Sudah banyak perusahaan di Indonesia yang beralih menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pertumbuhan bisnis. Namun, pemilihan antara ERP berbasis cloud dan on-premise sering kali menjadi dilema bagi banyak bisnis.
Artikel ini akan membahas apa itu ERP, perbedaan utama antara ERP berbasis cloud dan on-premise, termasuk kelebihan dan kekurangannya. memilih solusi ERP yang paling sesuai untuk bisnis.
Definisi ERP
ERP adalah sistem manajemen bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan proses operasional utama mereka, seperti akuntansi, sumber daya manusia, produksi, dan distribusi, dalam satu platform yang terpusat. ERP membantu meningkatkan efisiensi operasional, transparansi, dan pengambilan keputusan yang lebih baik melalui data yang terintegrasi.
Baca juga: Cara Menggunakan Aplikasi ERP
Pentingnya ERP dalam Bisnis Modern
ERP sangat penting dalam bisnis modern karena membantu mengatasi tantangan yang terkait dengan kompleksitas operasional dan kebutuhan akan data yang akurat dan real-time. Dengan ERP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat.
Cloud vs On-Premise ERP
Bisnis yang mengharuskan perusahaan untuk mengelola data, selalu dihadapkan dengan dua macam solusi, yaitu on-premise server dan cloud computing. Apa kelebihan dan kekurangan dari keduanya?
Apa itu on-premise server?
Istilah server on-premise merujuk pada penggunaan server secara in-house dengan bantuan tim IT perusahaan. Server ini terletak dalam gedung dan dijalankan secara internal oleh tim IT in-house perusahaan. Tim IT tersebut bertugas meletakkan perangkat server, menjalankan aplikasi server, dan memasang sistem operasinya.
Peran vendor dalam sistem on-premise ini adalah memberikan lisensi penuh kepada tim IT perusahaan tersebut untuk mengelola basis data di dalamnya. Tim IT perusahaan pun memiliki hak dan tanggung jawab penuh untuk mengelola dan memelihara software maupun hardware server, mulai dari pemasangan, kustomisasi software, pembaruan perangkat, hingga troubleshooting saat terjadi masalah.
Apa itu cloud server?
Sebagai pilihan alternatif dari server on-premise, cloud server atau cloud computing merupakan layanan infrastruktur yang disediakan oleh vendor berupa penyimpanan database, server, jaringan, dan software berbasis internet. Implementasi ERP di perusahaan yang menggunakan solusi cloud tidak membutuhkan perangkat server dalam gedung beserta tim IT yang melakukan pemeliharaan sendiri, tetapi disediakan layanannya oleh pihak ketiga.
Kelebihan cloud server
Pada perusahaan yang menggunakan solusi cloud server, database disimpan seluruhnya secara online dalam server berbasis internet. Artinya, tidak ada hardware yang harus di-maintain oleh perusahaan pengguna. Cloud server juga tidak memerlukan piranti penyimpanan lokal atau offline yang terbatas. Jenis server ini pun lebih praktis karena perusahaan bisa memilih kapasitas cloud sesuai anggaran dan kebutuhan dalam penyimpanan data.
Selain itu, cloud computing pada umumnya lebih terjangkau secara biaya daripada server on-premise. Perusahaan hanya perlu membayar ongkos server dan biaya maintenance tanpa terbebani biaya tambahan untuk sumber daya tim IT yang ekstensif. Tim IT di perusahaan pun bisa menghemat tenaga, karena vendor lah yang akan bertanggung jawab untuk memantau fungsi dan fitur cloud server. Ongkosnya pun bisa disesuaikan dengan kebutuhan layanan cloud computing yang diinginkan oleh perusahaan.
Dengan cloud, pengguna hanya perlu membayar biaya pembelian cloud sesuai kapasitas dan periode yang dipilih serta Pajak Pertambahan Nilai (PPN), tanpa harus memikirkan biaya gedung atau nilai rupiah yang hilang saat hardware server sudah usang. Biaya cloud server hanya dikenakan sekali sampai dengan masa berlangganan cloud jatuh tempo. Bayangkan, berapa rupiah yang bisa dihemat untuk biaya server dengan menggunakan cloud?
Selain lebih hemat biaya dan tenaga, cloud server juga lebih praktis bila ingin melakukan kustomisasi fitur atau memperbarui sistem server sesuai kebutuhan perusahaan kamu, karena pekerjaan ini akan ditangani oleh vendor. Perusahaan pengguna ERP tidak perlu merancang infrastruktur server untuk perusahaan dari nol, melainkan cukup memilih fitur yang dibutuhkan dari sekian banyak fitur yang ditawarkan oleh vendor.
Salah satu penyedia layanan solusi bisnis berbasis cloud adalah Ukirama, yang menawarkan software Enterprise Resource Planning (ERP) online untuk berbagai kebutuhan bisnis seperti manajemen inventory, payroll, akuntansi, pembelian dan penjualan, serta berbagai fitur lainnya.
Untuk urusan keamanan pun, perusahaan bisa melakukan back-up data dalam cloud-nya. Ada masalah dengan cloud server ? Tim dari vendor yang bertanggung jawab menanganinya. Apabila terjadi masalah seperti kerusakan server, user tinggal duduk manis sementara vendor lah yang bertanggung jawab untuk memperbaikinya.
Kelebihan on-premise server
Perusahaan yang menggunakan server on-premise memiliki kelebihan, yaitu memiliki kendali database di dalamnya secara penuh. Hak kepemilikan perusahaan juga lebih tinggi sehingga tidak perlu khawatir dengan keamanan data pribadi dan perusahaan bila menggunakan solusi server on-premise ini.
On-premise software banyak diandalkan terutama oleh perusahaan-perusahaan besar, karena meskipun biaya dan tingkat perawatan yang dibutuhkan lebih tinggi, tetapi juga memiliki tingkat kontrol yang tinggi. Dari segi keamanan, on-premise server juga digunakan karena semua password maupun data sensitif milik perusahaan tersimpan dalam server internal, tanpa melalui perangkat milik pihak ketiga. Jenis server ini diandalkan karena tingkat keamanan database-nya sudah terjamin dan bisa diproteksi dengan lebih kuat.
Selain perusahaan, tingkat keamanan pada layanan on-premise menjadi pilihan bagi institusi pemerintahan, karena dikelola langsung oleh negara sebagai pemilik server-nya. Lembaga pemerintahan dan keuangan pun bisa mengatur privasi dan aksesibilitas database di dalam servernya sehingga hanya orang-orang tertentu lah yang punya kuasa untuk mengakses data di dalamnya.
Compliance juga menjadi poin penting bagi perusahaan yang ingin menggunakan solusi server on-premise. Perusahaan di bidang-bidang seperti keuangan, telehealth, e-learning, dan sebagainya pasti memiliki regulasi tertentu yang harus dipatuhi dalam beroperasi. Sebagian perusahaan ini memilih on-premise server lantaran regulasinya berada di tangan mereka sendiri. Perusahaan pengguna on-premise server kemudian bisa menyesuaikan regulasi server mereka dengan peraturan yang berlaku sesuai dengan industri yang digeluti dan hukum yang berlaku.
Baca juga: Tips Memilih Aplikasi ERP
Server Mana yang tepat untuk bisnis?
Server on-premise menjadi pilihan yang bisa dipertimbangkan, terutama bagi perusahaan besar dengan tim IT dan infrastruktur memadai, yang siap untuk mengeluarkan biaya ekstra demi keamanan data perusahaan dan kepemilikan server tersendiri. Risiko seperti biaya pemeliharaan sampai perbaikan bila server rusak pun ditanggung oleh pengguna.
Di sisi lain, server berbasis online atau cloud server kini banyak menjadi pilihan bagi perusahaan-perusahaan, terutama yang berskala mikro, kecil dan menengah (UMKM), karena sifatnya yang mudah dan cepat dalam deployment, lebih instan, serta hemat biaya maupun sumber daya manusia. Untuk perusahaan-perusahaan yang bisnisnya berkembang pesat, cloud server memiliki kelebihan karena bisa disesuaikan kapasitas maupun fiturnya dengan mudah.
Bisnis yang sedang berkembang pun membutuhkan resource planning untuk bisa lebih efisien dan profitable. Kini, perusahaan bisa menjalankan bisnis cukup dengan satu aplikasi yang menghubungkan semua aspek bisnis dalam genggaman, seperti software berbasis online yang ditawarkan oleh Ukirama. Sekarang, kita bisa mengakses laporan kinerja bisnis secara mudah dengan menggunakan smartphone, tablet, laptop dan perangkat lainnya kapanpun kita mau.
Kesimpulan
Memilih antara ERP berbasis cloud dan on-premise tidak hanya tentang pertimbangan biaya dan fleksibilitas, tetapi juga tentang keamanan data. Cloud ERP menawarkan keuntungan dalam hal skalabilitas dan kemudahan akses, sementara on-premise ERP memberikan kontrol penuh atas data dan infrastruktur. Namun, masing-masing memiliki tantangan keamanan yang perlu diatasi dengan strategi yang tepat.
Perusahaan perlu mengevaluasi kebutuhan bisnis mereka, mempertimbangkan risiko keamanan, dan memastikan bahwa solusi ERP yang dipilih sesuai dengan peraturan privasi data yang berlaku. Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan manfaat ERP sambil memastikan data mereka tetap aman dan terlindungi.
Sumber:
Penerapan Sistem ERP Berbasis Cloud Computing pada Perusahaan Manufaktur
