Apa Itu Supplier Corrective Action Request (SCAR)?

Dalam dunia Supply Chain Management (SCM) dan Quality Management Systems (QMS), memastikan bahwa pemasok memenuhi standar kualitas sangat penting untuk menjaga keberlanjutan dan kepuasan pelanggan. Namun, dalam realitas operasional, terkadang ditemukan ketidaksesuaian dalam produk atau layanan yang disediakan oleh pemasok.

Salah satu metode yang digunakan untuk menangani masalah ini adalah Supplier Corrective Action Request (SCAR). SCAR adalah mekanisme formal yang digunakan oleh perusahaan untuk meminta pemasok melakukan investigasi dan tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang Corrective Action Request (CAR), bagaimana proses SCAR bekerja, kapan harus diajukan kepada pemasok, serta contoh implementasinya dalam industri manufaktur dan supply chain.

Apa Itu Corrective Action Request (CAR)?

Definisi CAR dalam Manajemen Mutu

Corrective Action Request (CAR) adalah permintaan resmi kepada suatu pihak (baik internal maupun eksternal) untuk mengidentifikasi penyebab utama ketidaksesuaian, memperbaikinya, dan mencegahnya terjadi kembali. CAR digunakan dalam berbagai sistem manajemen mutu, termasuk ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001.

Dalam konteks pemasok, CAR diberikan dalam bentuk Supplier Corrective Action Request (SCAR), yang mengharuskan pemasok mengambil tindakan korektif atas ketidaksesuaian yang ditemukan dalam produk, layanan, atau proses mereka.

Perbedaan CAR dan SCAR

SCAR adalah bentuk khusus dari CAR yang diberikan kepada pemasok untuk memastikan mereka memperbaiki ketidaksesuaian dan meningkatkan kontrol kualitas mereka.

Bagaimana Proses SCAR Bekerja dalam Sistem Manajemen Mutu?

SCAR merupakan bagian dari sistem manajemen mutu (Quality Management System - QMS) yang dirancang untuk memastikan bahwa pemasok mematuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh pelanggan. Berikut adalah langkah-langkah dalam proses SCAR:

1. Identifikasi Ketidaksesuaian

• Ketidaksesuaian dapat ditemukan melalui inspeksi produk, audit pemasok, keluhan pelanggan, atau data performa pemasok.
• Contoh ketidaksesuaian: produk cacat, kesalahan spesifikasi, keterlambatan pengiriman, atau pelanggaran standar regulasi.

2. Penerbitan SCAR

• Jika ketidaksesuaian signifikan, tim manajemen mutu akan mengeluarkan Supplier Corrective Action Request (SCAR) kepada pemasok.
• SCAR berisi informasi seperti:
  • Detail ketidaksesuaian
  • Dampak dari masalah yang ditemukan
  • Tanggal batas waktu penyelesaian
  • Permintaan untuk analisis akar penyebab dan rencana tindakan korektif

3. Analisis Akar Penyebab oleh Pemasok

• Pemasok harus melakukan Root Cause Analysis (RCA) menggunakan metode seperti 5 Whys, Fishbone Diagram, atau Failure Mode and Effects Analysis (FMEA).
• Analisis ini bertujuan untuk menemukan penyebab utama masalah dan mengembangkan tindakan perbaikan yang efektif.

4. Implementasi Tindakan Korektif

• Setelah penyebab utama ditemukan, pemasok harus:
  • Mengembangkan Corrective Action Plan (CAP)
  • Melaksanakan perubahan dalam proses produksi, kontrol kualitas, atau prosedur manajemen
  • Memonitor hasil tindakan korektif untuk memastikan efektivitasnya

5. Evaluasi dan Verifikasi oleh Pelanggan

• Perusahaan yang mengeluarkan SCAR akan mengevaluasi tindakan yang telah diambil oleh pemasok.
• Jika perbaikan efektif, SCAR dapat ditutup. Jika tidak, pemasok mungkin diminta untuk melakukan perbaikan tambahan atau dalam kasus yang lebih ekstrem, pemasok dapat dikenakan penalti atau bahkan dihentikan kontraknya.

Kapan SCAR Harus Diajukan kepada Pemasok?

SCAR sebaiknya diajukan jika terdapat ketidaksesuaian yang berdampak signifikan terhadap kualitas, kepatuhan, atau performa pemasok. Beberapa situasi yang memerlukan SCAR antara lain:

1. Ketidaksesuaian Produk atau Layanan yang Berulang
   • Jika pemasok terus-menerus mengirimkan produk yang cacat atau tidak memenuhi spesifikasi.
2. Ketidaksesuaian yang Berdampak pada Pelanggan Akhir
   • Jika masalah yang ditemukan berpotensi menyebabkan keluhan pelanggan, penarikan produk (recall), atau kerusakan reputasi merek.
3. Pelanggaran Terhadap Regulasi atau Standar Industri
   • Jika pemasok gagal memenuhi standar seperti ISO 9001, ISO 14001, FDA, atau peraturan lainnya.
4. Ketidaksesuaian yang Mengancam Keamanan atau Kesehatan
   • Dalam industri seperti farmasi, makanan, atau otomotif, ketidaksesuaian yang dapat mengancam keselamatan harus segera ditindaklanjuti dengan SCAR.
5. Pemasok Tidak Mengikuti Prosedur yang Disepakati
   • Jika pemasok gagal mematuhi perjanjian atau prosedur kualitas yang telah ditetapkan dalam kontrak.

Contoh Implementasi SCAR dalam Industri Manufaktur dan Supply Chain

1. Industri Manufaktur Otomotif

• Sebuah produsen mobil menemukan bahwa pemasok suku cadang mengirimkan komponen dengan spesifikasi yang tidak sesuai, menyebabkan cacat dalam perakitan.
• SCAR dikeluarkan untuk meminta pemasok mengidentifikasi penyebab dan menerapkan tindakan korektif seperti peningkatan inspeksi kualitas atau perubahan proses manufaktur.
• Setelah tindakan dilakukan, pemasok harus membuktikan efektivitas perbaikannya sebelum dapat melanjutkan pengiriman.

2. Industri Farmasi

• Sebuah perusahaan farmasi menemukan bahwa pemasok bahan baku tidak mematuhi standar GMP (Good Manufacturing Practice), menyebabkan potensi kontaminasi dalam obat.
• SCAR diajukan untuk menuntut pemasok meningkatkan proses pengendalian mutu dan melakukan audit internal.
• Jika pemasok gagal melakukan perbaikan, perusahaan dapat beralih ke pemasok lain untuk menghindari risiko regulasi dan kesehatan.

3. Industri Elektronik

• Perusahaan teknologi menemukan bahwa pemasok chip semikonduktor mengirimkan komponen yang mengalami kerusakan akibat pengemasan yang buruk.
• SCAR dikeluarkan untuk meminta pemasok mengubah metode pengemasan dan meningkatkan uji ketahanan sebelum pengiriman.

Kesimpulan

Supplier Corrective Action Request (SCAR) adalah alat yang sangat penting dalam manajemen mutu dan supply chain untuk memastikan bahwa pemasok bertanggung jawab atas kualitas produk atau layanan yang mereka berikan.

Dengan mengidentifikasi masalah, melakukan analisis akar penyebab, menerapkan tindakan korektif, serta melakukan evaluasi dan verifikasi, perusahaan dapat memastikan pemasok memenuhi standar yang ditetapkan.

Penerapan SCAR yang efektif tidak hanya membantu dalam mengatasi ketidaksesuaian tetapi juga meningkatkan hubungan bisnis dengan pemasok, mengurangi risiko operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, bisnis yang bergantung pada rantai pasokan harus memahami cara menggunakan SCAR sebagai bagian dari strategi manajemen mutu mereka.