Daftar Isi
| Terbaik Untuk Bisnis di Indonesia | Terbaik Untuk Perusahaan Multinasional | Terbaik Untuk Analisis dan Forecasting | Terbaik Untuk Vendor Auction/Bidding |
|---|---|---|---|
| Ukirama ERP | Oracle | SpendHQ | Procol |
Proses pembelian dan pengadaan adalah bagian krusial dari operasi bisnis. Perusahaan yang tidak mengelola proses ini dengan baik dapat mengalami inefisiensi, kesalahan, atau bahkan kehilangan peluang bisnis.
Di era digital, solusi ini dapat diatasi dengan menggunakan software purchasing, yang dirancang untuk menyederhanakan pengelolaan pembelian. Artikel ini akan membahas apa itu software purchasing, manfaatnya, dan 21 rekomendasi software terbaik di Indonesia untuk tahun 2025.
Pengertian Procurement dan Purchasing
Secara sederhana, procurement adalah proses strategis, sementara purchasing adalah bagian taktis dari keseluruhan siklus procurement.
Procurement adalah sebuah proses yang lebih luas daripada sekadar membeli barang. Procurement mencakup keseluruhan siklus pengadaan barang dan jasa yang melibatkan berbagai tahap strategis, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor yang tepat, negosiasi kontrak, hingga pengelolaan hubungan dengan pemasok. Proses ini juga mencakup pengelolaan risiko, pemantauan kinerja vendor, serta memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.
Sementara itu, Purchasing atau pembelian lebih spesifik merujuk pada tindakan atau proses aktual membeli barang atau jasa. Purchasing biasanya dimulai ketika kebutuhan barang atau jasa telah diidentifikasi, dan proses procurement telah menentukan vendor serta persyaratan kontrak. Purchasing adalah tahap taktis dari keseluruhan proses procurement dan biasanya melibatkan pembuatan pesanan pembelian (purchase order), verifikasi penerimaan barang, dan pembayaran kepada vendor.
Fungsi Procurement di Perusahaan
Procurement memainkan peran strategis yang sangat penting dalam organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi utama procurement:
Manajemen Pengadaan Strategis Procurement bertanggung jawab untuk merancang dan mengelola strategi pengadaan yang selaras dengan tujuan bisnis organisasi. Ini termasuk analisis kebutuhan perusahaan, riset pasar untuk menemukan vendor terbaik, dan negosiasi kontrak yang menguntungkan.
Pengelolaan Hubungan dengan Pemasok Salah satu fungsi terpenting dari procurement adalah mengelola hubungan jangka panjang dengan pemasok. Hubungan yang baik dengan pemasok dapat memastikan keberlanjutan pasokan, peningkatan kualitas, dan potensi pengurangan biaya melalui negosiasi ulang kontrak.
Analisis Biaya dan Penghematan Procurement bertanggung jawab untuk menganalisis biaya barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan menemukan cara untuk mengurangi biaya tersebut tanpa mengorbankan kualitas. Ini bisa mencakup strategi negosiasi harga, pengadaan volume besar, atau mencari pemasok alternatif.
Manajemen Risiko Fungsi lain dari procurement adalah mengelola risiko yang berkaitan dengan rantai pasok, seperti ketidakpastian pasokan, fluktuasi harga, atau masalah kepatuhan hukum dan regulasi. Procurement proaktif dalam mengidentifikasi potensi risiko dan menemukan solusi untuk memitigasinya.
Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Pemasok Setelah kontrak ditandatangani, procurement masih berperan dalam pemantauan kinerja pemasok. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi persyaratan yang telah disepakati, baik dalam hal kualitas barang, waktu pengiriman, maupun kepatuhan terhadap standar lain yang ditetapkan.
Apa Itu Software Purchasing dan Mengapa Penting?
Software purchasing adalah aplikasi berbasis teknologi yang membantu perusahaan mengelola proses pembelian dan pengadaan secara otomatis dan terstruktur. Mulai dari pembuatan purchase order (PO), requisition (PR) manajemen vendor, hingga pelacakan persetujuan dan pembayaran, software ini dirancang untuk memastikan setiap langkah berjalan efisien dan transparan.
Manfaat Utama Menggunakan Software
- Efisiensi Operasional: Proses manual yang memakan waktu dapat digantikan oleh otomatisasi, memungkinkan penghematan waktu dan tenaga.
- Akurasi Data: Risiko kesalahan manusia berkurang karena sistem secara otomatis mencatat dan menghitung data.
- Transparansi: Setiap transaksi tercatat dengan jelas, memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengaudit proses pembelian dengan mudah.
- Pengelolaan Vendor Lebih Baik: Dengan sistem terpusat, perusahaan dapat melacak kinerja vendor, negosiasi kontrak, dan jadwal pembayaran dengan lebih efektif.
21 Rekomendasi Software Purchasing Terbaik di Indonesia Tahun 2025
Berikut adalah daftar software terbaik yang dapat kamu gunakan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan pengadaan:
1. Software Purchasing Ukirama ERP
Ukirama ERP menawarkan modul yang lengkap, mulai dari permintaan pembelian hingga manajemen persediaan. Cocok untuk bisnis di Indonesia.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Modul lengkap dari purchasing, sales, accounting, HR | Tidak termasuk CRM |
| Integrasi dengan ERP | |
| Berbasis cloud, bebas biaya maintenance | |
| Interface bersahabat | |
| Fungsi accounting sesuai PSAK | |
| Implementasi cepat |
Harga: mulai dari Rp1.000.000 per bulan
2. Kissflow
Kissflow adalah platform workflow berbasis cloud yang memungkinkan otomatisasi pengadaan dengan mudah dan cepat.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Kostumisasi tinggi | Harus melakukan setup sendiri |
| Berbasis cloud, bebas biaya maintenance | |
| Ada berbagai pilihan modul | |
| Flow bisa disesuaikan dengan berbagai bisnis | |
| Kustomisasi bisa membingungkan |
Harga: mulai dari $1500/bulan (50 user)
3. Procurify
Procurify memberikan fleksibilitas dalam mengelola anggaran, melacak persetujuan, dan memantau pengeluaran perusahaan. Cocok untuk perusahaan besar hingga multinasional.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Mudah dipelajari | Tidak bisa menerima kelebihan (over-receive) Purchase Orders |
| Bisa untuk komunikasi antar tim | |
| Agak sulit melihat semua historical purchase orders | |
| Sulit mengedit order bisa ada item yang tertinggal | |
| Harga relatif tinggi |
Harga: $1000-2000/bulan
4. Xero
Fitur purchasing di Xero terintegrasi dengan sistem akuntansi, membuat pelaporan keuangan dan manajemen pembelian lebih seamless. Meski tidak punya fitur procurement yang lengkap, Xero cocok untuk bisnis kecil yang butuh software sederhana.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fungsi accounting cukup lengkap | Tidak ada supplier management |
| Harga terjangkau | |
| Berbasis cloud | |
| Tidak ada bidding |
Harga: $78/bulan
5. Odoo
Odoo menawarkan solusi end-to-end untuk purchasing, termasuk manajemen vendor, PO, dan pelacakan pembayaran.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Banyak pilihan modul untuk dipasang | Fitur-fitur dijual terpisah |
| Pilihan vendor membingungkan | |
| Ada tender management | Kualitas dan biaya implementasi tergantung vendor |
Harga: tergantung vendor yang dipilih
Dirancang untuk perusahaan besar, Oracle iProcurement memberikan kontrol penuh atas pembelian perusahaan dengan integrasi ERP yang kuat.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fitur sangat lengkap | Biaya tinggi |
| Integrasi dengan ERP Oracle | |
| Ada pilihan cloud dan on premise |
7. SAP SRM
SAP SRM (Supplier Relationship Management) memfasilitasi hubungan yang lebih baik antara perusahaan dan pemasok, sekaligus meningkatkan efisiensi pengadaan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fitur lengkap | Sulit dipelajari |
| Integrasi dengan ERP SAP | Mahal |
| Keamanan dan sertifikasi lengkap | Interface terksesan kuno |
| Ada fitur Manual, Contract, Catalog pricing |
Harga: tidak tertera (di atas $1000)
Microsoft Dynamics 365 menggabungkan modul purchasing dengan fitur ERP lainnya, ideal untuk perusahaan yang ingin solusi terpadu.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Integrasi dengan ERP | Penyimpanan data terbatas |
| Analisis terperinci | Kurang fleksibel |
| Fitur reporting bukan yang terbaik |
9. RedERP
RedERP menghadirkan fitur purchasing yang mudah digunakan dan cocok untuk UMKM.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Mudah digunakan | Fitur terbatas pada quotation, purchase order, dan invoice |
| Harga terjangkau | |
| Ada laporan procurement dengan analisis sederhana |
Harga: tidak tertera
10. Precoro
Precoro dikenal dengan antarmuka yang intuitif dan fitur yang mendukung pengelolaan anggaran serta proses pengadaan secara efisien.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Integrasi dengan software akuntansi seperti Xero | Fitur down payment kurang lengkap |
| Mudah dipelajari | |
| Reputasi customer service bagus |
Harga: mulai $999/bulan
11. Coupa
Coupa memberikan wawasan real-time tentang pengeluaran perusahaan dan mendukung kolaborasi dengan vendor.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Bisa diintegrasikan dengan SAP ERP | Fitur katalog tidak lengkap |
| Ada fitur payment seperti SWIFT | Fitur invoicing tidak lengkap |
| Kustomisasi laporan agak sulit |
12. SAP Ariba
SAP Ariba terkenal sebagai solusi e-procurement yang memungkinkan kolaborasi global dengan jaringan pemasok yang luas.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fitur manajemen vendor lengkap | Harga tinggi |
| Fitur katalog lengkap | |
| Integrasi dengan SAP ERP |
13. Impactfirst
Impactfirst (Impact ERP) menawarkan sistem purchasing berbasis cloud yang dirancang khusus untuk perusahaan di Indonesia.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Ada fitur perhitungan PPh 23 dan pajak lainnya | Kurang lengkap untuk harga yang ditawarkan |
Harga: Rp399 juta keatas (enterprise)
14. ScaleOcean
ScaleOcean memiliki fitur purchasing yang mempermudah manajemen logistik dan pengadaan barang. Karena berbasis di Indonesia, software ini bisa jadi pilihan untuk bisnis lokal.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Integrasi dengan ERP ScaleOcean | Belum ada manajemen vendor yang canggih |
| Ada automasi RFQ, PO, Quotation |
Harga: tidak tertera
15. Jaggaer One
Jaggaer One berpengalaman 25 tahun dalam membuat platform procurement. Dipakai di 70 negara, Jaggaer bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang tidak bermasalah dengan budget.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Modul lengkap | Data pengguna dikelola oleh pihak ketiga |
| Berbasis cloud, tidak ada maintenance fee | |
| Kustomisasi tinggi | |
| Update signifikan tiap tahun | |
| Fitur analisis kuat |
Harga: tergantung kustomisasi
Diakuisisi oleh grup Mekari, Sleekr menyediakan solusi yang mudah digunakan untuk perusahaan kecil yang ingin mengelola pembelian secara efisien.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Integrasi dengan ekosistem Mekari | Terikat dengan ekosistem Mekari |
| Ada aplikasi mobile | |
| Pencairan dana ke vendor terintegrasi dengan bank |
Harga: tidak tertera
17. Procol
Procol dirancang untuk membantu perusahaan menengah dalam mengelola pengadaan dengan fitur pelaporan yang canggih. Software ini cocok untuk perusahaan yang hanya butuh fungsi procurement atau purchasing saja.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Modul lengkap | Tidak ada detil last purchase & last vendor |
| Vendor onboarding | |
| e-Auction | Tidak ada integrasi dengan ERP |
| Validasi sertifikat vendor otomatis |
Harga: mulai $100 per bulan
18. SpendHQ
Dengan 20+ tahun pengalaman, SpendHQ memudahkan analisis data pengeluaran dan mendukung pengambilan keputusan strategis dalam pengadaan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Manajemen data canggih | Dashboard dan analisis tidak bisa dibuat lebih simpel |
| Sajian data mudah dimengerti | |
| Ada free trial | |
| Bisa diintegrasikan ke ERP atau S2P |
Harga: tidak tertera
19. ProcurePort
ProcurePort menawarkan solusi lelang elektronik dan manajemen pembelian yang transparan dan efektif. Software ini cocok untuk perusahaan yang hanya butuh fitur lelang atau auction ke vendor.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Mudah dimengerti | Customer support kurang responsif |
| Fitur auction bagus |
Harga: mulai $225 per user per bulan
20. GEP Smart
GEP Smart mengintegrasikan semua fungsi pengadaan dalam satu platform, membantu perusahaan menghemat biaya dan waktu.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Dashboard lengkap dan mudah dikustomisasi | Sistem auction tidak bisa diubah setiap saat |
| Fitur AI cukup membantu | Banyak biaya tambahan |
| Bisa diintegrasikan dengan SAP |
Harga: tidak tertera (mulai ~$500.000 per tahun)
21. Total ERP
Total ERP adalah solusi lokal yang dirancang untuk mendukung kebutuhan UMKM hingga perusahaan besar dengan fitur purchasing yang lengkap.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Menjanjikan modul yang lengkap | Belum banyak dikenal di Indonesia maupun mancanegara |
Harga: tidak tertera
Kesimpulan
Software purchasing memainkan peran penting dalam memastikan proses pengadaan yang efisien, transparan, dan terstruktur. Dengan memilih salah satu dari 21 rekomendasi software di atas, kamu dapat mengelola pembelian secara lebih profesional dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apa itu software purchasing?
Software purchasing adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola proses pembelian dan pengadaan barang atau jasa secara otomatis. Software ini membantu menyederhanakan dan mempercepat proses purchasing dengan fitur-fitur seperti pembuatan purchase order (PO), manajemen vendor, dan pelacakan pembayaran.
2. Mengapa software purchasing penting untuk bisnis?
Software purchasing penting karena meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan transparansi dalam proses pembelian. Selain itu, software ini membantu perusahaan mengelola pengeluaran dan vendor dengan lebih baik, sehingga dapat menghemat biaya operasional.
3. Apa perbedaan software purchasing dengan sistem ERP?
Software purchasing biasanya fokus pada pengelolaan pembelian dan pengadaan, sedangkan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) mencakup berbagai aspek bisnis, seperti keuangan, inventaris, produksi, dan lainnya. Banyak software purchasing modern yang dapat diintegrasikan dengan ERP untuk mendapatkan solusi yang lebih lengkap.
4. Bagaimana cara memilih software purchasing yang sesuai untuk bisnis?
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:
- Ukuran dan kebutuhan bisnis
- Anggaran yang tersedia
- Kemampuan integrasi dengan sistem lain
- Kemudahan penggunaan dan antarmuka pengguna
- Dukungan teknis dan layanan pelanggan
5. Apakah software purchasing cocok untuk UMKM?
Ya, banyak software purchasing yang dirancang khusus untuk UMKM dengan fitur yang sesuai dan harga yang terjangkau. Contohnya, Sleekr dan Ukirama ERP.
6. Apakah software purchasing aman digunakan?
Sebagian besar software purchasing modern memiliki tingkat keamanan yang tinggi, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan pencatatan aktivitas pengguna. Pastikan memilih penyedia software terpercaya untuk keamanan maksimal.
7. Apa manfaat menggunakan software purchasing berbasis cloud?
Software purchasing berbasis cloud memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja, pembaruan otomatis, serta biaya awal yang lebih rendah dibandingkan solusi berbasis server lokal.
8. Bisakah software purchasing membantu mengelola vendor?
Ya, software purchasing biasanya dilengkapi dengan fitur manajemen vendor, seperti pelacakan kinerja vendor, kontrak, dan pembayaran. Hal ini membantu membangun hubungan kerja yang lebih baik dengan vendor.
9. Berapa biaya rata-rata untuk menggunakan software purchasing?
Biaya tergantung pada fitur dan skala software. Harga bisa mulai dari gratis untuk versi dasar hingga jutaan rupiah per bulan untuk solusi premium yang lengkap.
10. Apa contoh perusahaan yang sudah menggunakan software purchasing?
Banyak perusahaan besar dan kecil menggunakan software purchasing, termasuk startup, manufaktur, ritel, dan perusahaan logistik. Contoh software yang sering digunakan adalah SAP Ariba, Oracle iProcurement, dan Precoro.
Sumber:
Science Direct - Purchasing Software Systems
Gartner - Software Buying Team
Research.com - Best Procurement Software in 2024
