Unduh dan Download Contoh Surat Purchase Order Bahasa Indonesia Disini!

Bagi Anda yang sudah lama berkecimpung dalam dunia bisnis dan transaksi jual-beli, pasti mengenal istilah purchase order. Namun bagi yang masih pemula atau awam, tentunya belum terlalu mengerti apa dokumen ini, untuk apa dokumen ini dibuat serta bagaimana cara pembuatannya, bukan?Nah, melalui tulisan kali ini, Anda akan mengetahui sejumlah informasi terkait dokumen purchase order (PO) mulai dari apa itu purchase order, alasan mengapa penting untuk dibuat oleh para pebisnis dan pemilik usaha serta pelaku transaksi jual-beli serta cara membuat juga contoh-contohnya. Lebih jelasnya, yuk simak ulasannya dibawah ini.

Pengertian Purchase Order (PO)

Secara umum, definisi PO atau purchase order adalah sebuah dokumen bersifat penawaran yang dikirim oleh seller atau penjual kepada supplier atau pemasok.Biasa dikenal sebagai faktur pembelian, PO biasanya dijadikan sebagai sebuah bukti pembelian resmi yang otentik yang dilakukan oleh supplier (atau bisa juga konsumen secara langsung) dan dikeluarkan oleh seller atau penjual. Jadi intinya, dokumen ini berisi permintaan kebutuhan stok barang yang dikirim dari pihak pemasok ke produsen atau dari pihak pembeli (konsumen) ke pemasok. Sebagai informasi, umumnya para produsen, supplier, vendor dan sebagainya menerima dokumen ini sebagai kontrak yang sifatnya mengikat secara hukum. Tujuannya adalah agar semua pihak yang terlibat di dalamnya dapat terhindar dari risiko yang tak diinginkan yang terjadi selama transaksi. Sebagai salah satu komponen penting dalam kegiatan bisnis, maka segala informasi produk barang yang tertera didalam dokumen ini haruslah detail dan terperinci mulai dari nama barang, harga, hingga kuantitasnya. Makin spesifik purchase order-nya maka akan makin mudah juga supplier mengirimkan produk barang yang dipesan. 

Komponen-komponen yang Harus Ada dalam Purchase Order

Sebagai sebuah dokumen yang sangat penting untuk dibuat dalam transaksi bisnis, PO punya format purchase order template yang resmi namun juga sedikit berbeda antara satu sama lain tergantung pada kebutuhan para penggunanya. Anyway, sebelum mengetahui format umumnya, ada baiknya kenali dulu komponen-komponen yang harus ada dalam dokumen purchase order. Apa sajakah komponen yang dimaksud? Biasanya purchase order selalu terdiri dari (a purchase order form usually contains): Pertama, Nama Produk Barang yang Akan DibeliKomponen yang satu ini adalah yang paling utama yang harus tercantum dalam PO. Karena itulah, siapkan ukuran kolam yang cukup besar supaya bila ada nama barang yang panjang bisa cukup masuk ke dalam kolom.Kedua, Jumlah Produk Barang yang Akan DipesanSelain nama, jumlah produk barang yang akan dipesan pun harus tercantum dengan terperinci. Ketiga, Nama Media yang Akan Dipakai untuk Promosi ProdukKeempat, Harga Produk Barang Per-UnitJelas, harga produk barang per unit mesti ditampilkan. Cantumkan juga jumlah harga total semua produknya. Jangan lupa, perhitungan harganya juga harus dihitung berdasarkan berapa kuantitas barang yang dibeli. Keempat, Informasi NomorSupaya rincian nama, jumlah atau harga barang bisa tersusun secara teratur maka dalam PO juga diperlukan penambahan nomorKelima, Informasi PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dengan LengkapKeenam, Tanggal Transaksi dan Jatuh TempoKomponen berikutnya adalah informasi tentang tanggal transaksi dilakukan antara kedua belah pihak serta tanggal jatuh tempo pembayaran yang dilakukan oleh pihak pemasok kepada sellerKetujuh, Kolom Otorisasi Kolom otorisasi disini berisi nama perusahaan atau lembaga atau instansi. Tujuan penulisannya adalah selain agar informasi nama pihak yang melakukan transaksi jelas, adanya otorisasi ini juga bisa jadi tanda bahwa PO yang Anda buat punya kekuatan hukum. 

Cara Membuat Surat Purchase Order

Lantas, bagaimana cara membuat dokumen po purchase order? Media apa yang harus dipakai. Sebagai informasi, berdasarkan berbagai referensi, ada dua media yang bisa Anda gunakan. Ikuti penjelasan singkatnya di bawah ini. Pertama, Membuat PO Memakai Microsoft Word atau ExcelBeberapa langkah yang bisa dilakukan bila Anda memilih membuat purchase order format menggunakan Microsoft Word atau Excel adalah sebagai berikut.

• Buka aplikasi Microsoft Word atau Excel di komputer Anda. Selain cara offline, Anda juga bisa membuka Word atau Excel versi online yaitu di Google Docs dan Google Spreadsheet
• Buatlah judul dokumen yaitu “purchase order” atau dalam bahasa Indonesia “Pesanan Pembelian” ketika dokumen baru sudah muncul
• Tekan “Enter” lalu ketik “Nomor Identifikasi” dokumen PO Anda. Jangan lupa cantumkan alamat perusahaan Anda sebagai pembuat PO
• Masukkan informasi tentang perusahaan supplier atau pemasok yang akan Anda tuju dengan detail, mulai dari nama, alamat lengkap hingga nomor telepon resminya
• Tekan “Enter” lalu buat tabel baru di bawah profil perusahaan pembuat atau produsen PO dengan pihak supplier
• Sesuaikan jumlah baris serta kolom pada tabel-nya dengan kebutuhan pemesan produk barang 
• Sekarang isi tabel tersebut dengan informasi barang-barang yang dipesan. Mulai dari nama, merek, jumlah, kode, harga, total harga bayar, dan sebagainya
• Cantumkan informasi lengkap cara pengiriman serta metode pembayarannya tepat pada bagian bawah dokumen

Kedua, Memakai Bantuan Tools atau Software Selain memakai Microsoft Word atau Excel, Anda juga bisa menggunakan bantuan berbagai software atau tools online yang sekarang sudah banyak disediakan oleh provider atau pihak penyedia terkait di internet.Keuntungan paling utama jika menggunakan software atau tools online seperti ini adalah diantaranya pembuatan PO menjadi praktis, mudah dan fleksibel serta yang paling penting lainnya adalah bisa automatic purchase order. Selain itu, waktu pembuatan dokumennya pun jadi lebih cepat dibanding menggunakan Microsoft Word atau Excel. Meski ada banyak tools atau software online, namun sebenarnya tata cara pembuatan PO di semua layanan tersebut sama saja. Secara garis besar, beberapa cara pembuatan PO antara lain adalah sebagai berikut.

• Lakukan pendaftaran akun terlebih dahulu
• Login dengan “Username” dan “Password” atau “Sandi” yang telah Adna daftarkan sebelumnya
• Masuk ke menu “Pembelian” atau “Pemesanan”
• Tekan icon purchase order atau pilih menu “Buat Purchase Order Baru” 
• Pada layar perangkat Anda akan terbuka laman yang menampilkan Purchase Form
• Isi form terkait pemesanan produk barang tersebut dengan lengkap, rinci, dan jelas
• Tekan menu “Simpan dan Setuju” jika pengisian form-nya sudah selesai
• Tunggu status “Confirm” dari pihak pemasok atau supplier. Setelahnya barulah Anda bisa mulai membuat Purchase Invoice

Anyway, sebenarnya tak ada format baku yang benar-benar pakem dalam pembuatan dokumen PO. Anda bisa mencontoh dan mengacu pada contoh PO apa saja yang Anda inginkan sebagai sebuah panduan ketika akan membuat dokumen PO bisnis Anda sendiri. 

Download Contoh Surat Purchase Order 

Secara umum, ada banyak contoh purchase order form dan pembuatannya. Tiap-tiap contohnya punya format yang berbeda-beda jadi cara buatnya pun tak sama. Berikut ini adalah beberapa contoh PO yang bisa Anda pelajari dan contohi baik untuk keperluan purchase order administrator job decription maupun untuk membuat dokumen purchase order bisnis secara umum. 1. Contoh Surat Purchase Order yang SederhanaContoh purchase order yang simple dan sederhana bisa Anda lihat langsung di bawah ini. 

2. Contoh Surat Purchase Order Bahasa IndonesiaSementara itu, purchase order contoh yang bahasa Indonesia adalah seperti berikut ini:

3. Contoh Surat Purchase Order Bahasa InggrisDalam membuat purchase order, salah satu komponen yang hampir selalu ada dan ditampilkan adalah tabel. Ada banyak contoh purchase order table design di internet baik itu yang versi bahasa Indonesia maupun bahasa inggris yang bisa menjadi bahan referensi untuk Anda. Biasanya purchase order yang mencantumkan tabel adalah sales order dan purchase order financing. Selain versi bahasa Indonesia seperti di atas, Anda juga bisa melihat purchase order example berbahasa inggris berikut ini yang juga bisa dipakai untuk purchase order financing examples. 

Fungsi Purchase Order

Sebelum era digital semakin maju seperti sekarang ini, dulunya surat purchase order ini dibuat secara manual baik itu dalam melalui program excel maupun word. Karena itulah, jika jumlah barang yang dipesan banyak dan jenisnya beragam maka pastinya butuh waktu untuk membuatnya agar tetap bisa detail dan terperinci. Jadi bisa dikatakan bahwa pembuatan purchase order sangatlah penting untuk dilakukan oleh semua pemilik bisnis. Berikut beberapa fungsi purchase order. 

• Sebagai bukti yang jelas kepada lembaga perpajakan, bank atau kreditur, serta auditor bahwa Anda sebagai pembeli sudah melakukan transaksi bisnis dengan benar
• Meminimalisir terjadinya kesalahan harga antara saat proses pembelian dengan pelunasan
• Bisa dipakai sebagai jaminan ketika akan mengajukan pinjaman untuk modal usaha
• Meminimalisir terjadinya tindak penipuan atas pemesanan produk barang
• Membantu pihak keuangan menyiapkan anggaran dengan tepat sehingga bisa lebih mudah membayar faktur ketika sudah jatuh tempo
• Sistem pengelolaan keuangan dan inventaris perusahaan pun jadi lebih tepat, rapi, akurat, serta lebih teorganisir
• Tak perlu cemas kehabisan stok barang yang dipesan karena penjual akan langsung menyisihkan barang dagangan yang sudah tercantum dalam dokumen PO

Demikianlah penjelasan tentang purchase order mulai dari pengertian hinga contoh-contohnya. Semoga bermanfaat untuk Anda.