Dalam dunia Supply Chain Management (SCM), setiap perusahaan menghadapi tantangan dalam menjaga kualitas, efisiensi, dan kepatuhan terhadap standar industri. Salah satu aspek krusial dalam menjaga kualitas adalah bagaimana perusahaan menangani masalah yang muncul dan mencegah masalah serupa terjadi di masa depan.

Dalam konteks ini, ada dua pendekatan utama: Corrective Action dan Preventive Action. Corrective Action digunakan untuk memperbaiki masalah yang sudah terjadi, sedangkan Preventive Action dirancang untuk mencegah masalah sebelum terjadi. Lalu, mana yang lebih dibutuhkan oleh bisnis kamu? Artikel ini akan membahas secara komprehensif mengenai kedua konsep ini serta bagaimana implementasinya dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

Definisi Supplier Corrective Action Request (SCAR)

Supplier Corrective Action Request (SCAR) adalah proses formal dalam manajemen rantai pasok yang digunakan untuk mengatasi ketidaksesuaian produk atau layanan dari pemasok. SCAR biasanya diterbitkan oleh pelanggan kepada pemasok ketika ditemukan ketidaksesuaian yang signifikan dalam kualitas, kepatuhan, atau performa produk.

SCAR mencakup beberapa langkah utama:

  1. Identifikasi masalah – Mengumpulkan data terkait ketidaksesuaian yang ditemukan.
  2. Analisis akar penyebab – Menggunakan metode seperti 5 Whys atau Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) untuk menemukan penyebab utama masalah.
  3. Pengembangan tindakan korektif – Menerapkan solusi untuk memperbaiki masalah yang terjadi.
  4. Implementasi dan verifikasi – Memastikan tindakan korektif telah diterapkan dan efektif dalam mencegah terulangnya masalah.
  5. Dokumentasi dan pemantauan – Menyimpan catatan untuk audit dan evaluasi di masa mendatang.

SCAR memainkan peran penting dalam memastikan bahwa pemasok tetap memenuhi standar kualitas dan kepatuhan yang ditetapkan oleh pelanggan.

Apa Itu Preventive Action?

Preventive Action adalah strategi proaktif dalam manajemen kualitas yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan potensi penyebab masalah sebelum masalah tersebut terjadi. Pendekatan ini sering digunakan dalam sistem manajemen mutu seperti ISO 9001 dan Six Sigma.

Langkah-langkah utama dalam Preventive Action meliputi:

  1. Identifikasi risiko potensial – Menggunakan data historis, analisis tren, dan pemantauan proses untuk mendeteksi potensi masalah.
  2. Evaluasi dan analisis – Menggunakan teknik seperti Risk Assessment dan Statistical Process Control (SPC) untuk mengukur dampak risiko.
  3. Perencanaan tindakan pencegahan – Mengembangkan prosedur, pelatihan, atau teknologi untuk mencegah masalah terjadi.
  4. Implementasi dan pemantauan – Menguji efektivitas tindakan pencegahan dalam operasi sehari-hari.
  5. Evaluasi berkelanjutan – Menggunakan audit dan continuous improvement untuk memastikan efektivitas Preventive Action.

Dengan menerapkan Preventive Action, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan gangguan operasional dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Perbedaan Utama antara Corrective dan Preventive Action

Perbedaan Utama antara Corrective dan Preventive Action
Perbedaan Utama antara Corrective dan Preventive Action

Corrective Action lebih cocok diterapkan saat masalah telah terjadi, sementara Preventive Action digunakan untuk menghindari potensi risiko sebelum menjadi masalah nyata.

Dalam standar ISO (International Organization for Standardization), Corrective Action dan Preventive Action memiliki peran penting dalam memastikan efektivitas Sistem Manajemen Mutu (QMS) dan peningkatan berkelanjutan. Kedua konsep ini sering kali muncul dalam berbagai standar ISO, termasuk ISO 9001 (Manajemen Mutu), ISO 14001 (Manajemen Lingkungan), dan ISO 45001 (Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja).

1. Corrective Action dalam ISO Standards

a. Definisi dalam ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 menyebut Corrective Action dalam Klausul 10.2 (Nonconformity and Corrective Action). Standar ini mengharuskan organisasi untuk:

  1. Menanggapi ketidaksesuaian dengan mengambil tindakan korektif yang sesuai.
  2. Melakukan analisis akar penyebab untuk mencegah masalah yang sama terjadi di masa depan.
  3. Mengevaluasi kebutuhan perubahan sistem manajemen untuk menghindari risiko berulang.
  4. Mendokumentasikan tindakan yang diambil untuk memastikan kepatuhan terhadap sistem mutu.

b. Corrective Action dalam ISO 14001 dan ISO 45001

  • ISO 14001 (Manajemen Lingkungan): Corrective Action diperlukan ketika ada pelanggaran terhadap standar lingkungan, seperti polusi yang melebihi batas regulasi.
  • ISO 45001 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja): Digunakan untuk menangani insiden kecelakaan kerja, memastikan langkah-langkah pencegahan diterapkan untuk mengurangi risiko.

c. Contoh Corrective Action dalam Implementasi ISO

  • Industri manufaktur: Jika inspeksi internal menemukan produk cacat, perusahaan menerapkan Corrective Action dengan memperbaiki proses produksi dan meningkatkan pelatihan karyawan.
  • Industri makanan dan farmasi: Jika terjadi kontaminasi dalam produksi, Corrective Action dapat berupa penyesuaian dalam rantai pasokan dan perbaikan protokol kebersihan.

2. Preventive Action dalam ISO Standards

a. Evolusi Preventive Action dalam ISO 9001:2015

Pada versi ISO 9001 sebelumnya (ISO 9001:2008), Preventive Action memiliki bagian tersendiri dalam sistem manajemen mutu. Namun, dalam ISO 9001:2015, pendekatan ini digabung dalam konsep Risk-Based Thinking (Pemikiran Berbasis Risiko) di Klausul 6.1 (Actions to Address Risks and Opportunities).

ISO 9001:2015 menekankan bahwa organisasi harus:

  1. Mengidentifikasi risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kinerja sistem manajemen mutu.
  2. Mengambil tindakan untuk mengurangi kemungkinan risiko terjadi dan memanfaatkan peluang untuk peningkatan.
  3. Memonitor dan mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil secara berkala.

b. Preventive Action dalam ISO 14001 dan ISO 45001

  • ISO 14001: Preventive Action mencakup strategi pengelolaan limbah, penggunaan sumber daya yang lebih efisien, dan pengurangan emisi gas rumah kaca sebelum terjadi pelanggaran lingkungan.
  • ISO 45001: Preventive Action digunakan untuk mengurangi risiko kecelakaan kerja dengan menerapkan sistem kontrol bahaya yang lebih baik, seperti pelatihan keselamatan dan penggunaan APD (Alat Pelindung Diri).

c. Contoh Preventive Action dalam Implementasi ISO

  • Industri otomotif: Perusahaan menggunakan analisis risiko (Failure Mode and Effects Analysis - FMEA) untuk mengidentifikasi potensi cacat dalam desain kendaraan sebelum produksi massal dimulai.
  • Industri teknologi: Penggunaan sistem pemantauan kualitas secara real-time untuk mendeteksi penyimpangan kecil sebelum menjadi masalah besar.

3. Integrasi Corrective dan Preventive Action dalam ISO Standards

Dalam sistem manajemen berbasis ISO, Corrective dan Preventive Action harus berjalan seimbang untuk mencapai peningkatan berkelanjutan (Continuous Improvement).

a. Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) dalam Corrective & Preventive Action

ISO menggunakan Pendekatan PDCA untuk memastikan tindakan korektif dan pencegahan diterapkan dengan efektif:

  1. Plan (Perencanaan) – Identifikasi masalah atau risiko dan tentukan tindakan yang diperlukan.
  2. Do (Pelaksanaan) – Implementasikan tindakan korektif atau pencegahan.
  3. Check (Pemeriksaan) – Evaluasi efektivitas tindakan yang telah diambil.
  4. Act (Tindakan Lanjutan) – Lakukan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi.

b. Dokumentasi dan Audit dalam ISO

  • Audit Internal: ISO mewajibkan perusahaan untuk mendokumentasikan Corrective Action dan langkah-langkah Preventive Action dalam audit internal sebagai bukti kepatuhan terhadap standar.
  • Sertifikasi dan Kepatuhan: Penerapan Corrective dan Preventive Action yang baik membantu perusahaan memenuhi persyaratan audit untuk memperoleh dan mempertahankan sertifikasi ISO.

Kapan Bisnis Harus Menggunakan Corrective Action?

Corrective Action harus digunakan dalam situasi berikut:

  • Ketidaksesuaian produk atau layanan ditemukan dalam inspeksi atau audit – Misalnya, produk dari pemasok memiliki cacat yang signifikan.
  • Keluhan pelanggan meningkat akibat masalah yang sama berulang kali – Indikasi bahwa sistem kontrol kualitas tidak efektif.
  • Ketidaksesuaian menyebabkan kerugian finansial atau reputasi – Misalnya, produk yang cacat menyebabkan penarikan kembali (recall) yang mahal.
  • Ada ketidaksesuaian terhadap regulasi atau standar industri – Seperti pelanggaran terhadap standar ISO, FDA, atau lainnya.

Kapan Bisnis Sebaiknya Mengadopsi Preventive Action?

Preventive Action ideal diterapkan dalam kondisi berikut:

  • Perusahaan ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kegagalan – Dengan mengidentifikasi potensi masalah sebelum terjadi, perusahaan dapat mengurangi pemborosan dan downtime.
  • Ada tren negatif dalam data produksi atau layanan – Misalnya, meningkatnya tingkat cacat dalam batch produksi yang masih dalam batas toleransi, tetapi menunjukkan tren yang mengkhawatirkan.
  • Bisnis ingin memenuhi standar kepatuhan secara proaktif – Menghindari potensi pelanggaran dengan menerapkan sistem manajemen risiko sejak dini.
  • Ada perubahan signifikan dalam proses, bahan baku, atau pemasok – Dengan menganalisis risiko dari perubahan tersebut, bisnis dapat menghindari gangguan produksi.

Manfaat Corrective dan Preventive Action dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional

Baik Corrective maupun Preventive Action memiliki manfaat besar dalam operasional bisnis, antara lain:

  1. Meningkatkan Kualitas Produk – Mengurangi cacat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
  2. Mengurangi Biaya Produksi – Dengan mencegah masalah sebelum terjadi, perusahaan dapat menghindari biaya perbaikan dan penarikan produk.
  3. Memastikan Kepatuhan Regulasi – Mencegah denda atau sanksi akibat ketidaksesuaian dengan standar industri.
  4. Meningkatkan Reputasi Perusahaan – Perusahaan yang memiliki kontrol kualitas yang baik lebih dipercaya oleh pelanggan dan mitra bisnis.
  5. Meningkatkan Efisiensi Supply Chain – Dengan mengurangi risiko gangguan, rantai pasok menjadi lebih stabil dan andal.

Studi Kasus: Implementasi Corrective dan Preventive Action dalam Bisnis

Kasus Corrective Action: Industri Otomotif

Sebuah produsen suku cadang otomotif menemukan bahwa beberapa batch produk mengalami cacat struktural yang menyebabkan kegagalan pada kendaraan. Mereka menerapkan Corrective Action dengan:

  • Menganalisis akar penyebab menggunakan 8D Problem-Solving Method
  • Mengubah prosedur manufaktur dan pelatihan karyawan
  • Memantau hasil implementasi untuk memastikan masalah tidak berulang

Kasus Preventive Action: Industri Farmasi

Sebuah perusahaan farmasi ingin mengurangi risiko kontaminasi produk. Mereka menerapkan Preventive Action dengan:

  • Melakukan Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) untuk mengidentifikasi potensi titik kegagalan
  • Meningkatkan protokol kebersihan dan pelatihan personel
  • Menggunakan sistem pemantauan real-time untuk mendeteksi anomali sebelum menyebabkan masalah besar

Kesimpulan

Baik Corrective Action maupun Preventive Action memiliki peran penting dalam manajemen kualitas dan efisiensi bisnis. Corrective Action berfungsi untuk memperbaiki masalah yang sudah terjadi, sementara Preventive Action bertujuan untuk mencegah masalah sebelum muncul.

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, kombinasi dari kedua strategi ini dapat membantu perusahaan meningkatkan kualitas produk, mengurangi biaya produksi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar industri. Oleh karena itu, bisnis harus cermat dalam menerapkan strategi yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional mereka.