan pengadaan tenaga kerja ini, administrasi mengambil peran untuk menemukan, menilai, mengevaluasi, menetapkan, hingga memberhentikan hubungan kerja dengan karyawan perusahaan.
- Pengarahan
Administrasi juga mengambil peran dalam hal pengarahan alias pemberian bimbingan. Maksud dari pengarahan ini ialah memberikan saran atau masukan untuk perbaikan suatu hal yang tengah dikerjakan oleh anggota baik individu atau kelompok dalam perusahaan. Harapannya tentu saja agar pekerjaan yang dilaksanakan bisa dilakukan dengan hasil maksimal dan memuaskan.
- Pengoordinasian
Peranan penting lainnya dari administrasi adalah melakukan pengoordinasian antara seluruh kepentingan di tiap bagian perusahaan. Koordinasi ini penting dilakukan oleh bagian administrasi agar setiap kegiatan dilaksanakan secara harmoni, tepat waktu, dan tepat sasaran.
- Pelaporan
Memberikan informasi dalam bentuk laporan merupakan peran yang harus dilakukan dalam kegiatan administrasi. Pelaporan yang diberikan meliputi semua informasi atas suatu kegiatan dan bagaimana perkembangannya. Informasi ini akan disusun secara rinci dan rapi sehingga bisa dipahami oleh semua pihak terutama jajaran manajerial atau atasan yang berwenang.
- Penganggaran
Peran administrasi dalam sebuah perusahaan juga berkaitan dengan proses penganggaran (budgeting). Tapi, bukankah penganggaran adalah tugas akuntansi? Ternyata meskipun secara umum kegiatan penganggaran adalah kewajiban akuntansi, tetapi secara tak langsung administrasi juga mengambil peran. Peran yang dimaksud adalah dalam hal mengelola perencanaan anggaran dan sistem anggaran yang akan dijalankan.
Ciri-Ciri Administrasi
Setelah mengetahui peran dan fungsi administrasi dalam perusahaan diatas, maka bisa diketahui bagaimana ciri dari administrasi itu sendiri. Ciri-ciri administrasi yang bisa dilihat secara umum adalah sebagai berikut :- Adanya dua atau lebih kelompok.
- Memiliki kerja sama antar pegawai serta antara pegawai dan atasan.
- Memiliki suatu proses tertentu.
- Memiliki bimbingan dalam kepemimpinan dan pengawasannya.
- Perusahaan memiliki satu tujuan yang diketahui bersama.
Selain ciri-ciri di atas, berdasarkan penjelasan atas peran dan fungsinya maka bisa diketahui pula bahwa tujuan adanya administrasi adalah:
- Menyusun suatu program usaha dan kegiatan organisasi.
- Mengawasi dan memonitoring kegiatan ataupun data yang dimiliki perusahaan.
- Berguna untuk evaluasi atas suatu kegiatan perusahaan.
- Mengamankan data perusahaan atau kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.
Selain keempat tujuan di atas, kegiatan administrasi juga penting untuk tujuan jangka panjang, seperti menyusun rencana strategis perusahaan.
Jenis-Jenis Administrasi
Perlu diketahui pula bahwa secara umum administrasi terdiri atas beberapa jenis. Pembagian ini didasarkan pada ruang kerja yang dilakukan. Berikut adalah jenis-jenis administrasi yang dimaksud.- Administrasi Publik
Administrasi publik dikenal pula sebagai administrasi perkantoran. Ini merupakan jenis administrasi yang bertugas dalam kegiatan perencanaan keuangan, pencatatan, tagihan, personalia, dan distribusi barang pada sebuah perusahaan. Orang yang bertugas di administrasi publik lumrah disebut sebagai admin atau administrator.
- Administrasi Negara
Jenis administrasi berikutnya adalah administrasi negara. Administrasi jenis ini berhubungan dengan ilmu sosial kenegaraan yaitu lembaga legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Selain itu juga berkaitan dengan kebijakan publik dan etika penyelenggaraan negara.
- Administrasi Niaga
Administrasi niaga merupakan jenis administrasi yang mengerjakan tugas keniagaan alias untuk mendapat keuntungan. Biasanya dalam perusahaan yang mengambil peran administrasi niaga ialah manager.
- Administrasi Pembangunan
Jenis administrasi ini bertugas untuk mengendalikan usaha agar bisa tumbuh sesuai rencana. Keberadaannya bertujuan agar perusahaan bisa lebih maju terutama dalam aspek pembangunan.
- Administrasi Kependudukan
Administrasi kependudukan berkaitan dengan penataan dan penertiban dokumen kependudukan. Maksudnya ialah seperti pendaftaraan dan pencatatan sipil serta pengelolaan informasi penduduk. Data ini sendiri digunakan untuk kegiatan pelayanan publik.
- Administrasi Keuangan
Sudah bisa ditebak bahwa jenis administrasi ini berkaitan dengan aktivitas perusahaan dalam mengelola dan menghasilkan uang. Jenis administrasi ini akan menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan dalam analisa pengambilan keputusan bisnis.
- Administrasi Pendidikan
Administrasi terakhir yang dikenal umum ialah administrasi pendidikan. Tugasnya berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengelolaan, pengarahan, dan pengawasan bidang pendidikan.
Tanya Expert Kami
