Studi Kasus: Keberhasilan Implementasi Strategi Procurement di Perusahaan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, penerapan strategi procurement yang efisien dapat menjadi faktor penentu keberhasilan operasional perusahaan. Artikel ini akan membahas studi kasus keberhasilan implementasi strategi procurement di beberapa perusahaan Indonesia. Dengan fokus pada langkah-langkah yang diambil, tantangan yang dihadapi, dan hasil yang dicapai, diharapkan pembaca dapat mengadopsi praktik serupa untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dalam perusahaan mereka.

Studi Kasus 1: Perusahaan Elektronik Multinasional

Perusahaan yang akan dibahas dalam studi kasus ini adalah perusahaan manufaktur terkemuka di sektor elektronik yang beroperasi di berbagai negara. Perusahaan ini dikenal memiliki proses rantai pasok yang kompleks dengan ribuan pemasok dari berbagai belahan dunia. Tantangan utamanya adalah menjaga konsistensi kualitas produk, mengelola biaya produksi, serta menjaga kestabilan pasokan bahan baku dalam kondisi pasar yang terus berubah. Di tengah persaingan yang ketat, perusahaan ini melihat kebutuhan untuk meningkatkan efektivitas procurement guna mempertahankan daya saing dan profitabilitas.

Dengan tingginya ketergantungan pada bahan baku dan komponen dari berbagai pemasok global, perusahaan menghadapi risiko yang signifikan seperti fluktuasi harga, keterlambatan pengiriman, dan ketidakpastian regulasi di berbagai negara. Untuk mengatasi tantangan ini, mereka memutuskan untuk mengimplementasikan strategi procurement yang lebih inovatif dan terintegrasi dengan fungsi lainnya dalam rantai pasok.

Strategi yang Diterapkan

Strategi procurement yang diterapkan oleh perusahaan ini meliputi beberapa langkah utama yang difokuskan pada efisiensi, mitigasi risiko, dan peningkatan hubungan dengan pemasok.

Pendekatan Berbasis Data Perusahaan ini mulai memanfaatkan big data dan analisis prediktif untuk memantau harga bahan baku di pasar global. Dengan data yang lebih akurat dan prediksi yang lebih baik, perusahaan mampu membeli bahan baku pada saat harga lebih rendah dan meminimalkan dampak fluktuasi harga. Selain itu, penggunaan data juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren pasar, mengoptimalkan inventaris, dan mengurangi pemborosan.
Konsolidasi Pemasok Alih-alih bekerja dengan sejumlah besar pemasok, perusahaan memutuskan untuk mengurangi jumlah pemasok dan fokus pada beberapa pemasok kunci yang memiliki rekam jejak yang baik. Ini memungkinkan mereka untuk membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok tersebut, mendapatkan harga yang lebih kompetitif, dan memastikan pasokan yang lebih andal. Pendekatan ini juga membantu perusahaan dalam negosiasi kontrak jangka panjang yang lebih menguntungkan.
Penerapan E-Procurement
Perusahaan mengadopsi teknologi e-procurement untuk mengotomatisasi proses pembelian dan mengurangi birokrasi yang menghambat efisiensi. Dengan platform e-procurement, setiap tahap dari proses pembelian menjadi lebih transparan dan terpantau, mulai dari pengajuan permintaan hingga pembayaran. Hal ini juga mempercepat proses pengadaan dan mengurangi kesalahan manual yang sering terjadi dalam sistem tradisional.
Pengelolaan Risiko Supply Chain
Untuk menghadapi risiko seperti keterlambatan pengiriman atau krisis pasokan, perusahaan ini mengadopsi strategi diversifikasi sumber pemasok. Mereka tidak lagi bergantung pada satu pemasok tunggal untuk setiap bahan baku, melainkan memiliki beberapa pemasok alternatif dari berbagai wilayah geografis. Dengan strategi ini, perusahaan mampu menjaga keberlanjutan pasokan meskipun terjadi gangguan pada salah satu rantai pasok.
Inisiatif Keberlanjutan (Sustainability)
Seiring dengan meningkatnya kesadaran akan isu lingkungan, perusahaan ini mulai beralih ke praktik procurement yang lebih berkelanjutan. Mereka mulai memilih pemasok yang memiliki sertifikasi ramah lingkungan, serta berkomitmen untuk mengurangi jejak karbon dalam setiap transaksi procurement. Inisiatif ini tidak hanya membantu perusahaan dalam menjaga reputasi, tetapi juga membuka peluang untuk efisiensi biaya jangka panjang melalui penghematan energi dan material.

Hasil

Keberhasilan implementasi strategi procurement perusahaan ini terlihat jelas dalam beberapa proyek besar yang telah mereka jalankan. Salah satu proyek yang menjadi sorotan adalah ketika perusahaan harus mengamankan pasokan bahan baku langka untuk produksi perangkat elektronik mereka.

Proyek Peningkatan Pasokan Komponen Elektronik Pada tahun 2022, perusahaan menghadapi tantangan besar terkait pasokan komponen semikonduktor yang mengalami kelangkaan secara global akibat pandemi. Kelangkaan ini mengancam produksi produk utama perusahaan. Namun, berkat strategi procurement yang sudah diimplementasikan, perusahaan mampu bertahan dan tetap menjaga tingkat produksi.
Dengan menggunakan pendekatan berbasis data, tim procurement perusahaan dapat memprediksi kelangkaan ini lebih awal dan segera mengamankan pasokan dari pemasok alternatif di negara lain. Selain itu, hubungan kuat dengan beberapa pemasok strategis membuat perusahaan mendapatkan prioritas dalam pengiriman bahan baku. Implementasi e-procurement juga mempercepat proses persetujuan pembelian sehingga bahan baku dapat segera diproses.
Efisiensi Biaya melalui Konsolidasi Pemasok
Dengan mengkonsolidasikan pemasok, perusahaan berhasil menegosiasikan kontrak jangka panjang yang lebih menguntungkan dengan beberapa pemasok utama mereka. Salah satu hasil nyata dari strategi ini adalah pengurangan biaya pembelian bahan baku sebesar 15% dalam satu tahun. Konsolidasi juga membantu meningkatkan kualitas barang yang diterima, karena perusahaan dapat bekerja lebih dekat dengan pemasok untuk memastikan standar kualitas yang diinginkan.
Peningkatan Transparansi dengan E-Procurement
Salah satu tantangan dalam proses procurement adalah kurangnya transparansi yang sering kali menyebabkan keterlambatan dan ketidakpastian dalam pengadaan. Dengan menerapkan sistem e-procurement, perusahaan berhasil menciptakan alur pengadaan yang lebih transparan, yang memungkinkan semua departemen untuk memantau status pengadaan secara real-time. Ini membantu mengurangi waktu tunggu dan mempercepat proses pembelian hingga 30%.
Mitigasi Risiko dengan Diversifikasi Pemasok
Ketika terjadi gangguan pengiriman di wilayah Asia akibat bencana alam, perusahaan mampu mempertahankan operasi berkat diversifikasi pemasok. Mereka telah mengidentifikasi pemasok alternatif di Eropa dan Amerika, sehingga dapat segera beralih dan menjaga rantai pasok tetap stabil. Strategi ini menunjukkan betapa pentingnya pengelolaan risiko dalam procurement, terutama di era globalisasi di mana gangguan rantai pasok dapat berdampak besar pada bisnis.
Keberlanjutan dalam Procurement
Perusahaan juga mencatat keberhasilan dalam inisiatif keberlanjutan. Salah satu langkah yang diambil adalah memilih pemasok yang menggunakan energi terbarukan dalam proses produksinya. Meskipun pada awalnya biaya sedikit lebih tinggi, dalam jangka panjang, perusahaan mampu mengurangi biaya operasional berkat pengurangan konsumsi energi dan efisiensi dalam rantai pasok. Selain itu, perusahaan juga mendapatkan apresiasi dari pelanggan yang semakin peduli terhadap isu keberlanjutan, yang berdampak positif pada citra merek mereka.

Studi Kasus 2: Manufaktur Indonesia

Perusahaan yang menjadi fokus dalam studi kasus ini adalah perusahaan manufaktur besar di Indonesia, yang mengalami kesulitan dalam mengelola proses procurement. Sebelum menerapkan strategi procurement yang baru, perusahaan menghadapi masalah seperti keterlambatan pengiriman, pengeluaran yang membengkak, serta kurangnya transparansi dalam manajemen supplier. Situasi ini memaksa perusahaan untuk mengevaluasi ulang proses pengadaan dan mencari solusi untuk meningkatkan efisiensi.

Pada tahun 2021, manajemen perusahaan memutuskan untuk merombak sistem procurement dengan mengadopsi pendekatan berbasis teknologi dan transparansi rantai pasokan. Langkah ini dilakukan untuk meminimalisir risiko yang terkait dengan supplier dan memastikan pengadaan berjalan lebih efektif.

Strategi Procurement yang Diterapkan

Perusahaan memilih beberapa langkah strategis untuk memperbaiki proses procurement mereka:

Digitalisasi Proses Procurement Mengadopsi software procurement yang mengotomatiskan seluruh proses pembelian, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran, sehingga mengurangi kesalahan manual dan mempercepat waktu siklus pengadaan.
Pemilihan Supplier yang Tepat
Menetapkan kriteria yang lebih ketat dalam pemilihan supplier, dengan penekanan pada kualitas produk, harga yang kompetitif, dan kapasitas produksi. Proses pemilihan dilakukan melalui tender yang transparan, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi mitra yang paling menguntungkan.
Manajemen Kontrak dan Vendor
Implementasi manajemen kontrak yang lebih baik, termasuk otomatisasi proses persetujuan kontrak dan penanganan klaim, serta meningkatkan pemantauan performa vendor secara berkelanjutan melalui dashboard kinerja.
Peningkatan Kolaborasi dengan Supplier
Perusahaan juga meningkatkan kolaborasi dengan supplier dengan menggunakan sistem komunikasi yang lebih transparan dan terintegrasi, memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki akses yang sama terhadap informasi penting, termasuk jadwal produksi dan pengiriman.

Hasil

Dalam waktu satu tahun setelah implementasi strategi baru, perusahaan manufaktur ini menunjukkan hasil yang signifikan. Berikut adalah beberapa pencapaian yang berhasil diraih:

Peningkatan Efisiensi Pengadaan hingga 30% Dengan digitalisasi proses procurement, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya operasional, mempercepat waktu pengiriman, dan mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengadaan.
Pengurangan Biaya Pengadaan hingga 15%
Penetapan kriteria supplier yang lebih ketat serta pelaksanaan tender yang lebih terbuka dan transparan memungkinkan perusahaan untuk memilih supplier dengan penawaran terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
Transparansi yang Lebih Baik dalam Rantai Pasokan
Sistem baru memungkinkan manajemen untuk memantau kinerja supplier secara real-time, mengurangi risiko keterlambatan pengiriman dan masalah kualitas yang tidak terdeteksi.
Peningkatan Kepuasan Vendor
Dengan manajemen kontrak dan komunikasi yang lebih baik, vendor merasa lebih terlibat dalam proses pengadaan dan dapat menyesuaikan jadwal produksi dengan kebutuhan perusahaan.

Kesimpulan

Studi kasus di atas menunjukkan betapa pentingnya strategi procurement yang tepat dalam mencapai efisiensi dan keberhasilan operasional. Perusahaan yang menerapkan strategi ini berhasil mengatasi tantangan pengadaan yang sebelumnya dihadapi dan mencapai hasil yang lebih baik. Dengan memanfaatkan teknologi, menetapkan kriteria supplier yang tepat, serta meningkatkan kolaborasi dengan vendor, perusahaan dapat memaksimalkan efisiensi dan menurunkan biaya pengadaan.

Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan proses procurement mereka, studi kasus ini bisa menjadi inspirasi untuk mulai melakukan perubahan. Jika kamu ingin meningkatkan efisiensi proses pengadaan di perusahaanmu, pelajari lebih lanjut tentang bagaimana software procurement dapat membantu bisnismu!

Sumber:
Investopedia - Procurement lib.ui.ac.id - Studi Kasus Procurement