Contoh Formulir Corrective Action Request dan Cara Mengisinya

Dalam dunia manufaktur dan rantai pasokan, Corrective Action Request (CAR) adalah dokumen penting yang digunakan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memperbaiki masalah yang muncul dalam proses produksi atau operasional.

Formulir CAR membantu memastikan bahwa ketidaksesuaian (non-conformance) ditangani dengan sistematis dan langkah-langkah korektif diimplementasikan untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Artikel ini akan membahas struktur dasar formulir CAR, cara mengisi setiap bagian dengan benar, serta contoh pengisian formulir berbasis studi kasus nyata.

Struktur Dasar dalam Formulir Corrective Action Request

Formulir Corrective Action Request umumnya terdiri dari beberapa bagian utama:

1. Identifikasi Masalah – Menjelaskan ketidaksesuaian atau masalah yang ditemukan.
2. Root Cause Analysis – Menyelidiki akar penyebab dari masalah tersebut.
3. Corrective Action Plan – Menentukan tindakan korektif untuk mengatasi masalah.
4. Implementasi dan Evaluasi – Mengeksekusi tindakan dan mengevaluasi efektivitasnya.

Setiap bagian harus diisi dengan jelas dan lengkap untuk memastikan tindakan korektif benar-benar menyelesaikan masalah.

Identifikasi Masalah – Bagaimana Menulis Deskripsi Non-Conformance yang Jelas?

Bagian pertama dari formulir CAR bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dengan tepat. Informasi yang harus disertakan:

• Nomor Laporan: ID unik untuk setiap CAR.
• Tanggal Identifikasi Masalah: Kapan masalah ditemukan.
• Sumber Identifikasi: Apakah masalah ditemukan melalui inspeksi internal, audit, keluhan pelanggan, atau lainnya.
• Deskripsi Masalah: Jelaskan secara jelas dan objektif tentang ketidaksesuaian yang terjadi, seperti:
  • Produk/komponen mana yang terlibat?
  • Apa spesifikasi atau standar yang tidak dipenuhi?
  • Dampak dari masalah ini terhadap produksi, kualitas, atau pelanggan?

Contoh Deskripsi:
"Pada tanggal 5 Maret 2025, ditemukan bahwa 200 unit produk ABC memiliki dimensi yang melebihi toleransi spesifikasi (lebih dari ± 2 mm). Masalah ini terdeteksi dalam proses inspeksi akhir sebelum pengiriman ke pelanggan."

Root Cause Analysis – Metode untuk Menentukan Akar Penyebab Masalah

Setelah mengidentifikasi masalah, langkah berikutnya adalah mencari penyebab utamanya. Ada beberapa metode yang umum digunakan untuk analisis akar masalah:

1. 5 Whys – Mengajukan pertanyaan "Mengapa?" secara berulang hingga akar penyebab ditemukan.
2. Diagram Fishbone (Ishikawa) – Mengelompokkan kemungkinan penyebab dalam kategori seperti Material, Mesin, Metode, Manusia, dan Lingkungan.
3. FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) – Menganalisis mode kegagalan potensial dan dampaknya.

Berikut ini contoh Fishbone Diagram:

Contoh Penggunaan 5 Whys:

• Mengapa produk tidak sesuai spesifikasi? → Karena ukuran terlalu besar.
• Mengapa ukuran terlalu besar? → Karena mesin CNC tidak presisi.
• Mengapa mesin CNC tidak presisi? → Karena alat pemotong sudah aus.
• Mengapa alat pemotong aus? → Karena belum diganti sesuai jadwal pemeliharaan.
• Mengapa pemeliharaan tidak dilakukan? → Karena SOP perawatan belum diikuti dengan disiplin.

Akar penyebab yang ditemukan: Kurangnya kepatuhan terhadap jadwal pemeliharaan mesin.

Corrective Action Plan – Menyusun Tindakan Korektif yang Efektif

Setelah menemukan akar penyebab, langkah selanjutnya adalah menyusun Corrective Action Plan (CAP) untuk mengatasi masalah. Tindakan ini harus:

• Spesifik – Menjelaskan langkah-langkah perbaikan secara rinci.
• Terukur – Menetapkan indikator keberhasilan.
• Dapat Diimplementasikan – Memastikan solusi realistis dan dapat dilakukan.
• Berdampak Jangka Panjang – Menghindari masalah yang sama terulang kembali.

Contoh Corrective Action Plan:

• Tindakan Jangka Pendek: Mengganti alat pemotong yang aus dalam 24 jam.
• Tindakan Jangka Panjang: Menjadwalkan pemeliharaan mesin CNC setiap bulan dan memastikan SOP perawatan diikuti.
• Penanggung Jawab: Tim Maintenance.
• Target Penyelesaian: 10 Maret 2025.

Implementasi dan Evaluasi Corrective Action

Setelah tindakan korektif diterapkan, perlu dilakukan evaluasi untuk memastikan masalah benar-benar terselesaikan. Evaluasi ini meliputi:

1. Verifikasi Implementasi – Apakah semua tindakan telah dilakukan sesuai rencana?
2. Monitoring Efektivitas – Apakah masalah tidak muncul kembali setelah koreksi dilakukan?
3. Dokumentasi Hasil – Mencatat bukti tindakan yang telah diambil dan hasil evaluasi.

Checklist Evaluasi:

✅ Mesin CNC telah mendapatkan pemeliharaan berkala.
✅ Produk yang dihasilkan sesuai spesifikasi.
✅ Tidak ada keluhan pelanggan terkait masalah yang sama dalam 3 bulan terakhir.

Jika masalah tetap terjadi, maka perlu dilakukan review ulang pada Root Cause Analysis dan menyesuaikan Corrective Action Plan.

Contoh Pengisian Formulir Corrective Action Request

Berikut adalah contoh pengisian formulir Corrective Action Request berdasarkan studi kasus:

Berikut contoh template formulir corrective/preventive action request:

Kesimpulan

Corrective Action Request (CAR) adalah alat yang sangat penting dalam sistem manajemen kualitas untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memperbaiki masalah dalam proses produksi. Dengan menggunakan metode yang sistematis seperti 5 Whys dan Fishbone Diagram, perusahaan dapat menemukan akar penyebab masalah dan mengimplementasikan tindakan korektif yang efektif.

Dokumentasi dan evaluasi berkala terhadap corrective action juga sangat penting untuk memastikan bahwa perbaikan yang dilakukan berdampak jangka panjang dan mencegah masalah yang sama terulang kembali.