6 Tips Mengelola Variable Cost untuk Meningkatkan Efisiensi Biaya

Variable cost atau biaya variabel adalah komponen biaya yang selalu berubah sesuai dengan tingkat produksi atau volume penjualan. Dalam konteks rantai pasok (supply chain), biaya ini mencakup banyak hal seperti bahan baku, tenaga kerja langsung, serta biaya operasional yang terkait erat dengan jumlah barang yang diproduksi.

Mengelola biaya variabel secara efektif akan mempertahankan profitabilitas dan daya saing bisnismu. Berikut adalah enam tips yang dapat membantu kamu mengoptimalkan variable cost.

1. Negosiasi dengan Pemasok untuk Harga Bahan Baku yang Lebih Baik

Mengapa penting? Biaya bahan baku biasanya adalah biaya variabel paling besar. Dengan mendapatkan harga yang kompetitif dari pemasok, kamu bisa menekan variable cost secara signifikan.

Bagaimana caranya?

Membandingkan harga: Lakukan riset pasar untuk mengetahui standar harga bahan baku, lalu jadikan hasil riset sebagai dasar negosiasi.
Menjalin hubungan jangka panjang: Pemasok cenderung memberikan diskon atau harga khusus bagi pelanggan yang konsisten dan memesan dalam jumlah besar atau periodik.
Kontrak jangka waktu tertentu: Menyepakati kontrak pembelian dengan kuantitas atau durasi tertentu dapat memberi kamu harga lebih stabil dan kompetitif.

Strategi Negosiasi

Win-Win Strategy: Bagaimana menciptakan hubungan jangka panjang dengan pemasok sambil tetap menekan biaya.
Competitive Bidding: Teknik meminta penawaran harga dari beberapa pemasok untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
Volume Discount & Konsolidasi Pembelian: Bagaimana menjalin kerja sama dengan departemen pembelian di perusahaan lain untuk memesan bersama (konsolidasi), sehingga mendapat diskon volume lebih besar.

Manajemen Hubungan dengan Pemasok (Supplier Relationship Management / SRM)

Evaluasi Kinerja Pemasok: Penilaian berkala terhadap ketepatan waktu pengiriman, kualitas bahan baku, hingga fleksibilitas pemasok.
Integrasi Sistem: Mengintegrasikan sistem informasi antara perusahaan dan pemasok untuk mempercepat proses pemesanan dan pemantauan stok.

Kontrak Pembelian Jangka Panjang

Fixed Contract vs. Open Contract: Keuntungan dan kekurangan masing-masing tipe kontrak serta dampaknya pada biaya dan fleksibilitas.
Harga Eskalasi: Bagaimana mengatur klausul kenaikan harga di dalam kontrak apabila harga pasar berubah drastis.

Dengan strategi negosiasi yang tepat, kamu bisa menurunkan biaya bahan baku tanpa mengorbankan kualitas.

2. Optimalkan Proses Produksi untuk Efisiensi Bahan Baku

Mengapa penting? Semakin efisien proses produksi, semakin sedikit bahan baku yang terbuang. Hal ini akan langsung menurunkan biaya variabel per unit produk.

Bagaimana caranya?

Analisis aliran produksi: Petakan setiap langkah produksi untuk mengidentifikasi titik-titik pemborosan waktu dan material.
Just-In-Time (JIT): Menerapkan sistem produksi sesuai permintaan aktual akan meminimalkan penumpukan stok bahan baku berlebih.
Pelatihan karyawan: Pastikan tim produksi memahami pentingnya efisiensi penggunaan bahan baku, sehingga mereka dapat mencegah kesalahan maupun kerugian akibat barang rusak.

Metodologi Kaizen / Continuous Improvement

Lean Manufacturing: Pendekatan untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan pada setiap tahapan produksi.
PDCA (Plan, Do, Check, Act): Rangka kerja untuk melakukan perbaikan berkelanjutan secara sistematis.

Teknik Pengendalian Kualitas (Quality Control/Quality Assurance)

Six Sigma: Meningkatkan kualitas hasil produksi dengan menurunkan defect rate secara signifikan.
Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): Mendeteksi potensi kesalahan pada tahap perencanaan sebelum proses produksi dimulai.

Desain Produk yang Lebih Efisien

Design for Manufacturing (DFM): Prinsip desain produk yang mempertimbangkan kemudahan proses produksi, meminimalisasi jumlah komponen, dan mengurangi potensi kerusakan.
Design for Assembly (DFA): Merancang produk agar mudah dirakit, mengurangi kebutuhan alat khusus, dan mempercepat waktu pemasangan.

Penghematan Energi

Efisiensi Mesin: Mengganti mesin tua yang boros energi dengan mesin baru yang lebih hemat.
Penggunaan Energi Terbarukan: Menerapkan panel surya atau sumber energi lain yang lebih ramah lingkungan dan jangka panjangnya bisa menurunkan biaya operasional.

Dengan memaksimalkan efisiensi proses produksi, kamu bisa menghasilkan lebih banyak produk tanpa menaikkan biaya bahan baku secara berlebihan.

3. Manajemen Persediaan yang Lebih Baik

Mengapa penting? Persediaan yang tidak dikelola dengan baik bisa menimbulkan biaya penyimpanan berlebih, barang kedaluwarsa, atau bahkan kehabisan stok saat kamu membutuhkannya.

Bagaimana caranya?

Optimalisasi stok: Gunakan metode seperti Economic Order Quantity (EOQ) atau ABC Analysis untuk menemukan keseimbangan ideal antara biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan risiko kekurangan stok.
Forecast permintaan yang akurat: Kurangi potensi overstock dan understock dengan memanfaatkan data penjualan, tren pasar, dan koordinasi yang baik antardivisi (produksi, pemasaran, dan penjualan).
Pemanfaatan teknologi: Sistem manajemen gudang atau Warehouse Management System (WMS) membantu memantau pergerakan barang secara real-time, sehingga kamu dapat membuat keputusan persediaan yang lebih efisien.

Teknik Peramalan (Forecasting) yang Mendalam

Time-Series Analysis: Menggunakan data historis penjualan untuk memprediksi kebutuhan masa depan.
Machine Learning untuk Forecasting: Memanfaatkan algoritma cerdas dalam memprediksi permintaan, terutama pada produk dengan siklus tren cepat.

Just-In-Time (JIT) dan Pull System

Cara kerja JIT yang lebih detail, seperti penerapan kanban, pemetaan aliran nilai (value stream mapping), dll.
Tantangan utama JIT: Ketergantungan pada pemasok, risiko keterlambatan pengiriman, serta biaya transportasi.

Vendor-Managed Inventory (VMI)

Pemasok bertanggung jawab untuk mengelola persediaan di gudang atau toko kamu, dengan data penjualan real-time sebagai acuan.
Keuntungan dan risikonya, termasuk pengurangan beban administrasi serta tantangan dalam menjaga kerahasiaan data.

Cross-Docking dan Strategi Logistik Lainnya

Cross-docking: Proses memindahkan barang dari kendaraan pemasok langsung ke kendaraan distribusi tanpa sempat “menginap” di gudang.
Consolidation Warehouse: Menggabungkan berbagai produk dari beberapa pemasok di satu gudang sebelum didistribusikan.

Manajemen persediaan yang efektif membantu kamu menjaga ketersediaan bahan baku dan barang jadi secara optimal, serta menekan biaya penyimpanan yang tidak perlu.

4. Efisiensi Penggunaan Tenaga Kerja Langsung

Mengapa penting? Tenaga kerja langsung sering menjadi salah satu komponen biaya variabel terbesar, terutama pada industri manufaktur atau jasa padat karya.

Bagaimana caranya?

Penjadwalan kerja efektif: Atur jadwal kerja sesuai dengan fluktuasi permintaan, sehingga kamu tidak membayar tenaga kerja yang menganggur saat produksi sedang rendah.
Sistem insentif berbasis produktivitas: Berikan bonus atau insentif kepada karyawan untuk mendorong efisiensi dan kualitas kerja.
Pelatihan dan pengembangan: Karyawan yang terampil lebih jarang melakukan kesalahan, sehingga produksi berjalan lebih lancar dan biaya perbaikan bisa ditekan.

Penentuan Standar Waktu Kerja (Work Standard)

Time and Motion Study: Menganalisis alur kerja untuk mengurangi gerakan yang tidak produktif.
Line Balancing: Menyeimbangkan beban kerja di setiap stasiun produksi agar tidak ada waktu terbuang.

Sistem Insentif dan Penilaian Kinerja

Performance Appraisal: Penilaian kinerja karyawan berdasarkan Key Performance Indicators (KPI).
Gainsharing Programs: Karyawan diajak terlibat dalam upaya efisiensi, dan hasil penghematannya dibagikan secara adil.

Pelatihan Karyawan dan Pengembangan Kompetensi

Skill Matrix: Memetakan kemampuan setiap karyawan agar penugasan bisa lebih fleksibel.
Multiskilling: Melatih karyawan agar mampu mengerjakan beberapa tahapan produksi sekaligus, sehingga lebih adaptif terhadap perubahan kebutuhan produksi.

Pemanfaatan Teknologi untuk Pengawasan Tenaga Kerja

Sistem Real-Time Monitoring (misalnya RFID atau IoT) untuk memantau produktivitas karyawan dan menilai bottleneck di lapangan.
E-Learning Platform untuk meningkatkan kompetensi karyawan secara berkala.

Dengan mengelola tenaga kerja secara tepat, kamu dapat menurunkan biaya variabel sekaligus meningkatkan produktivitas.

5. Gunakan Teknologi untuk Mengurangi Biaya Operasional

Mengapa penting? Pemanfaatan teknologi akan membantu kamu memonitor dan mengontrol biaya operasional di berbagai titik rantai pasok.

Bagaimana caranya?

Automasi proses: Menggunakan robotik atau sistem otomasi pada lini produksi dapat mengurangi ketergantungan pada tenaga manusia, menurunkan risiko kesalahan, dan meningkatkan kecepatan produksi.
Analitik data: Teknologi Big Data atau Business Intelligence memungkinkan kamu memantau dan menganalisis biaya variabel secara real-time, sehingga keputusan dapat diambil lebih cepat dan tepat.
ERP (Enterprise Resource Planning): Integrasi berbagai fungsi bisnis (pembelian, produksi, penjualan, hingga keuangan) melalui sistem ERP membantu meminimalkan duplikasi kerja dan memudahkan pelacakan biaya.

Dengan memanfaatkan teknologi, kamu bisa mengurangi variable cost dan semakin kompetitif dalam persaingan pasar.

6. Evaluasi dan Lacak Biaya Variabel secara Berkala

Mengapa penting? Tanpa pemantauan terus-menerus, kamu bisa kehilangan kendali atas biaya variabel yang semakin meningkat seiring pertumbuhan produksi.

Bagaimana caranya?

Tetapkan Key Performance Indicators (KPI): Fokuskan pada metrik penting seperti biaya bahan baku per unit, efisiensi proses produksi, dan biaya tenaga kerja per jam.
Audit biaya secara berkala: Lakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan tidak ada kebocoran anggaran atau area yang tidak efisien.
Pelaporan terstruktur: Gunakan dashboard atau laporan otomatis untuk memantau kinerja biaya dan mengambil tindakan korektif dengan cepat.

Metode Pengukuran Biaya (Costing Method)

Activity-Based Costing (ABC): Mengalokasikan biaya secara lebih akurat berdasarkan aktivitas dan sumber daya yang digunakan.
Target Costing: Menetapkan target biaya sejak tahap perencanaan produk, kemudian menyesuaikan desain atau proses agar sesuai target tersebut.

Audit Internal & Eksternal

Peranan tim internal audit dalam mengidentifikasi inefisiensi serta potensi kecurangan (fraud) di area produksi dan pengadaan.
Konsultan eksternal untuk memberikan sudut pandang netral dan praktik terbaik (best practice) dari industri yang lebih luas.

Dashboard KPI dan Real-Time Analytics

Membuat sistem visualisasi data (misalnya digital board atau software khusus) agar eksekutif dan manajer lini dapat segera mengambil tindakan bila biaya mulai melonjak.
Alerts & Notifications: Sistem yang mengirimkan notifikasi saat metrik tertentu melebihi ambang batas yang ditentukan.

Continuous Improvement Cycle

Menggunakan data hasil evaluasi untuk merumuskan perbaikan berkelanjutan, misalnya dengan metode Lean atau Six Sigma.
Kolaborasi dengan semua departemen: Pastikan tiap divisi (produksi, keuangan, logistik, pemasaran) memahami pentingnya efisiensi biaya dan saling memberi masukan.

Dengan melakukan evaluasi dan pelacakan rutin, kamu bisa terus memperbarui strategi pengendalian biaya variabel sesuai kondisi bisnis terkini.

Kesimpulan

Mengelola variable cost secara efisien menjadi tantangan sekaligus peluang untuk meningkatkan daya saing perusahaanmu. Mulai dari negosiasi harga bahan baku, optimalisasi proses produksi, manajemen persediaan, efisiensi tenaga kerja, pemanfaatan teknologi, hingga evaluasi berkala—semua langkah tersebut akan membantumu menurunkan biaya sekaligus mempertahankan kualitas dan produktivitas. Dengan strategi yang tepat dan pelaksanaan yang konsisten, kamu dapat menjaga profitabilitas dan keberlanjutan bisnis jangka panjang.

Sumber

Detik Finance - Fixed Cost

Kumparan - Cara Menghitung Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Law Insider - Business Sales

Square Up - Margin (Business)