Admin Logistik: Tugas dan Tanggung Jawab Lengkapnya

Sindhu Partomo
Admin Logistik: Tugas dan Tanggung Jawab Lengkapnya

Daftar Isi


Kelancaran arus logistik menjadi kunci utama bagi kelangsungan hidup sebuah perusahaan. Di balik kesuksesan perusahaan dalam mengantarkan produk ke tangan pelanggan, terdapat peran krusial seorang admin logistik.

Lebih dari sekadar pencatat data, admin logistik adalah jantung penggerak yang memastikan setiap produk sampai ke tujuan dengan tepat waktu, aman, dan dalam kondisi prima. Artikel ini akan mengupas tuntas peran dan tanggung jawab admin logistik, dari tugas utama hingga tantangan yang dihadapi dalam pekerjaannya.

Manajemen logistik secara sederhana dapat didefinisikan sebagai proses merencanakan, mengatur, mengimplementasikan, dan mengendalikan aliran barang dan informasi dari titik asal ke tujuan akhir. Cakupannya meliputi pergerakan barang fisik, penyimpanan, transportasi, distribusi, dan pengelolaan informasi terkait.

Logistik yang efektif ibarat jantung yang memompa darah ke seluruh tubuh, memastikan kelancaran operasional bisnis. Bayangkan jika jantung tidak berfungsi dengan baik, seluruh tubuh akan mengalami kelumpuhan. Begitu pula dalam bisnis, logistik yang tidak terkelola dengan baik dapat menghambat seluruh proses produksi, distribusi, dan penjualan. Berikut beberapa alasan mengapa logistik penting bagi kelancaran operasional bisnis:

  • Mengurangi Biaya: Logistik yang efisien dapat membantu perusahaan menghemat biaya, seperti biaya transportasi, penyimpanan, dan persediaan.
  • Meningkatkan Efisiensi: Logistik yang efektif dapat membantu perusahaan mengantarkan produk ke pelanggan dengan lebih cepat dan tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi risiko kehilangan penjualan.
  • Meningkatkan Keunggulan Kompetitif: Logistik yang unggul dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan, membedakannya dari pesaing dan memberikan nilai tambah bagi pelanggan.
  • Meningkatkan Produktivitas: Logistik yang terorganisir dengan baik dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dan mengurangi waste.
  • Memperkuat Reputasi Bisnis: Logistik yang andal dapat membantu membangun reputasi bisnis yang positif dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
    Siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola urusan logistik ini? Di sinilah peran admin logistik dalam bisnis. Kamu juga bisa mempelajari pentingnya logistik untuk perusahaan secara umum.

Pengertian Admin Logistik

Admin logistik, atau logistik administrator, bertanggung jawab atas pengelolaan dan administrasi berbagai aspek dalam proses logistik perusahaan. Mereka bekerja sama dengan berbagai departemen, seperti produksi, penjualan, dan keuangan, untuk memastikan kelancaran arus barang dan informasi.
Tugas Utama Admin Logistik
Tugas utama seorang admin logistik dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu:

a. Pengelolaan Dokumen dan Data Logistik

  • Menerima, memproses, dan memelihara dokumen logistik, seperti faktur, invoice, dan surat jalan.
  • Memasukkan data logistik ke dalam sistem komputer, seperti informasi tentang produk, pengiriman, dan penerimaan barang.
  • Membuat laporan dan analisis data logistik untuk membantu pengambilan keputusan.

b. Koordinasi dan Komunikasi dalam Proses Logistik

  • Berkomunikasi dengan berbagai pihak terkait, seperti vendor, suplier, dan pelanggan, untuk memastikan kelancaran proses logistik.
  • Mengkoordinasikan proses pengiriman dan penerimaan barang, termasuk memastikan ketersediaan armada dan gudang.
  • Memantau status pengiriman barang dan menyelesaikan masalah logistik yang mungkin timbul.

Tanggung Jawab Harian Admin Logistik

Pada kesehariannya, seorang admin logistik akan disibukkan dengan berbagai tugas, antara lain:

  • Menerima dan memproses pesanan dari pelanggan.
  • Mengatur jadwal pengiriman dan memilih vendor transportasi yang tepat.
  • Melakukan koordinasi dengan vendor untuk memastikan kesiapan barang dan armada.
  • Mencetak dan mendistribusikan dokumen pengiriman, seperti surat jalan dan invoice.
  • Melacak status pengiriman barang dan memberikan informasi kepada pelanggan.
  • Menyelesaikan masalah logistik yang mungkin timbul, seperti keterlambatan pengiriman atau kerusakan barang.
  • Membuat laporan dan analisis data logistik untuk membantu pengambilan keputusan.

Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan

Untuk menjadi seorang admin logistik yang sukses, kamu membutuhkan beberapa keterampilan dan kualifikasi berikut:

  • Keterampilan komputer: Menguasai program Microsoft Office, seperti Word, Excel, dan PowerPoint.
  • Keterampilan komunikasi: Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tertulis, baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris.
  • Keterampilan organisasi: Mampu mengatur waktu dan menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.
  • Keterampilan interpersonal: Mampu bekerja sama dengan tim dan membangun hubungan yang baik dengan berbagai pihak terkait.
  • Keterampilan analitis: Mampu menganalisis data dan membuat laporan yang akurat.
  • Pengetahuan dasar logistik: Memahami proses dan terminologi logistik, seperti pengadaan, penyimpanan, dan distribusi barang.

Tantangan yang Dihadapi Admin Logistik

Meskipun terkesan sederhana, pekerjaan admin logistik memiliki beberapa tantangan yang harus dihadapi, yaitu:

  • Beban kerja yang tinggi: Admin logistik sering kali harus bekerja dengan deadline yang ketat dan menghadapi banyak tekanan.
  • Kompleksitas proses logistik: Proses logistik melibatkan banyak pihak dan tahapan, sehingga membutuhkan ketelitian dan kejelian dalam pelaksanaannya.
  • Masalah yang tidak terduga: Admin logistik harus siap menghadapi berbagai masalah yang tidak terduga, seperti keterlambatan pengiriman atau kerusakan barang.
  • Perubahan yang cepat: Industri logistik terus berkembang, sehingga admin logistik harus selalu mengikuti perkembangan dan mempelajari teknologi baru.

Beberapa Alat yang Sering Digunakan Admin Logistik

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning): Sistem ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu platform, sehingga memudahkan admin logistik untuk mengakses dan mengelola data logistik secara terpusat. Ini mencakup informasi tentang persediaan barang, pesanan pelanggan, pengiriman, dan keuangan.
Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management System/WMS): WMS membantu admin logistik dalam mengelola aktivitas di gudang, seperti penerimaan barang, penyimpanan, dan pengambilan barang. Sistem ini dapat melacak lokasi barang secara real-time, mengoptimalkan penempatan barang di gudang, dan menghasilkan laporan stok yang akurat.
Sistem Transportasi dan Manajemen Armada (Transportation Management System/TMS): TMS membantu admin logistik dalam perencanaan rute pengiriman, pemilihan vendor transportasi, dan pelacakan armada kendaraan. Sistem ini dapat mengoptimalkan rute pengiriman untuk mengurangi biaya dan waktu tempuh, serta memberikan informasi real-time tentang lokasi kendaraan pengangkut barang.
Sistem Pelacakan GPS: Admin logistik dapat menggunakan sistem pelacakan GPS untuk memantau lokasi barang secara real-time selama proses pengiriman. Ini memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi potensi keterlambatan pengiriman secara dini dan mengambil keputusan yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.
Software Perkiraan Permintaan (Demand Forecasting Software): Dengan menggunakan software perkiraan permintaan, admin logistik dapat memprediksi permintaan pelanggan terhadap suatu produk. Informasi ini membantu mereka dalam merencanakan persediaan barang secara lebih akurat dan menghindari potensi kekurangan atau kelebihan stok.

Kesimpulan

Meskipun penuh dengan tantangan, pekerjaan admin logistik memiliki peran yang sangat penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Menjadi seorang admin logistik berarti memiliki kesempatan untuk berkontribusi langsung dalam kesuksesan bisnis. Jika kamu memiliki ketertarikan pada bidang logistik, detail-oriented, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, maka karir sebagai admin logistik bisa menjadi pilihan yang tepat untukmu.
Kalau kamu mau tahu lebih banyak tentang logistik, supply chain, akuntansi, ERP, atau ingin bisa menjalankan pencatatan dan analisis akuntansi secara serba otomatis, pelajari fitur dari Ukirama di sini.

Sumber:

Mentzer, J. T., DeWitt, W., Keebler, J. S., Min, S., Nix, N. W., Smith, C. D., & Zacharia, Z. G. (2001). Defining supply chain management. Journal of Business logistics, 22(2), 1-25.

Anwar, S. N. (2013). Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management): Konsep dan Hakikat.

Zulkarnaen, W., Fitriani, I. D., & Yuningsih, N. (2020). Pengembangan Supply Chain Management Dalam Pengelolaan Distribusi Logistik Pemilu Yang Lebih Tepat Jenis, Tepat Jumlah Dan Tepat Waktu Berbasis Human Resources Competency Development Di KPU Jawa Barat. Jurnal Ilmiah Manajemen, Ekonomi, & Akuntansi (MEA), 4(2), 222-243.

Ukirama ERP memudahkan ratusan perusahaan mengelola bisnis setiap hari

Jadwalkan Demo

Sindhu Partomo
Sindhu Partomo

Seorang penulis dengan fokus pada Branding dan Digital Marketing

You Might Also Like